Podcast #0029 – 5 astuces pour réduire sa charge mentale au travail
5 astuces pour réduire sa charge mentale au travail simplement 1. Définir l’essentiel , 2. Partager la charge 3. Avoir un système d’extériorisation fiable 4. Vivre au moment présent 5. Bien débuter et terminer les cycles. “Cliquez” sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil L’article associé – Comment réduire sa charge mentale au travail ? et voici la vidéo YouTube associée https://youtu.be/NeohI2pNuOI
Pour une équipe performante, priorisez les relations humaines
Tout leader cherche à ce que son équipe soit la plus performante possible. Il existe plusieurs manières de stimuler la performance, et je vous en partager régulièrement quelques-unes sur ce blogue. Mais à cause de la pandémie, de la pénurie de main-d’œuvre et du sentiment de déconnexion que génère le télétravail, la stabilité de vos équipes tout comme leur rendement sont mis à mal. C’est pourquoi il est important, maintenant plus que jamais, de favoriser les relations humaines dans votre équipe, car cela favorisera la rétention. Et vous savez à quel point il peut être difficile pour le moral et la performance d’une équipe de perdre régulièrement des coéquipiers. Voici donc quelques pistes qui devraient vous aider à créer de belles relations dans votre équipe. Ne parlez pas que de travail Pour limiter l’impact des éléments dont je parlais plus haut (pandémie, pénurie et déconnexion), penser à parler de sujets non liés au travail avec votre équipe. Évitez de penser que les meilleures équipes sont celles qui travaillent tout le temps. Au contraire, les équipes les plus efficaces sont celles qui peuvent aisément parler des vrais problèmes. Pour pouvoir parler facilement des vrais problèmes, il faut établir une relation plus profonde avec notre interlocuteur. Il ne faut pas hésiter à parler de vos passions. Si vous pensez que vous n’en avez pas et que vous voulez remédier à cela, allez lire cet article. Comment identifier et développer des passions ? Pour ma part, ma passion pour le brassage de la bière à la maison est un sujet qui me permet de connecter facilement avec les membres de mes équipes. Pensez à des sujets tels que le sport, vos dernières lectures, les séries, le cinéma, la cuisine, la danse, les voyages, la musique, la famille… Vous allez permettre aux membres de votre équipe de se trouver des intérêts communs et donc de se connecter de manière authentique. Ce qui peut se traduire par une dynamique plus riche et parfois même par de nouvelles amitiés. Attention aux jugements Il y a plusieurs années lors d’une formation sur la diversité, qui m’a marqué, j’ai réalisé que je portais malheureusement moi aussi des jugements qui pouvaient nuire ! Je pensais au départ que cette formation obligatoire n’était pas pour moi, car je sais que je n’ai aucun problème avec la diversité. J’accepte et je respecte tout le monde. Mais j’ai compris grâce à cette formation que l’acceptation de la différence ne suffit pas. Il faut aussi être vigilant quant au regard que vous posez sur une personne dont vous doutez de sa capacité à réussir. Ce regard peut nuire à cette personne et même au regard que les autres posent sur cette personne. Plus vous faites confiance à cette personne et à ses capacités à réussir plus elle pourra nous surprendre. La diversité implique aussi de ne pas juger la capacité des autres à faire un travail de qualité. Laissez vos biais de côté et laissez-vous surprendre. Valorisez aussi les erreurs Un bon leader doit savoir accepter et même valoriser les erreurs. Pour être performant, il faut savoir prendre des risques. Plus vous prenez de risques plus il y a de risque d’erreurs, mais il ne faut pas voir cela de façon négative ! Stimulez continuellement le développement et l’apprentissage, soyez ouvert d’esprit et encouragez votre équipe à essayer et découvrir de nouvelles choses. Il faut faire des erreurs pour apprendre et se développer. Faites une norme de la positivité Créez une culture dans laquelle il est normal d’exprimer son appréciation. Comme dans un mariage, il faut respecter le ratio positif vs négatif. Le « rapport magique » est de 5 pour 1. Cela signifie que pour chaque interaction négative, un mariage stable et heureux aura cinq (ou plus) interactions positives selon le chercheur en relations John Gottman. La reconnaissance donne, à la personne qui la reçoit, de l’énergie et de la motivation. Prenez donc le temps de souligner les bonnes actions et les bons coups de votre équipe. Ce genre de reconnaissance est souvent plus puissante que la reconnaissance financière, il faut donc encourager la reconnaissance sous toutes ses formes. N’oubliez pas aussi que la reconnaissance ne doit pas seulement venir d’en haut. Prendre le temps de reconnaître le travail de vos collègues et de votre gestionnaire est important aussi, ils en ont besoin eux aussi. Si vous appréciez votre patron et que vous voulez le garder, dites-lui ce que vous aimez dans sa façon de guider et motiver l’équipe. Accueillez les trésors En règle générale, il faut privilégier l’authenticité dans votre équipe. Il est important de créer un environnement dans lequel tous les membres de cette équipe se sentent assez à l’aise pour exprimer franchement leurs émotions qu’elles soient positives ou négatives. Rappelez à votre équipe qu’une émotion, quelle qu’elle soit, est un trésor qui aide l’équipe à s’améliorer et qu’il ne faut donc surtout pas hésiter à l’exprimer. Bien souvent, ces émotions sont liées à une anticipation du futur et elles vous aident à identifier les risques et à agir. Prenez soin de vous Votre équipe est importante, prenez soin d’elle, que vous soyez manager ou non. Le nombre d’heures dédiées au travail fait que vos collègues sont partie intégrante de votre vie. Alors, prenez soin les uns des autres. Et comme pour les masques à oxygène en avion, commencez par prendre soin de vous pour pouvoir prendre soin des autres. Si vous êtes stressés, n’hésitez pas à prendre des pauses et à faire de la méditation. Le fait de bien gérer votre stress vous évitera aussi de le déverser occasionnellement sur les autres. Photo by Austin Distel on Unsplash
Podcast #0028 – 8 astuces infaillibles pour s’organiser
8 astuces infaillibles pour s’organiser et gagner du temps. 1. Ralentir 2. Règles des 2 minutes 3. Utiliser un seul outil pour prendre des notes 4. Ajouter les liens de vos documents directement dans vos notes de tâches 5. S’organiser en fonction de son énergie moyenne 6. Ayez toujours un lien de tâche extra si vous avez plus de temps et d’énergie disponible 7. Se connaître 8. et pivoter votre mindset “Cliquez” sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil et voici la vidéo YouTube associée
Comment créer vos ICP/KPI – Indicateurs clés de performance ?
