Bilan sur les règles de la vidéoconférence
Peter H. Diamandis, un entrepreneur, conférencier, auteur en innovation, que je suis sur les réseaux, a partagé récemment un résumé de ce qu’il faut et ne faut pas faire en visioconférence si vous présentez votre projet à des investisseurs. Il s’est entouré de plusieurs de ses connaissances dans le monde des investisseurs pour arriver à ces conclusions. Selon Peter, certains des conseils qu’il a obtenus de leur part n’ont pas de prix ! J’ajouterais, personnellement, que ces conseils sont aussi valables dans notre vie professionnelle de tous les jours, que vous vous adressiez à des investisseurs, des intervenants extérieurs ou à des collègues. J’ai donc décidé de vous les partager, en y ajoutant ma touche personnelle (évidemment !). À NE PAS FAIRE : Le visuel Manger pendant votre présentation. Être trop décontracté. Évitez d’être en pyjama, ou de donner l’impression que vous venez de sortir du lit. Négliger votre arrière-plan et votre éclairage. Prenez le temps d’organiser votre environnement et d’ajuster votre éclairage. Ne pas prendre le temps de nettoyer votre arrière-plan donne l’impression que vos interlocuteurs ne sont pas importants et qu’il n’était pas nécessaire de vous préparer. Ne pas regarder la caméra. Vous voulez que votre interlocuteur sache que vous êtes concentré et que la conversation vous intéresse. J’ai malheureusement déjà vu des personnes répondre à leur téléphone pendant une vidéoconférence, ou même envoyer des messages. La préparation et la présentation Arriver en retard. Faites votre possible pour être à l’heure, idéalement essayez même de vous connecter quelques minutes à l’avance. (Je sais que c’est difficile lorsque les appels se succèdent sans pauses !) Envoyer un message privé à tout le monde. Avant d’envoyer votre message dans le chat de la visioconférence vérifier bien à qui vous l’envoyez ! Arrêter le partage de présentation dès que possible. Essayez dans la mesure du possible de minimiser votre temps de présentation pour revenir à un mode qui permet à vos interlocuteurs de vous voir. L’objectif d’une rencontre synchronisée est d’échanger. Ne pas « lire la salle ». C’est comme en théâtre il faut s’adapter à son public. C’est plus difficile de le faire en vidéoconférence, mais il est très important de s’ajuster. Faites des pauses, vérifiez s’il y a des questions et encouragez les échanges. Faire un monologue. Vous risquez de perdre l’attention de vos interlocuteurs et les encourager à faire autre chose en même temps ! Encore une fois, faites des pauses et assurez-vous que votre auditoire vous suit. Ne pas vous engager avec votre équipe. Si des membres de votre équipe sont présents sur l’appel, mais que vous ne leur donnez pas la possibilité de présenter ou de participer, alors pourquoi sont-ils là pour présenter avec vous ? Profitez de ces appels pour montrer que vous êtes un joueur d’équipe. Les astuces pour impressionner vos interlocuteurs Préparez-vous Envoyez les documents avant la réunion. Mais ne partez pas du principe qu’ils ont tout lu et tout comprit. Démarrez la réunion en récapitulant et en résumant ce que vous leur avez envoyé. Faites vos recherches sur vos interlocuteurs. Pour les rencontres avec des personnes travaillant hors de votre entreprise, prenez le temps de vous renseigner sur les personnes que vous allez rencontrer. Quels sont leurs centres d’intérêt, vos liens communs ? Cela peut vous aider à créer un lien et à rendre la rencontre plus conviviale. Donnez-vous suffisamment de temps. Si possible, planifiez une réunion d’une heure, mais n’utilisez que la moitié pour votre présentation et conservez le reste de votre temps pour la discussion et les questions/réponses. Pendant la présentation Établissez une connexion. Prenez le temps de vous présenter et de découvrir qui sont vos interlocuteurs avant de vous lancer dans la présentation Posez quelques questions dès le départ pour installer un mode ou la conversation est bidirectionnelle, évitez le mode-conférence. Gardez un niveau d’énergie élevée. C’est un point important qui vous permet de garder votre public engagé. Si vous n’êtes pas vous-même enthousiasmé par ce que vous êtes en train de présenter, pourquoi vos interlocuteurs devraient-ils l’être ? Vous pouvez par exemple décider de rester debout pendant votre présentation pour générer de l’énergie/de l’enthousiasme. Maintenez un contact visuel. Parlez directement à votre public, pensez à regarder la lumière à côté de la caméra de votre ordinateur. Faites participer votre équipe. Vérifiez que chaque membre présent dans la rencontre à un rôle à jouer. Votre capacité à bien travailler en équipe en personne peut également se communiquer en