Que vous veniez de découvrir le concept des KPI (Key performance indicator, en français indicateurs clés de performance ICP), ou que vous ayez envie d’améliorer vos KPI actuels, mais vous manquez d’inspiration, cet article est pour vous ! Qu’est-ce qu’un indicateur clé de performance ? Tout d’abord, définissons ce qu’est un indicateur clé de performance. Un ICP est une mesure qui donne des indices sur la progression de la performance d’une équipe. Ces indicateurs sont là pour vous aider à prendre des décisions, influencer les objectifs de vos projets stratégiques, pour vous faire réfléchir vous et votre équipe. Il existe plusieurs types d’indicateurs : Quantitatif : il s’agit d’un chiffre, comme le nombre d’accidents, le nombre d’idées, le nombre de clients, etc. ; Qualitatif : il s’agit d’opinions, de propriétés, de caractéristiques comme les résultats à un sondage de satisfaction ; Entrant/Sortant : tous les indicateurs qui concernent les entrants et les sortants de vos processus. Par exemple, la quantité de personnes pour atteindre un résultat ou le nombre de brevets, de papiers scientifiques, de vente, de projets terminés ; Financier : il s’agit des indicateurs qui permettent d’analyser la viabilité économique, la croissance. Par exemple, une marge bénéficiaire brute, un bénéfice net, des comptes clients vieillissants et des ratios d’actifs, etc. Il est possible de regarder tous ces indicateurs sous plusieurs angles et d’en créer d’autres qui favoriseront la prise de décision : L’angle temporel : (la clé c’est le temps) utilisez tous les indicateurs de la liste ci-dessus, mais analysez-les en fonction d’une période de temps. Par exemple, le temps pour accomplir une tâche, le temps moyen pour répondre à un appel, le nombre d’incidents par année ; L’angle directionnel ou différentiel : dès qu’on observe un indicateur en fonction du temps, il est possible de regarder les tendances, la direction tangentielle de l’indicateur. Le temps moyen d’une activité augmente-t-il ? Le nombre d’accidents par année diminue-t-il ? Savoir choisir ses indicateurs Pour bien définir vos indicateurs, pensez à tout ce que vous pouvez mesurer et qui pourrait vous donner une indication que votre équipe évolue. Faites des tests et essayez ! C’est en observant la réalité du terrain que vous pourrez définir si un indicateur clé de performance est utile ou non. Une fois vos indicateurs définis, il reste quelques éléments à prendre en considération pour que ces derniers favorisent la responsabilisation de votre équipe. Les indicateurs clés de performance doivent être connus de votre équipe. Votre équipe doit être impliquée dans le système de collecte de l’information. Vous devez prendre le temps d’analyser les résultats avec les membres de votre équipe, avoir une discussion avec eux après cette collecte. Vous pouvez décider de déléguer la mesure des indicateurs à certaines personnes de votre équipe. mais pour cela : Assurez-vous d’être clair sur le niveau de responsabilité. Demandez-vous si vous déléguer seulement la mesure ou si vous souhaitez aussi déléguer la responsabilité de prendre des actions pour son amélioration ? Gardez ces indicateurs vivants. Si un indicateur n’évolue pas, il devient rapidement inutile. Si vous ne l’utilisez pas pour stimuler votre équipe, ne le conservez pas. Votre indicateur deviendrait alors une tâche administrative inutile pour vous et votre équipe. Remettez constamment vos indicateurs clés en question et demandez-vous : Est-ce le bon indicateur pour stimuler votre équipe ? L’indicateur aide-t-il à analyser le fonctionnement et la performance de votre équipe ? Un indicateur est responsabilisant et stimulant s’il stimule les conversations et aide à trouver des solutions. Rappelez-vous qu’un indicateur clé de performance est un outil pour prendre des décisions stratégiques, faites alors attention à ce ces indicateurs ne deviennent pas un outil d’évaluation de la performance individuelle surtout lorsqu’il s’agit d’indicateurs d’équipe. N’oubliez pas non plus qu’il peut être déresponsabilisant d’être responsable d’un indicateur dont vous ne maitrisez pas l’évolution à 100 %. Les facteurs extérieurs Un indicateur clé de performance peut être affecté par plusieurs éléments. Parfois, une mauvaise tendance peut être la répercussion d’un facteur extérieur comme l’impact de la pandémie sur les coûts d’importation. Il faut tempérer les résultats obtenus grâce à vos indicateurs clés de performance, car ce ne sont que des outils d’analyse mis en place pour générer des discussions et des actions visant à l’amélioration. N’oubliez pas également qu’il existe une différence entre la faute et la responsabilité lorsque vous cherchez à améliorer une situation. Un exemple Si vous êtes responsable de l’équipe de recrutement, quels seraient, selon vous, les indicateurs importants pour votre équipe ? Le nombre d’affichages, le nombre d’entrevues passées ? Ou serait-ce plutôt la capacité de votre équipe à filtrer les candidats à passer en entrevue ? Ou à vous assurer que les candidats ont tous un fort potentiel de sélection afin de limiter le fardeau des entrevues sur l’équipe de gestion de votre entreprise ? Aucune de ces réponses n’est bonne ou mauvaise. C’est à vous, avec votre équipe de déterminer l’information qui vous permettra de prendre les bonnes décisions stratégiques. Alors avant de vous lancer dans la création de vos KPI — indicateurs clés de performance, je vous encourage, si ce n’est pas déjà fait, à réfléchir à la mission et la vision de votre département. Pourquoi votre équipe existe-t-elle ? Quels sont les services que vous offrez ? Dans le cas de notre exemple ci-dessus, si votre mission est de réduire la charge de travail de l’équipe de management lors de la création de son équipe alors vous pourriez choisir des KPI tels que : Le ratio de bons candidats acceptés après l’entrevue, ou après la lecture des CV. Si ce ratio est élevé, cela démontre que le triage effectué par votre équipe est excellent. La rapidité des étapes du processus d’embauche comme : Le temps entre la demande par l’équipe de gestion et l’affichage du poste ou Le temps entre l’affichage du poste et la signature du contrat par le nouveau candidat. La quantité de personnes qui ont été passées en entrevue dans notre cas ne serait pas un bon KPI/ICP, car cela pousserait votre équipe à considérer que peu importe la qualité des candidats, c’est la quantité qui prime pour réussir. Alors, soyez très vigilant lorsque vous définissez vos indicateurs clés