vidéoconférence. Vers la fin de la présentation Avoir suffisamment de temps pour les questions et réponses. La partie la plus importante de votre réunion commence APRÈS avoir terminé la réunion d’information (briefing). C’est à ce moment que les interlocuteurs peuvent vous poser des questions et dialoguer avec vous. N’oubliez pas de dire merci. Pensez à la prochaine étape. Assurez-vous de demander une rétroaction immédiate et pensez à définir avec vos interlocuteurs quelle serait la prochaine étape. La clé c’est le temps Les astuces mentionnées plus haut sont toutes assez évidentes et pourtant il arrive très souvent que les entrepreneurs ne prennent même pas le temps de les suivre lorsqu’ils rencontrent des investisseurs potentiels. L’importance d’optimiser l’impact des vidéoconférences ne semble pas encore intégrée par tous. Soyez des précurseurs, et influencez votre entourage à mettre en place de bonnes pratiques. Encore une fois, la clé c’est le temps. Si vous prenez conscience qu’une vidéoconférence est un moment de synchronisation stratégique pour échanger avec les autres, vous allez vouloir tirer le meilleur de cette ressource précieuse. Avant de lancer une invitation pour une vidéoconférence, demandez-vous pourquoi vous avez besoin que votre équipe ou vos interlocuteurs externes se synchronisent pendant une heure. Vous pourrez ensuite décider si la vidéoconférence est le meilleur moyen de communiquer et d’atteindre votre objectif. Les différentes raisons d’organiser des vidéoconférences Pourquoi devez-vous organiser des vidéoconférences ? Quelle est la motivation de se rencontrer ? La plupart du temps c’est pour échanger et partager et plus précisément au travail, il existe plusieurs types de rencontres comme : La mise à jour qui permet de parler de l’avancement de projet, La rencontre informationnelle qui permet l’échange d’information,
Réapprendre à s’organiser – après une commotion cérébrale légère
Aujourd’hui, exceptionnellement, je vais vous partager une histoire très personnelle. Il y a quelques mois (presque 1 an aujourd’hui), j’ai eu un grave accident de vélo de montagne, le diagnostic à mon arrivée à l’hôpital consistait en plusieurs fractures, une instabilité cervicale, des dents déplacées et une commotion cérébrale. Au départ, j’étais en déni total du sérieux ma condition. En vélo de montagne, tout le monde sait dès le début qu’il y a des risques de chute, mais lorsque cela arrive, on remonte immédiatement sur le vélo pour continuer de s’amuser. Mais ça n’a pas été le cas pour cette chute-là ! Je peux vous dire que cet accident m’a apporté son lot de découvertes sur moi-même et sur le fonctionnement du cerveau, mais il m’a aussi permis de réapprendre à m’organiser après un événement de cette ampleur. Note : Je ne me permettrais pas de dire que je suis une spécialiste de la commotion cérébrale, comme tout ce qui touche au cerveau et à son fonctionnement personne ne sait vraiment quels vont être les répercussions. C’était ma première commotion et je l’espère, la dernière. Par contre, j’ai décidé de prendre cet accident et ses impacts comme une opportunité de réviser complètement mes méthodes d’organisation, et je pense qu’il pouvait être intéressant de vous partager cet apprentissage. Les symptômes d’une commotion ou TCC Le traumatisme crânien ou craniocérébral (TCC) se définit par l’ensemble des lésions et des troubles provoqués par un choc direct ou indirect à la tête. Le cerveau est secoué ou frappé violemment, de façon à provoquer la destruction de cellules ou à entraîner une irrégularité dans son fonctionnement normal. Les séquelles peuvent varier d’une victime à l’autre et elles peuvent être physiques, cognitives et/ou affectives et comportementales Séquelles PHYSIQUES Paralysie totale ou partielle ; Difficulté de coordination ; Diminution ou perte de la vue et de l’ouïe. Séquelles COGNITIVES Difficultés d’apprentissage ; Déficits de l’attention et de la concentration ; Troubles de mémoire et du langage. Séquelles AFFECTIVES ET COMPORTEMENTALES : Impatience ; Perte d’inhibition ; Agressivité. Sources : Fondation Martin Matte — n’hésitez d’ailleurs pas à contribuer en faisant un don à la fondation. Dans mon cas, j’ai cumulé toutes les séquelles cognitives, mais aussi affectives et comportementales. Par chance je n’ai pas de séquelles physiques en tout cas rien de permanent selon les spécialistes. Pour moi ce qui m’est arrivé n’est qu’une situation temporaire, pour un temps indéterminé, et c’est que le temps qui arrangera les choses. Encore une fois, la clé c’est le temps ! La prise de conscience Lorsque j’ai lu la liste de mes séquelles, j’ai bien compris ce que cela pouvait impliquer, mais le vrai choc a été lorsque j’ai réalisé