Le mode hybride du télétravail – Les erreurs à éviter
Certains d’entre vous considèrent peut-être l’éventualité de travailler à distance définitivement, car vous êtes désormais capable, depuis le confinement, d’apprécier les nombreux avantages que le télétravail peut apporter à votre quotidien. Mais avez-vous pris le temps de penser au revers de la médaille ? Il faut être vigilant et éviter certaines erreurs qui pourraient avoir un impact négatif sur votre progression de carrière, par exemple. Voici quelques pistes de réflexion pour éviter de faire ces erreurs et vous permettre de tirer le maximum de votre décision. 1. Ne perdez pas votre visibilité Vous êtes-vous demandé quel pouvait être l’impact du télétravail à temps plein sur votre visibilité ? Surtout si votre employeur permet le retour au bureau à ceux qui le désirent. Je vous accorde que travailler de la maison a définitivement ses avantages, vous êtes bien plus tranquille pour avancer vos dossiers, mais avez-vous pensé aux effets secondaires de cette réduction de visibilité. En amour, il y a une expression qui dit « loin des yeux, loin du cœur ». En affaire, nous pourrions plutôt dire « loin des yeux loin des opportunités ». Alors, comment rester visible même si vous n’êtes pas au bureau ? Voici quatre façons de montrer un niveau d’implication équivalent à celui de vos collègues présents au bureau : a. Échéances Assurez-vous de respecter ou même de devancer les échéances qui vous sont fixées. Soyez attentif et disponible pendant les heures de bureau régulières. Entrez en contact avec vos collègues tôt et souvent pour montrer votre disponibilité et votre fiabilité constante. b. Activez votre caméra Vous êtes toujours en pyjama, vous n’avez pas pris votre douche, vos cheveux ne sont pas présentables… Vous décidez de ne pas activer votre caméra lors de la prochaine rencontre. Ce n’est probablement pas la meilleure idée, car 90 % de l’information transmise au cerveau est visuelle. Donc si vous n’activez pas votre caméra il sera plus facile pour vos collègues d’oublier que vous avez participé à cette rencontre ou la contribution que vous y avez apportée. c. Participez pendant les rencontres Il est difficile parfois d’intervenir sans couper la parole lors d’une vidéoconférence, il se peut alors que vous ne puissiez pas participer autant que vous le souhaiteriez. Pour participer, n’hésitez pas à utiliser le chat, les emojis, votre langage corporel (autre raison d’activer la caméra). Dégagez de l’énergie positive et humaine lors de cette rencontre digitale. Vous constaterez que vous serez plus mémorable si vous prenez le temps d’interagir. d. Partagez vos accomplissements Il ne faut pas avoir peur de communiquer ce que vous faites aux autres. Si vous le faites correctement, vous ne donnerez pas l’impression de vous vanter. Et si vous ne partagez pas vos accomplissements, il sera impossible pour vos collègues de savoir ce que vous avez accompli ou de connaitre les défis que vous avez relevés. Apprenez à partager l’avancement de votre travail d’une façon qui vous convient, car personne ne le fera pour vous. Le risque dans cette situation est que le prochain projet intéressant pourrait être donné à une personne plus visible. 2. La perception de votre manager au sujet du télétravail Bien que la pandémie ait amélioré l’idée que l’on se fait du télétravail, il n’en demeure pas moins que certains dirigeants risquent de revenir à leur ancienne perception. Ce préjugé selon lequel les employés à distance sont moins efficaces, moins engagé, moins travaillant, et qu’ils en profitent plus que les autres. Si vous constatez que c’est le cas de votre gestionnaire, vous devrez être encore plus attentif à votre visibilité et donc mettre les 4 points cités précédemment en action. 3. Les relations de travail Lorsque vous travaillez de la maison, vous perdez toute occasion de nouer de nouvelles relations lors d’une conversation informelle dans un couloir ou lors d’une pause déjeuner. Vous devez donc mettre en place certaines solutions pour en développer. Développer vos relations est un élément important de votre travail qui se fait de façon implicite lorsque vous travaillez du bureau. La qualité de vos relations favorisera les discussions stratégiques qui feront avancer vos dossiers et vous permettra d’avoir de l’influence. Il est fort possible que vos collègues en présentiels ne s’inquiètent pas de développer des relations avec les personnes en télétravail, alors rappelez-vous d’organiser des conversations vidéo en tête-à-tête ou d’organiser des événements virtuels avec vos collègues. Si votre entreprise possède un comité d’activité sociale, faites partie du comité, même à distance et participez à l’organisation des événements de l’entreprise. Cela vous permettra d’apporter le point de vue des personnes dans votre situation afin qu’elles ne soient pas oubliées et profitez de votre statut organiser des activités virtuelles de temps en temps. Pour bien développer vos relations de travail, n’hésitez pas à lire les deux articles suivants : Développer ses relations professionnelles Comment développer sa relation avec ses patrons ? 4. La planification des rencontres Avant la pandémie, les rencontres ne commençaient que très rarement avant 9 h, et tout d’un coup, à cause du télétravail, organiser des rencontres à 7 h 30 est devenu acceptable. Commencer à 9 h permettait aux employés de se rendre sur leur lieu de travail et de déposer les enfants à l’école ou la garderie si besoin. Si vous décidez de ne faire que du télétravail, il faudra cependant ne pas oublier que certains de vos collègues seront en présentiel. Le mode hybride implique d’être vigilant et de conserver des plages horaires de travail respectueuses afin d’éviter de compliquer la vie des personnes qui vont se déplacer. Note : N’oubliez pas d’appliquer la même logique pour les fins de journée et les périodes de lunch. 5. Respecter les choix de chacun Si travailler de la maison à temps plein vous semble la meilleure solution, sachez que ce n’est pas le cas pour tout le monde. Certains préfèrent discuter avec leurs collègues en présentiel plutôt qu’à travers un écran. Il est plus facile pour eux d’échanger leurs idées, de partager leur quotidien et de développer une relation de confiance de cette façon. Par conséquent, il se peut que dans ce contexte vous soyez dans l’incapacité de