que certains éléments acquis de ma vie ne l’étaient plus. J’ai eu un second choc plus tard, lorsque j’ai constaté que je ne reconnaissais plus mes capacités cognitives et énergétiques. Il est assez terrible de constater que son cerveau n’est plus aussi fiable qu’avant. J’ai alors eu besoin de comprendre si c’était grave et si c’était une situation permanente. Par chance mes médecins m’ont dit que ce n’était ni grave ni permanent. Chaque jour je me répétais qu’au final j’étais en vie, que tout allait plutôt bien. Un de mes premiers défis a été de vivre ma nouvelle condition, entourée de personnes qui ne pouvaient pas comprendre ce que je vivais. Heureusement, pour moi, j’ai quand même été soutenue par des personnes qui maîtrisent le sujet des TCC. (J’en profite pour dire un gros merci à mon ergothérapeute Janie Guimond et à mon médecin de famille de m’avoir si bien accompagné.) La difficulté d’acceptation Le dénie de ma nouvelle réalité était tel que dès que mon corps me l’a permis, j’ai tenté de revenir à mon état pré-accident. Dans ma tête je me disais, mes fractures physiques sont réparées, mes douleurs ont disparu à 80 %, alors « let’s do it » ! Je retourne à la « normale », mais je n’avais pas tenu compte des séquelles cérébrales. Avec du recul, je me demande pourquoi j’étais si pressée de revenir à mon état initial. Peut-être par peur de devoir accepter ma nouvelle réalité cérébrale. Mon subconscient anticipait peut-être la suite et ne voulait pas accepter cette réalité. Exemple de ce qui se passait dans mon cerveau Je joue régulièrement à un jeu dans lequel j’ai des stratégies pour optimiser les probabilités et mes choix en cours de jeu. Lorsque j’ai voulu rejouer la première fois, et me rappeler les règles ou les stratégies, j’ai creusé dans ma mémoire et je n’y ai rien trouvé. C’est comme si la porte qui menait habituellement à cette partie de mon cerveau s’était fermée. Je dois donc me trouver une autre façon de réapprendre les règles du jeu et de retrouver les stratégies que j’avais élaborées avant mon accident. Mais je peux faire cela seulement si j’ai l’énergie et pas trop mal à la tête (car j’ai constamment mal à la tête). Dans ces conditions seulement j’ai une chance de peut-être pouvoir réapprendre. Mais parfois c’est tout simplement le trou noir. Rien à faire mon cerveau « BUG » et n’arrive pas à trouver un nouveau chemin. Dans cette situation, je ris de moi-même, je prends note de mon nouvel état et j’arrête d’essayer de jouer. Si vous traversez ce genre de situation, vous savez que deux options s’offrent à vous : Tenter de réapprendre à un autre moment, Attendre que cela revienne naturellement. Réapprendre est difficile avec un cerveau blessé, alors il faut choisir si vous voulez réapprendre ou passer à travers votre journée sans trop avoir mal à la tête. La difficulté pour moi avec l’option deux et que cela génère un doute. Je me demande si mon état ne sera temporaire que si je force mon cerveau à réapprendre. Est-ce que si je ne fais rien et que j’attends, mes capacités vont véritablement revenir ? Pour les jeux, il est plus facile de faire le choix d’attendre, mais pour d’autres éléments c’est moins évident. Selon mon ergothérapeute, il n’est pas nécessaire de forcer mon cerveau à revenir à son
Mentors? vous avez dit Mentors ?
C’est souvent en début de carrière que l’on ressent le plus besoin d’être entouré, d’avoir un mentor. De nos jours, c’est une tendance normative de la société. Par exemple, l’ordre des ingénieurs du Québec propose et encourage fortement les jeunes ingénieurs à avoir des mentors en début de carrière. Mais saviez-vous que l’on peut avoir des mentors à tout moment dans sa carrière et pour toutes sortes de raisons. Qu’est-ce qu’un mentor ? Le mentor contrairement au coach est une personne qui a vécu en partie de ce que vous vivez. Il a de l’expérience dans un domaine en particulier et il peut vous transmettre son savoir, ses connaissances. Il peut échanger avec vous ses bonnes pratiques et ses réflexes professionnels sur des sujets comme : La gestion du temps, La gestion d’équipe, Le réseautage (il peut même vous aider à créer des liens et vous référer), Comment éviter certains pièges du métier, … Le but étant de vous aider à accélérer votre apprentissage et progresser plus rapidement dans vos projets et vos objectifs. Le mentorat est habituellement offert bénévolement. C’est une forme d’entraide. Au cours de votre carrière, il y a de fortes chances que vous ayez besoin de plus d’un mentor. Quels sont les avantages à avoir un mentor? Un mentor peut vous apporter beaucoup: Il peut vous fournir un appui externe plus aiguisé. Ayant de l’expérience dans ce que vous vivez, il connaît bien vos défis