Apprendre à prioriser facilement
Savoir gérer son temps est une chose, mais ce qu’il faut savoir faire aussi, c’est prioriser. Certains pourraient considérer que c’est jouer sur les mots, mais parfois jouer sur les mots peut vous aider à trouver de nouvelles pistes de solutions. Il faut savoir que prioriser est la première étape incontournable pour gérer son temps. Il ne faut pas penser que seules les urgences sont importantes et prioritaires, les actions qui font avancer nos priorités sur le long terme sont importantes aussi. Si, par exemple, vous souhaitez faire l’acquisition d’une entreprise, contacter cette entreprise pour créer une relation d’affaires devient une priorité, même si vous n’en ressentez pas l’urgence pour le moment. Alors, comment savoir prioriser ? Que signifie prioriser ? Prioriser c’est définir ce qu’il est important de faire en premier au moment présent. D’ailleurs, le Larousse définit le mot priorisé comme suit : « Accorder une importance préférentielle à quelque chose ou à quelqu’un ». Par conséquent, pour être en mesure de prioriser, il faut tout d’abord définir une liste des choses à faire pour pouvoir ensuite les ordonner selon vos préférences. Mais quels sont les critères qui vous permettent d’ordonner votre liste des choses à faire ? Comment prioriser ? Pour être en mesure de prioriser, il faut : Une liste de tâches/d’actions, Une liste des critères de préférence, Ce n’est plus un secret, la clé c’est le temps, donc lorsque vous priorisez vos listes de tâches, vous devrez utiliser les différentes échelles de temps telles que : La journée La semaine Le mois Le trimestre L’année Une échelle encore plus grande (trois ans, une décennie…) Vous aurez aussi développé des méthodes permettant de créer une liste de priorités en mode continue. Cette capacité de prioriser à des échelles différentes vous permettra d’identifier ce que vous devez faire, aujourd’hui, cette semaine, ce mois-ci et cette année afin d’atteindre vos objectifs qu’ils soient à court, moyen et long terme. La règle des 5 doigts La règle des 5 doigts est assez simple à comprendre. Idéalement vous ne devez avoir qu’un maximum de 5 priorités, soit une pour chaque doigt de la main. L’astuce ici est d’avoir 5 priorités par niveau d’échelle du temps. Pour créer une liste d’activités qui se renouvelle continuellement et vous permet d’atteindre vos objectifs sur le long terme, vous devez utiliser la ligne du temps. Cela vous permet d’avoir une vision du futur. En vous déplaçant dans le temps, cela vous permet de créer votre liste détaillée et prioritaire de la journée, et ce en considérant l’ensemble des aspects à plus long terme comme la vision, la mission, les objectifs. 1. Connaître la mission et la vision de votre département Si vous repensez à votre mission, qu’aimeriez-vous avoir atteint ou fait dans quelques années ? Si vous n’arrivez pas à vous projeter aussi loin, ce n’est pas un problème, arrêtez-vous aux prochains mois. L’important est d’avoir une certaine période de temps en avant de vous. La mission se définit comme ce que votre département fait au présent pour faire satisfaire vos clients. La vision se définit comme le futur idéal de votre département. Si vous n’avez pas encore défini la mission et la vision de votre département, voici un article qui vous aidera à le faire. 2. Définir vos objectifs Une fois votre mission et votre vision définies, pensez aux objectifs que vous souhaitez atteindre. Vous pouvez les définir à l’interne, mais il arrive aussi parfois qu’ils découlent d’éléments extérieurs. Recensez tous les objectifs et définissez à quel moment chaque objectif doit être atteint. Garder vos objectifs en tête vous permet de définir les étapes nécessaires pour les atteindre. Un bon objectif se défini grâce à 3 notions, soient la qualité, les ressources et l’échéance. (Autrement nommés dans les termes du voyageur du temps : fréquence, énergie et vitesse. Ces 3 notions sont aussi les paramètres d’ajustement de la longueur d’onde) Si vous rencontrez de la difficulté à déterminer vos objectifs, je vous partage quelques articles qui devraient vous faciliter la tâche : Comment définir un objectif SMART+ ? Comment écrire un objectif qui stimule l’innovation ? 3. Faire un plan dans le temps Maintenant que votre vision, votre mission et vos objectifs sont clairs, vous devez penser aux étapes nécessaires pour atteindre vos objectifs. C’est ce qui constitue le plan. Cet aspect est essentiel si vous souhaitez être proactif et non principalement réactif donc toujours à la dernière minute. Pour créer un plan efficace, vous devrez commencer par identifier les grandes étapes pour ensuite les détailler individuellement en étapes plus petites. Il n’est pas nécessaire de détailler les étapes de l’année à venir au complet. Il est même fortement conseillé de commencer par une échelle de temps plus courte. En développement de produits logiciel par exemple, on aime bien appeler le niveau de détail plus granulaire des « sprints ». En général, le niveau de détail doit être lié à l’échelle du temps en jeu. Plus l’objectif est loin, moins les détails seront nécessaires pour comprendre les éléments à faire aujourd’hui. Plus l’objectif est à court terme, plus vous devrez détailler les tâches pour y arriver. Mais il reste important d’avoir une vue d’ensemble des objectifs, car cela vous permet d’identifier les éléments que vous devez faire aujourd’hui pour atteindre vos objectifs à plus long terme. Voici un article qui vous aidera à créer des plans en équipe 4. Détailler les prochains jours et ajuster Maintenant que vous avez un plan des étapes, une liste d’objectifs, vous devez organiser votre semaine. C’est là que vous identifiez les 5 priorités de la règle des 5 doigts. Pour ma part, je prépare ma semaine à venir le vendredi en fin de journée. Je prends le temps d’analyser les résultats de la semaine qui vient de passer. Cette analyse consiste à : Identifier ce qui a été complété dans la semaine, Vérifier s’il y a eu des changements au niveau de la mission, de la vision et des objectifs. Bien souvent, la mission et la vision ne changent pas, mais il peut y avoir un ajout d’objectifs. Avec votre nouveau plan, vous pourrez déterminer les étapes détaillées de la semaine et
Vivre le moment présent au travail
Comme je vous le mentionnais dans l’article de la semaine passée, apprendre à vivre le moment présent au travail est un bon moyen pour être heureux et éviter la charge mentale. Vivre le moment présent, c’est être attentif à ce que vous êtes en train de faire et non à ce que vous devez faire ou auriez dû faire. Si vous êtes un fidèle lecteur, vous savez que nous avons tous la capacité de voyager dans le temps. Le voyage dans le temps nous permet de visualiser nos futurs potentiels et d’apprendre de notre passé grâce à votre mémoire. Il faut néanmoins être attentif à ne pas laisser le futur et le passé envahir votre esprit, car ils pourraient vous empêcher de profiter de ce que peut offrir le présent ! Pour arriver à profiter du moment présent, il faut que vous définissiez vos périodes de voyage dans le temps, que cela soit en équipe, ou individuellement et que vous évitiez de faire plusieurs choses à la fois. Quelques astuces pour vivre le moment présent 1.Ne faire qu’une chose à la fois Combien de fois avez-vous participé à une réunion et pensé à autre chose pendant cette rencontre ? Et pire encore, il vous est probablement déjà arrivé de faire autre chose pendant une réunion, comme répondre à des courriels ou à des chats! Pourquoi avons-nous cette fâcheuse tendance à faire deux choses en même temps et à ne pas vivre pleinement le moment présent ? Connaissez-vous les effets secondaires de ne pas être dans le moment présent ? Rappelez-vous ce que vous ressentez lorsque votre ami regarde son téléphone pendant qu’il est avec vous ! C’est la même chose pour l’animateur de la réunion qui a pris le temps de se préparer et qui vous a invité, car il pense que ce qu’il a à dire peut être intéressant pour vous. C’est un manque de respect ! Sans oublier que vous pourriez passer à côté de détails importants pour vous ou encore laisser penser que ce qui est discuté lors de cette rencontre n’est pas important. L’exercice : 1 min pour y penser Pour éviter ce genre de dérapage, lorsque vous commencez une nouvelle tâche, comme une rencontre d’équipe, prenez une minute pour y penser. Prenez cette minute pour réfléchir à ce que vous voulez retirer de cette rencontre. Avez-vous des questions ? Avez-vous besoin d’une information ? Et avez-vous besoin de connecter avec vos collègues pour renforcer vos relations ? Voulez-vous stimuler et reconnaître le travail important de vos collègues ? Cet aspect est très important lorsque vous êtes manager, directeur, VP, alors s’il vous plait, ne faites pas 2 choses en même temps si vous tenez à valoriser le travail de votre équipe. Prendre 1 min pour se recentrer et identifier vos objectifs aide à vivre le moment présent et à en retirer le maximum. Conseils : Pour les plus audacieux, prenez cette minute en équipe. Faites une minute de silence tous ensemble pour penser à ce que vous voulez retirer de votre rencontre. Pour l’avoir déjà fait, je peux vous dire que c’est tout un défi de ne pas se sentir mal à l’aise, car il n’est pas usuel de prendre le temps de se recentrer. 2. Savoir reconnaître le voyage dans le temps et utiliser ses trésors Si lors d’une réunion vous remarquez qu’un de vos collègues semble plus agité que d’habitude, vous avez le sentiment que quelque chose le dérange. Il se peut que vous veniez de tomber sur ce que j’appelle un trésor. Ce trésor peut se traduire par une émotion d’anticipation, une frustration, une peur, une angoisse, un désespoir, une préoccupation… Votre collègue vient probablement de voyager dans le temps sans le savoir. Son instinct vient de s’exprimer par le biais d’une émotion. Il a revisité le passé et vu une tendance qui se répète et qui lui déplait ou la suite des évènements qu’il anticipe ne lui plaisent pas. Découvrir un trésor enfoui génère souvent une réaction qui peut être maladroite. Vous réalisez soudain que vous ne vous sentez pas bien. L’astuce est de faire une pause, et d’observer ce que vous venez de heurter. Lorsque votre instinct vous parle, écoutez-le, il y a souvent un trésor à faire ressortir. Lorsque vous ou votre collègue tombez sur un trésor, faites une pause, analysez l’émotion ressentie au moment présent afin de comprendre ce qui a déclenché cette réaction. Pour tirer le maximum de ce trésor, essayez de comprendre si vous avez voyagé dans le passé ou dans le futur. Êtes-vous plutôt inconfortable avec ce qui va arriver ou avec ce qui vient de se passer ? Grâce à cette question, vous revenez immédiatement dans le moment présent. Rappelez-vous que le futur n’est pas encore arrivé et que vous ne pouvez rien changer au passé. Alors, qu’en vous recentrant sur le moment présent vous avez encore le pouvoir de faire quelque chose de concret pour améliorer la situation. 3. Utiliser le temps au bon moment Vivre le moment présent ne veut pas dire de ne jamais penser au passé ni au futur. Vivre au moment présent veut dire que lorsque vous pensez au passé et au futur vous le faites de façon consciente. Vous savez qu’il n’est pas possible de revivre le passé ou de vivre immédiatement le futur, alors il ne sert à rien de le faire. Il faut savoir le faire au bon moment pour en retirer le maximum. Visualisez le futur au bon moment Visualiser le futur au bon moment revient à prendre le temps de s’organiser. Vous ne devez pas vous laisser envahir par l’angoisse d’un futur incertain. En visualisant le futur au bon moment cela vous permet de voir la suite des choses et d’identifier les actions que l’on doit faire prochainement afin d’influencer les probabilités que le futur que vous visez se réalise. L’astuce ici est simple. Planifiez dans votre calendrier des moments pour penser au futur. Et si vous ressentez une soudaine anxiété face au futur, mais que vous devez terminer ce que vous êtes en train de faire, notez ce besoin
Comment réduire sa charge mentale au travail ?