quotidiens, il peut donc vous apporter un point de vue constructif et pertinent. Il peut vous offrir un regard neutre. N’étant pas dans votre situation au jour le jour. Il pourra vous apporter un regard plus neutre et pragmatique sur la situation. Un regard qui pourrait être essentiel pour trouver des solutions. Il peut vous aider à briser votre isolement. Parler à un mentor c’est prendre le temps d’analyser des situations avec une personne d’expérience et extérieure. Cet échange vous permet de prendre conscience de la réalité de votre environnement. Savoir qu’une situation est typique ou inévitable est rassurant et aide à mieux l’accepter. Par conséquent vous aurez plus de facilité à trouver des solutions si besoin. Il peut favoriser l’accroissement de votre confiance en vous. Un mentor peut vous confirmer si les méthodes que vous utilisez sont les meilleures. Savoir que vos idées ne sont pas farfelues et qu’une personne que vous respectez confirme leur potentiel va augmenter la confiance en votre approche. Quelles sont les caractéristiques d’un bon mentor ? Si vous voulez que votre mentor vous apporte tous les points cités plus haut, il vous faudra bien le choisir. Pour vous y aider, voici une liste de caractéristiques à prendre en considération : L’ouverture d’esprit, L’écoute, La capacité de remise en question, Le réseau du mentor, Les opportunités d’affaires, La capacité de prendre du recul dans certaines situations, La capacité de grandir, et de se mettre au défi, L’expérience (bien entendu!). Si vous avez la chance de rencontrer une personne qui possède ces caractéristiques, demandez-vous si cette personne ne pourrait pas être votre mentor et aussi quel type de mentor pourrait être cette personne? Les différents types de mentors Mentor # 1 : Le maître dans son domaine Ce type de mentor est le type mentor le plus connu. Il possède l’expérience et le style qui vous conviennent. C’est une personne dont vous pouvez tirer beaucoup d’apprentissage. Il vous permet d’identifier, développer et raffiner vos forces. Il favorise votre développement continue dans le domaine que vous partagez. Vous pouvez facilement valider auprès de ce type de mentors vos nouvelles idées, ou vos initiatives, ou encore la prochaine étape de développement que vous devriez poursuivre. Pour trouver un mentor de ce genre, vous pouvez regarder autour de vous, mais ne vous limitez pas à votre entourage. Parfois vous pouvez cibler des auteurs, influenceurs ou professeurs dans le domaine d’activité où vous œuvrez. Dans le cas des auteurs ou influenceurs malheureusement, rares sont ceux qui sont disponibles ou ouverts au mentorat mais parfois, la simple lecture de leur livre ou blog peut suffire à vous inspirer. Mentor # 2 : Votre fan numéro 1 Il est important d’avoir une personne ou des personnes autour de vous qui sont fans de vous. Ces personnes vous défendent et vous soutiennent. Ils peuvent faire partie ou non de votre entreprise. Voyez-les aussi comme des connecteurs, une personne qui vous met en relation avec d’autres personnes dans votre secteur d’activité. Ce mentor n’hésitera pas à parler de vous lorsqu’il sera devant une situation où votre talent et votre expérience pourraient être nécessaires. Prenez le temps de les rencontrer régulièrement et échangez avec eux sur la meilleure façon de mettre en valeur votre expérience et vos capacités. Mentor # 3 : Le copilote Le mentor copilote est souvent un collègue ou une personne qui a un niveau d’expérience identique au vôtre. Il peut faire partie de votre équipe ou être le manager d’une autre équipe. Il comprend bien votre environnement et les joueurs clés que vous devez influencer dans votre travail. Votre copilote et vous êtes toujours prêts à vous soutenir mutuellement. Vous savez que vous pouvez vous assister face aux difficultés que vous pouvez rencontrer avec les différentes personnalités de votre entreprise. Vous savez également que vous pouvez ventiler en toute sécurité avec votre « copilote ». Il va vous aider à prendre du recul devant une situation difficile. Avoir ce type de mentor avec vous est un atout majeur, ce copilote va vous permettre de progresser plus facilement et rapidement. Mentor # 4 : L’ancre Ce mentor n’a pas besoin de travailler avec vous ou être dans votre domaine d’activité. Le plus souvent, c’est un ami ou un membre de la famille. Alors que « votre fan numéro 1 » vous soutient dans l’atteinte de vos objectifs de carrière, votre ancre est davantage un confident. Votre ancre est une personne qui vous rappelle ce qui est important pour vous. Il est plus près d’un coach que d’un mentor. Tout le monde traverse des moments difficiles, remplis d’incertitude. Votre ancre
Comment travailler plus vite ?
La vitesse est un sujet qui revient souvent dans mes articles. Tout le monde aimerait travailler plus vite, il est même facile de s’imaginer que c’est la seule solution pour résoudre les défis qui s’annoncent. Faire plus dans le moins de temps possible peut faire rêver. Mais accélérer sans comprendre les raisons de ce besoin de vitesse que vous ressentez peut être destructeur. Parfois, c’est effectivement une solution, mais parfois pour aller plus vite, il faut ralentir. Et oui, il faut ralentir et déterminer ce qui est vraiment important avant d’accélérer. Pourquoi voulez-vous travailler plus vite ? Cette étape est vraiment importante avant de vous lancer. Travailler plus vite parce que vous avez trop à faire dans vos journées ou parce qu’il survient toujours des urgences n’est pas une bonne raison. Vous avez peut-être un autre défi de fond plus important à régler et pour le déterminer, je vous invite à lire cet article : Comment gagner du temps ? La clé c’est de ralentir. Étrangement pour pouvoir aller plus vite, il faut avoir du temps, puisqu’il vous faudra investir dans le développement de vos méthodes de travail. Il faut prendre le temps de penser et identifier ce qu’il est important d’améliorer pour aller chercher de la vitesse. Mais il faut aussi s’assurer de garder un niveau d’énergie identique à celui requis initialement pour faire ces tâches. Donc, pour aller plus vite, il ne faut pas être pressé ! L’objectif est de changer votre vitesse moyenne tout en conservant les mêmes exigences en matière d’énergie et cela demande un investissement… de temps!. Il existe plusieurs bonnes raisons de vouloir augmenter sa vitesse et aller plus vite. Je vais vous présenter les 3 principales : L’évolution — l’impact sur la motivation Avec le temps, grâce au développement de vos compétences, les tâches récurrentes deviennent de moins en moins intéressantes, vous les trouvez moins motivantes. C’est à ce moment que prendre le temps d’automatiser ou d’améliorer vos outils de travail devient essentiel pour maintenir votre motivation. De nouvelles méthodes plus efficaces nous permettront de relever d’autres types de défis, car vous aurez libéré du temps. La compétition — rester compétitif En tant qu’entreprise, si vous n’améliorez jamais votre vitesse et votre efficacité, il y a de fortes chances que votre compétiteur vous dépasse rapidement. En affaire comme dans la vie, faire du surplace c’est reculé par rapport aux autres. Donc prendre le temps d’automatiser ou d’améliorer vos outils de travail devient incontournable pour rester compétitif. L’énergie — stimuler l’esprit Aussi bien personnellement qu’en équipe dès que vous prenez le temps de vous améliorer et d’être plus efficace vous constaterez rapidement la disparition de certains irritants. Il est toujours très inspirant et énergisant de voir votre environnement changer et évoluer. Avoir comme but de vous améliorer et de voir ensuite le progrès effectué est très bénéfique sur l’espoir d’un meilleur futur. Globalement aussi voir l’amélioration et l’augmentation de votre vitesse va stimuler votre esprit et vous pousser à participer à plus de changements. Rappel : Si vous roulez à 100 km/h et que vous roulez 2 heures de plus, vous irez plus loin bien évidemment, mais vous n’aurez pas augmenté votre vitesse. Tout comme demander à votre équipe d’en faire plus en restant les soirs et les weekends n’est pas une solution viable sur le long terme. Je me répète, vous n’avez pas d’autre choix, il faut investir du temps pour aller plus rapidement. Peut-être que pour aller à 200 km/h, il vous faudra modifier votre voiture. Les outils pour travailler plus vite 1. Identifier et mesurer Pour être capable d’augmenter la vitesse, il faut identifier ce l’on veut améliorer. Que cela soit le nombre moyen de réponses à vos clients par jour, le nombre de pièces fabriquées, nombre de rapport d’analyse… Le tout par unité de temps (par année, par mois, par semaine…) L’augmentation de la vitesse peut aussi passer par la réduction de certains éléments, comme la réduction du nombre d’incidents/accident, du nombre de corrections (rework), du nombre d’heures supplémentaires travaillées, du volume de déchets… Cette première étape d’identification et de mesure est donc très importante pour être capable de suivre l’évolution de vos améliorations. Note : Soyez vigilant lors de cette étape toutefois car dès qu’une mesure devient l’objectif, la mesure cesse d’avoir un effet positif. La mesure doit rester un outil d’analyse et non pas un objectif en soi. 2. Identifier les pertes de temps et le gaspillage Si vous travaillez en production manufacturière, vous connaissez probablement déjà la notion des 7 gaspillages issue de la méthode de gestion de projet Lean. Cette méthode créée, au début des années 60, par le japonais Taiichi Õno pour l’entreprise Toyota, a permis de définir 3 grandes familles de gaspillage : Muda (tâche sans valeur ajoutée, mais acceptée) Muri (tâche excessive, trop difficile, impossible) Mura (irrégularités, fluctuations) À l’intérieur du Muda, il a ensuite été défini 7 (+1) gaspillages, soit : Surproduction Surstockage ou stocks inutiles Transports et déplacements inutiles Surprocessing ou traitements inutiles Mouvements inutiles Erreurs, défauts et rebuts Temps d’attente et délais (sous-utilisation des compétences) Prenez le temps de les identifier dans vos processus et éliminez-les. 3. Commencer simplement — créer du mouvement Pour aller plus aller plus vite, il n’est pas nécessaire d’avoir l’outil et la méthode parfaite dès le commencement. En fait, il est même mieux de procéder par étape. Faites d’abord de petits changements et observez l’effet. Cette création de mouvement va probablement générer un effet boule de neige. Parfois, en ne se déplaçant qu’un petit peu vous pourriez découvrir tout un monde nouveau d’options et ce premier petit mouvement confirmera qu’il est possible de faire autrement et d’aller plus vite, ce qui devrait vous motiver (vous et vos équipes) à continuer ce processus d’amélioration. 4. Partager les bonnes pratiques Pour aller plus vite, vous devriez aussi prendre le temps d’apprendre de l’expérience des autres : Allez lire des articles, des livres, exposez-vous à d’autres méthodes. Échangez avec vos collègues au travail sur vos façons de travailler. Demandez à vos amis, et votre réseau de vous partager leur apprentissage. Vous pouvez même instaurer
Comment créer le budget de son département ?