Le concept de charge mentale a été vraiment popularisé par la dessinatrice Emma en 2017 avec sa BD, « Il fallait demander » et par Amélie Châteauneuf dans son essai « Si nous sommes égaux, je suis la fée des dents ». Emma met en image des exemples de situations typiques de la vie quotidienne d’une maman qui sont vraiment excellents. Amélie, quant à elle, propose dans son ouvrage des pistes concrètes pour équilibrer la charge mentale à l’intérieur d’un couple. Ce n’est qu’en 2020 que le Larousse ajoute cette définition pour ce concept : « poids psychologique que fait peser (plus particulièrement sur les femmes) la gestion des tâches domestiques et éducatives, engendrant une fatigue physique et, surtout, psychique ». Ce concept de charge mentale est très intéressant, car il démontre bien qu’il y a dans notre quotidien une partie non visible à laquelle est attachée une responsabilité. Pourrions-nous appliquer ce concept au travail également ? L’épuisement au travail est un concept reconnu, et si l’une des solutions était de réduire la charge mentale afin de limiter les risques d’épuisement. Mais que doit-on faire pour diminuer notre charge mentale et améliorer notre qualité de vie en générale ? Qu’est-ce que la charge mentale au travail ? Commençons tout d’abord par reprendre les définitions des mots charge, mentale, et travail. Selon le Larousse, le mot charge signifie: « Ce qui pèse sur quelqu’un, un groupe, qui entraîne des responsabilités (morales, financières, etc.) », le mot mental : « Qui se passe exclusivement dans l’esprit, intérieurement, sans s’exprimer ou se manifester extérieurement » et le mot travail : « Activité de l’homme appliquée à la production, à la création, à l’entretien de quelque chose : Travail manuel, intellectuel. » La charge mentale au travail est donc constituée de tout élément qui vous pèse et qui est présent exclusivement dans votre esprit. Surtout concernant les tâches qui vous semblent indispensables pour accomplir les tâches dont vous êtes responsable dans votre travail. Pour diminuer cette charge, il faut trouver des astuces qui permettent de ne pas garder ces éléments à l’intérieur de votre tête, il faut les faire sortir. Voici quelques-unes de ces astuces qui vont vous aider à réduire votre charge mentale au travail. Comment réduire sa charge mentale au travail ? 1. Définir l’essentiel On apprend en développement de produit qu’il est important de bien définir le PMV — produit minimum viable. Pour le travail, c’est la même chose, vous devez définir vos responsabilités, définir ce qui est essentiel. Par exemple, devez-vous absolument rédiger un rapport complet tous les mois pour expliquer l’avancement de vos projets ou devriez-vous plutôt vous assurer que vos stakerholder et sponsors vous suivent dans l’avancement du projet ? Certains d’entre vous ressentent le besoin de pouvoir répondre à tout et en tout temps, mais est-ce essentiel ? Dire que votre dernier statut disponible date de quelques jours et que pour répondre au mieux à la question vous auriez besoin d’un peu de temps est une réponse valable aussi. Alors, avez-vous vraiment besoin de tout savoir, ou est-il préférable de savoir à qui poser les questions si besoin ? Demandez-vous cette semaine ce qui est vraiment essentiel dans votre travail ? Je vous invite, une fois encore, à jouer avec le temps et à étirer les périodes entre l’analyse et la communication. Jouez avec la vitesse, observez ce qui se passe lorsque vous prenez un peu de temps à répondre, vous constaterez que ralentir fait ressortir ce qui est essentiel. 2. Partager votre charge mentale Une fois la liste de vos essentiels définie, demandez-vous si certains aspects de cette charge ne devraient pas être partagés. Vous savez par exemple que développer une culture de confiance au sein de votre équipe aide votre équipe à être innovante et performante. Vous pourriez en tant que gestionnaire décider que cette charge vous revient et pourtant la culture est un aspect intangible du travail dans lequel tous les employés doivent être impliqués. La meilleure façon de partager votre charge mentale est de prendre le temps de discuter des différents sujets qui vous préoccupent en équipe. Cela va faciliter la mise en place d’une culture de confiance, puisque toute votre équipe constatera que vous n’hésitez pas à partager les sujets sur lesquels ils peuvent vous aider. 3. Développer des méthodes d’organisation en temps réel Quelles que soient vos méthodes d’organisation, vous devez vous assurer qu’elles vous permettent de vous organiser en temps réel. Encore une fois la clé c’est le temps et si vous voulez réduire votre charge mentale au travail, vous devez réduire, le plus rapidement possible, la liste des éléments qui sont exclusivement dans votre esprit. Dès que vous pensez à une tâche à faire, essayez directement de l’externaliser, arrangez-vous pour qu’elle ne soit plus exclusivement dans votre tête. Savez-vous comment gérer la nouvelle tâche qui vient de surgir ? Avez-vous une méthode qui vous permet de la classer immédiatement ? savez-vous comment faire pour ne pas l’oublier, mais en même temps vous permettre d’arrêter d’y penser ? Autrement dit, possédez-vous une méthode d’organisation en temps réel qui vous permette de sortir cette tâche de votre esprit ? Pour ma part, j’utilise mon calendrier, vous allez comprendre comment grâce à cette petite vidéo : 4. Vivre au moment présent Encore une fois, la clé c’est le temps. Il faut de la discipline pour être capable de vivre le moment présent, mais c’est aussi le meilleur moyen de réduire votre charge mentale au travail. Soyez toujours pleinement conscient et présent lorsque vous faites une tâche, surtout si cette tâche consiste à parler avec un collègue. Il faut savoir reconnaître lorsque vous faites des voyages dans le temps sans vous en rendre compte. Vous êtes d’accord avec moi que planifier le futur ou apprendre de votre passé ne devrait pas provoquer d’émotion négative si c’est la tâche que vous avez planifié de faire dans le moment présent. Donc, si vous ressentez de l’anxiété ou des remords c’est que vous avez probablement voyagé dans le temps, inconsciemment. Votre esprit a quitté le moment présent pour se rendre dans le futur ou le passé sans que vous ayez pris la décision de
La vélocité c’est la clé du gestionnaire