Chaque année, c’est inévitable, vous devez mettre en place le budget de votre département. Le département des finances doit faire une projection de l’année à venir pour se préparer, répartir les dépenses et organiser la trésorerie de l’entreprise. En tant que fidèle lecteur de mon blog vous savez que la qualité essentielle du leader est d’être un voyageur du temps. Alors faire un budget est en fait une visualisation du futur de l’aspect financier de vos projets. Je vous le concède, le budget de votre équipe dépendra beaucoup de l’ensemble des revenus et des dépenses de votre entreprise. Il est d’ailleurs irréaliste de faire un budget en silo. C’est pour cela que vous devez vous rappeler que faire un budget doit se faire en collaboration avec tous les départements de votre entreprise. Cette activité permet à tous les leaders de se poser les bonnes questions et les encourage à communiquer. L’élément déclencheur de cette activité viendra très probablement de votre département des finances, c’est ce département qui gère et déclenche ces activités de création du budget. Vous êtes un des participants à la création du budget global de l’entreprise et bien souvent le temps qui vous est imparti pour cette activité est très court. C’est pour cette raison qu’il est préférable de bien se préparer si vous voulez être efficace et impliquer votre équipe dans le processus. L’impact de la maturité de votre équipe sur la création du budget: Plus un département et une entreprise sont matures et plus leur budget et le processus de création de ce dernier seront précis et organisés. Par conséquent, ils seront aussi plus faciles à mettre en place. Dans un monde idéal, vous n’auriez qu’à confirmer la proposition de budget de votre département des finances. Si vous venez d’entrer en poste ou que vous gérez un nouveau département/entreprise, cette tâche de création de budgets peut être une tâche plus ardue, voire même impossible. Vous pourriez être tenté de procrastiner et vous dire “Je vais attendre la fin de l’année pour faire mon budget, j’aurais une meilleure idée de ma situation”. Mais allez-vous vraiment vous rappeler ce qui s’est passé pendant l’année ? Un an c’est long, votre mémoire pourrait vous faire défaut et vous pourriez oublier certains détails. Grâce à cet article, vous pourrez faire un premier jet et développer ainsi rapidement votre capacité de visualisation du futur au niveau financier. Grâce à cet apprentissage et avec le temps, vous constaterez aussi que vos budgets seront de plus en plus utiles. Décider de ne pas réfléchir à ce sujet , parce que vous ne savez pas par où commencer est une opportunité manquée, car c’est la pratique qui va vous amener à mieux vous organiser (c’est en forgeant que l’on devient forgeron!). Le rôle du budget Un budget présente l’ensemble des ressources et des dépenses. Il vous permet également de mieux gérer l’ensemble des ressources disponibles pour votre département et donc d’éviter d’en manquer. Rappelez-vous que votre budget fait partie d’un budget global, gardez une vue d’ensemble des ressources et des dépenses de toute l’entreprise. À moins que vous ne soyez responsable d’un département de ventes ou de finances, votre budget contiendra plus de postes de dépenses que de revenus. Par conséquent, le budget de votre département consiste majoritairement à faire une estimation, ou autrement dit une prévision des coûts qui seront générés par votre département pour atteindre ses objectifs. Vous remarquerez d’ailleurs que sans objectif, il est beaucoup plus difficile de faire un budget. Votre budget vous aidera par la suite à: Améliorer les prises de décision de votre département, Mieux répartir vos ressources vers les projets adéquats, Surveiller le rendement, Respecter vos objectifs, Identifier les problèmes de trésorerie avant qu’ils ne surviennent, Planifier l’avenir, Avoir une meilleure vue d’ensemble. La création du budget de votre département Pour créer votre budget, plusieurs aspects sont importants comme de bien comprendre les attentes de votre département ainsi que ses objectifs. Vous devez aussi bien comprendre la structure de votre département ainsi que ses responsabilités. Si vous n’êtes pas certain de savoir comment faire, commencez par lire cet article : Comment créer et améliorer votre département ? 1. Comprendre les besoins Pour comprendre les besoins de votre département, prenez le temps de faire ressortir les éléments importants comme les listes des : Responsabilités et fonctions de votre département Objectifs annuels de votre département Processus dont votre département est responsable Par exemple, prenez les fonctions de vos départements et réfléchissez aux dépenses associées. 2. Définir la liste des coûts par besoin Pour vous aider à définir la liste des coûts par besoin pensez aux: Coûts directs ou variables nécessaires pour faire votre travail, créer votre produit ou service. Par exemple : les coûts de matériaux, des composantes ou de sous-traitants pour fabriquer le produit ou fournir le service. Coûts fixes ou les frais généraux nécessaires pour faire votre travail. Les coûts fixes sont les coûts qui ne changent pas lorsque les ventes ou les volumes de production augmentent ou diminuent. Par exemple, le loyer, Coûts occasionnels ou facultatifs – souvent associé à des projets ponctuels que vous aimeriez accomplir durant l’année. Par exemple, l’achat d’une machine, ou un outil, ou une méthode pour améliorer votre vitesse. Note: Vous avez de la difficulté à déterminer le montant des coûts? Imaginez des solutions potentielles et faites des demandes de devis. Le but est de vous aider à estimer les coûts. Utilisez les montants de ces devis pour étayer vos hypothèses dans votre budget. Au cours de l’année, vous pourrez réviser cette première version et fournir une projection plus précise. 3. La mise en forme de votre budget La plupart du temps le département de finances met en place une structure de budget pour s’assurer que tous les départements aient des termes homogènes et une structure commune. S’il n’y a pas de structure, n’hésitez pas à en proposer une. Astuce : À cette étape, n’hésitez pas à prendre des notes afin de vous rappeler quelle catégorie du budget couvre quels
Comment identifier et développer ses passions ?
Avoir des passions semble important de nos jours, mais avoir une passion dans sa vie n’est pas une obligation, vous avez d’ailleurs sûrement remarqué que toutes les périodes de la vie ne sont pas propices à la pratique de certaines passions. Cependant, il m’arrive assez souvent d’entendre « Tu as vraiment de la chance d’avoir des passions, moi je n’en ai pas ! ». Développer une ou des passions devient même un objectif pour un grand nombre de gens. Mais veulent-ils vraiment une passion ? ou cherchent-ils juste à faire comme tout le monde ? De plus, l’idée que les personnes passionnées sont plus heureuses circule souvent, ce qui explique aussi pourquoi autant de gens cherche à avoir au minimum une passion. Dans ce même ordre d’idée, il est courant d’entendre, dans les entreprises, qu’il est préférable d’engager des employés passionnés. Mais alors, puisque la passion semble si importante, est-il possible de trouver et développer vos passions ? Et aussi, comment en tant que leader, pouvez-vous soutenir vos équipes dans cette quête et aider vos employés à développer les leurs ? Bonne nouvelle, saviez-vous que les passions ne sont pas forcément innées et qu’il est donc possible d’en développer ? Qu’est-ce qu’une passion ? Commençons par les définitions de la passion. État affectif intense et irraisonné qui domine quelqu’un, Larousse Amour considéré comme une inclination irrésistible et violente, Larousse Penchant vif et persistant, Larousse Vive inclination vers un objet que l’on poursuit, auquel on s’attache de toutes ses forces. (Petit Robert) Par conséquent, pour qu’une passion existe, il faut un lien fort. Et pour avoir un lien fort avec quoi que ce soit il faut fournir un effort constant pour y arriver. Les passions ne naissent pas de la passivité, elles naissent d’un effort. Alors, si vous n’avez pas encore de passion, c’est peut-être que vous n’avez pas encore trouvé quelque chose pour lequel vous aviez envie de fournir un effort suffisant pour créer un lien fort. En tant que leader, vous pouvez aider votre équipe à identifier et développer les passions existantes au travail. Vous pouvez également aider votre entourage à comprendre le processus de création de passions. Une fois assimilé, il peut être reproduit dans toutes les sphères de la vie. Il devient donc possible de développer de nouvelles passions tout le long de votre vie. Mais comment faire ? La première étape de ce processus consiste à définir pourquoi vous voulez avoir une passion. Pourquoi voulez-vous des passions ? Pourquoi est-il nécessaire d’avoir une ou des passions ? Ce besoin vient-il d’un besoin particulier ? comme par exemple : Le besoin de développer un certain talent ou une compétence, qui pourrait vous aider à changer de boulot. De trouver une passion qui vous aide à être en forme, plus relaxe et moins stressé. De développer une passion qui vous permettra de voyager et rencontrer des personnes et des environnements qui vous stimulent, L’envie de devenir un musicien, un philosophe, un chanteur, un danseur, un inventeur, un écrivain… L’envie de rencontrer des personnes qui vous inspirent ou