La vitesse est pratiquement devenue un but en soi de nos jours. Les plateformes et appareils de communication à notre disposition nous offrent des réponses quasi immédiates à nos questions. Quand il n’y a personne pour vous répondre, les « chatbot » prennent le relais et vous offre des réponses automatisées. Elon Musk travaille activement sur un nouveau système de transport à grande vitesse, l’objectif étant de transporter des passagers de New York à D.C. en 29 minutes. J’ai entendu des personnes qui considèrent maintenant qu’une livraison en 2 jours sur Amazon n’est plus assez rapide, ils veulent leur colis le jour même. Certaines entreprises cherchent à augmenter la vitesse d’exploitation des nouvelles idées émergentes afin de les transformer en opportunités commerciales. La vélocité est devenue la nouvelle valeur essentielle de l’ère numérique, comme l’ont souligné à maintes reprises BCG, McKinsey, Forrester, Forbes… (articles en anglais seulement) Autrement dit en anglais, « speed is the new scale » ! Mais pourquoi ? Comme je le vous dis toujours, la clé c’est le temps ! Dès que vous ajoutez la notion de temps dans vos réflexions, vous devenez plus performant et innovant. L’échelle (scale en anglais) est un concept intéressant, mais elle n’est en rien liée au temps. Vous pouvez facilement changer d’échelle sans changer de vitesse. Mais depuis quelque temps, l’industrie a compris l’importance du temps. Si vous souhaitez devenir un manager exemplaire et un élément clé de la réussite de votre entreprise, vous devez savoir mettre en place les aspects qui vont augmenter la vélocité moyenne de votre équipe, mais attention, sans l’épuiser. Faire des heures supplémentaires n’est pas la solution, cela peut vous donner une impression de vitesse, mais c’est une fausse impression. Vélocité vs Vitesse La vélocité, en physique, est le vecteur vitesse. C’est simplement la vitesse, mais dans une direction donnée. Elle combine donc la notion de vitesse et celle de direction d’un mouvement. Le terme vélocité est important, car il est possible d’aller plus rapidement, mais il y a un risque de tourner en rond, ou d’aller dans la mauvaise direction. Donc, augmenter la vitesse ce n’est pas suffisant il faut le faire de façon intentionnelle, définir où vous voulez aller. Il est donc primordial d’avoir un objectif en tête avant d’augmenter la vitesse. Cette subtilité n’est pas anodine, elle est même l’élément clé qui va faire une réelle différence dans l’atteinte des résultats visés. 7 astuces pour augmenter la vélocité de son équipe 1. L’engagement et la rétention Pour augmenter la vélocité, il n’existe rien de mieux que de conserver une équipe stable. Plus vous apprenez à travailler ensemble et plus il sera facile d’accélérer. Assurez-vous de régulièrement faire des actions régulières qui vont stimuler la rétention de votre équipe. Soyez toujours intéressé par votre équipe et n’oubliez pas de poser les bonnes questions pendant vos rencontres individuelles. Créez une culture qui stimule l’innovation et la confiance. Il est prouvé qu’une équipe en confiance est plus efficace, et sera plus encline à vouloir poursuivre l’aventure. Adaptez-vous aux besoins de votre équipe, soyez à l’écoute des trésors de chacun. Si vous souhaitez avoir quelques astuces supplémentaires sur la rétention de votre équipe, je vous encourage à lire cet article 2. L’optimisation de la structure de votre équipe Une bonne structure d’équipe aidera tous les membres de votre équipe à prendre des décisions plus rapidement et au bon moment. Ce qui vous permet d’obtenir une bonne structure d’équipe c’est d’avoir : Une mission et une vision Une compréhension du WBS (work breakdown structure) Compris vos systèmes d’intelligences Des processus solides, vivants et qui continuent de s’adapter dans le temps Un bon plan de communication. Savez-vous d’ailleurs ce que vous devez communiquer avec votre équipe ? (cet article vous propose quelques idées pour ne rien oublier) Une bonne relation entre les équipes. D’ailleurs, savez-vous à quelles équipes vous appartenez ? Bien distribué la charge de travail de votre équipe, Bien identifié les objectifs de votre équipe. 3. Le « Onboarding » Avec le « turn-over » historique que nous connaissons de nos jours dans les entreprises, optimiser le processus d’embauche permet d’augmenter la vélocité des équipes. Pour avoir un processus d’accueil réussi, il existe plusieurs aspects à ne pas négliger : L’organisation et la préparation des entrevues du nouvel employé lors de sa première journée, voire même première semaine. La formation des nouveaux employés Intégrer à ces formations les éléments qui pourraient aider les nouveaux membres à entrer en poste plus rapidement. Par exemple, une formation sur votre système d’intelligence et sur où trouver l’information. Vous pouvez organiser de l’apprentissage par l’observation ce qui permet par la suite de savoir à qui poser ses questions. Vous pouvez aussi créer une page web de type wiki, afin que toute l’information en lien avec votre département se retrouve à une seule place. Assigner un membre d’équipe à la personne pour l’aider dans son intégration. Organiser des rencontres individuelles avec chacun des membres de votre équipe pour permettre à tous de créer des liens les uns avec les autres. Pensez aussi à partager le vocabulaire commun à votre équipe. En tant que gestionnaire, rencontrez la personne rapidement après son premier jour, et faites un suivi régulier pour savoir si tout va bien. Assurez-vous que la personne ait tous ses outils et accès prêts lors de son arrivée. 4. L’utilisation de tous les aspects du temps Si vous voulez augmenter la vélocité de l’équipe, l’idéal est de jouer avec le temps. Vous pouvez par exemple : Utiliser le pouvoir de la répétition Mettre en place de bonnes routines individuelles et d’équipe, organisée des rencontres d’équipe régulières pour vous remémorer vos accomplissements, la répétition favorise le développement de la mémoire. Faire des plans en équipe, c’est idéal pour se synchroniser et être sur la même longueur d’onde. Cela permet de développer des plans en équipe et de s’assurer que tous visualisent la ligne du temps. Visualiser le futur Les athlètes utilisent ce pouvoir de visualisation pour augmenter leur performance. Pourquoi ne l’utiliserions-nous pas en équipe pour être plus performants. Visualisez en équipe à quoi ressemble une équipe gagnante, motivée et
Que veut vraiment dire dès que possible ?
Vous arrive-t-il de demander, ou que l’on vous demande, de faire quelque chose le plus rapidement possible ? ASAP (as soon as possible), ou encore, que l’on vous précise que c’est urgent, voir même que c’était pour hier! Mais que veut dire cette expression ”dès que possible”? Comment réagissez-vous lorsque vous recevez ce genre de demande ? Pour vous, quelle est votre définition de “dès que possible” ? Pensez-vous que tout le monde a la même définition que vous? Si c’est ce que vous pensez, vous risquez peut-être d’être surpris, car cette expression, bien qu’elle semble simple et claire, ne l’est pas forcément en fin de compte. D’ailleurs, si vous l’utilisez régulièrement vous-même encore aujourd’hui peut-être déciderez-vous d’éviter après la lecture de cet article. Les interprétations de l’expression “dès que possible” Avant d’interpréter quoi que ce soit, n’avez-vous pas l’impression qu’il manque quelque chose dans cette expression? “Dès que possible”, d’accord, mais par rapport à quoi ? Il manque la référence. S’il manque la référence, l’expression devient donc relative au point de vue de la personne avec laquelle vous échangez. Vous laissez votre interlocuteur interpréter lui-même cette notion de temps, il va pouvoir définir lui-même le délai selon ses critères. Si vous êtes capable de vivre avec les conséquences alors pas de soucis, si ce n’est pas le cas, vous devriez y pensez à deux fois avant de faire l’usage de cette expression. Ceci étant dit, nous pouvons maintenant définir les différentes interprétations qui peuvent être données à “dès que possible”: Interprétation 1 — La prochaine chose que vous faites Si vous êtes une personne qui préfère faire les choses qu’on lui demande avant d’avancer vos dossiers personnels, alors cette demande va devenir la première tâche sur votre liste. Les raisons qui vous poussent à agir de cette façon peuvent être diverses. Il est possible que vous n’aimiez pas devoir quoi que ce soit aux autres, que vous n’aimiez pas faire attendre ou aussi que vous aimiez faire plaisir tout simplement. Il est également possible que la pression associée à une demande floue telle que « dès que possible » vous rende inconfortable. Ou encore que vous souhaitiez tout simplement ne pas oublier de faire ce qui vous a été demandé. Dans tous les cas, si vous êtes ce genre de personne, n’oubliez pas qu’il existe d’autres interprétations possibles de cette expression et si vous pensez que tout le monde va agir comme vous, vous risquez d’être déçu. Interprétation 2 — La prochaine chose que vous ferez après vos priorités Une autre façon d’interpréter cette expression est d’estimer que cette demande sera la prochaine chose que vous ferez une fois la liste de vos priorités terminée. Puisque n’ayant pas d’information sur l’importance de la demande par rapport aux priorités, cela vous laisse l’opportunité d’ajuster l’ordre des tâches selon votre logique. Mais cette logique ne sera peut-être (sûrement!) pas la même que votre interlocuteur. Avec un peu de chance, votre liste des priorités sera courte, et vous effectuerez cette tâche rapidement… mais ce n’est pas certain! Interprétation 3 — La prochaine chose que vous ferez dès que vous serez disponible Si vous êtes plus du genre à suivre la maxime :”Premier arrivé premier servi” et que toutes les demandes que vous recevez sont à livrer « dès que possible », comment allez-vous prioriser ? Sans information supplémentaire, vous n’avez pas d’autre façon de prioriser que d’y aller dans l’ordre d’arrivée des demandes. Par conséquent, si votre interlocuteur n’est pas plus précis, il risque d’attendre un moment. Surtout si toutes les autres demandes sont plus précises que la sienne, sa demande risque de passer après toutes celles que vous avez déjà reçues. Déterminer la bonne échéance Si vous utilisez l’expression “dès que possible”, vous laissez place à l’interprétation de votre interlocuteur, ce qui comme vous pouvez le constater plus haut est risqué. Ajouter simplement des détails à votre demande si c’est important pour vous que l’action soit faite dans un délai raisonnable. Pour éviter tout quiproquo, il est important de: Expliquer pourquoi la demande est urgente et importante, Dire quand cette tâche fait partie du chemin critique, Expliquer les impacts d’un délai, Identifier, si possible, les portions importantes dans votre demande, il est parfois possible de simplifier la tâche pour en faire assez et permettre aux autres d’avancer et d’éviter la pression sur le système. Note Il faut tout de même être attentif à ne pas arriver trop souvent avec des demandes urgentes, vous risquez de perdre votre crédibilité et de vous brûler auprès des autres. Soyez un voyageur du temps et anticipez les tâches et les demandes. Et si vous n’êtes pas encore capable de voyager dans le temps et anticiper le travail. Faites des plans en équipe. Utilisez la force de votre équipe. Et si vous avez oublié de demander quelque chose communiquez le, le plus rapidement possible et assurez-vous de partager les quatre points mentionnés plus haut qui vous permettent d’éviter les quiproquos. Conclusion La prochaine fois que vous utiliserez l’expression “Dès que possible”, ajoutez du contexte et soyez plus précis, cela aidera votre interlocuteur à prioriser. Cette approche est bonne pour toute expression floue. Par exemple, ne dites pas j’aurais besoin de ce dossier pour hier. Hier est passé alors ce n’est pas précis, un délai se situe toujours dans le futur, pas dans le passé. Si vous avez une demande urgente, vous devez communiquer avec la ou les personnes concernées et vous assurer que votre demande sera bien priorisée. Cela n’est possible que si vous êtes clair dans vos informations. Nous avons tous un rapport au temps différent, ne laissez pas les expressions limiter la qualité de votre communication. Photo by Charlie Egan on Unsplash