tout simplement de vous faire de nouveaux amis. Puisque développer une passion peut vous permettre d’ouvrir de nouvelles portes, cela vaut la peine d’investir de l’énergie. Comme vous pouvez le constater, il existe plusieurs raisons pour vouloir développer une passion. Prenez le temps d’identifier ce qui, au fond de vous, vous motive. Personnellement, ma plus grande source de motivation pour développer de nouvelles passions est que je veux vivre, en santé, jusqu’à 125 ans. Je peux vous dire que cet objectif stimule chez moi beaucoup de passions et d’intérêts liés à la santé, le talent, les compétences, les relations… Remplir le vide – être en mouvement Une des raisons qui poussent à développer une passion est de vouloir remplir le vide. Avez-vous déjà eu l’impression, à certaines périodes de votre vie, qu’il vous manquait quelque chose ? Vous arrive-t-il certains soirs ou week-ends de ne pas savoir quoi faire à part regarder la télé pour finalement décider de regarder vos courriels professionnels, ou de prendre de l’avance sur un de vos dossiers. Ne pas avoir de passions (ou projet personnel) c’est permettre parfois au travail de remplir le vide qui pourrait être rempli par quelque chose qui vous tient à cœur. Finalement, il existe toutes sortes de raisons de vouloir une ou des passions, la plus courante est vouloir remplir le vide et vous garder dans l’action, en mouvement. Il est important de connaître la motivation qui vous pousse à vous lancer dans cette passion, sinon, il y a des chances qu’elle ne dure pas. Si vous ne savez pas trop où vous en êtes dans votre vie, je vous conseille de lire l’article suivant : Comment développer et garder une vue d’ensemble de votre vie ? Comment développer des passions ? Pour développer une passion, il faut un lien fort. Il faut donc s’investir complètement dans sa passion pour créer ce lien. C’est un peu comme dans une relation. Si vous n’accordez pas assez de temps, la relation ne se développera pas et restera superficielle. Pour mettre toutes les chances de votre côté afin de développer une passion, il y a 5 éléments à prendre en considération : 1. Identifier le pourquoi Reprenez les réponses aux questions que vous vous êtes posées plus haut dans la section : Pourquoi voulez-vous des passions ? Est-ce pour développer de nouvelles compétences, travailler un talent naturel, parce que vous souhaitez vous améliorer, développer de nouvelles relations, pour des raisons de santé, pour obtenir de la reconnaissance, pour les rencontres, pour vous aider à relaxer… bref, les choix sont multiples. 2. Identifier une passion qui a un potentiel Choisissez une activité que vous pratiquez déjà et dans laquelle vous avez le sentiment d’avoir un peu de talent. Pas besoin d’être un expert, simplement de se sentir à l’aise. Car lorsque vous commencez une nouvelle activité, ce n’est pas facile, il y a plus de risques d’échecs c’est pourquoi avoir déjà un certain talent au départ motive et aide à persévérer. Si vous ne savez pas par où commencer, repartez des réponses à votre question : pourquoi ?
Podcast #0012 – La face cachée des objectifs
Voici en 5min une explication de la face cachée d’un objectif. Et oui, avoir un objectif n’est pas assez, il faut penser à sa face cachée si l’on veut une vie et des projets alignés avec nos valeurs. « Cliquez » sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil Ce podcast est en lien avec l’article – la face cachée d’un objectif. et voici la vidéo YouTube associée
Développer ses relations professionnelles
Rien n’est plus fort que la force d’une équipe, vous vous êtes sûrement rendu compte en tant que leader, qu’il est plus ardu d’accomplir de grande chose seule. Par conséquent, vous comprenez l’importance de développer vos relations. Et comme je vous le mentionnais dans un article, il n’y a pas si longtemps, vous faites partie de plus d’une équipe. C’est pourquoi il est important de développer tous les types de relation et d’interconnexions que vous pourriez avoir au travail, ou en dehors. Mais savez-vous quelles sont les relations que vous devez développer et surtout savez-vous comment faire? Pourquoi développer ses relations ? Au travail, il est essentiel de continuellement développer et entretenir vos relations, cela vous permettra peut-être de faciliter une conversation initialement difficile et faire avancer un dossier, ou vous permettre de collaborer et mieux travailler ensemble. Vous avez sûrement déjà remarqué qu’une conversation sur un sujet important est bien plus demandante lorsque vous ne connaissez pas très bien la personne avec laquelle vous devez échanger. Guillaume Dulude, Neuropsychologue et auteur du livre Je suis un chercheur d’or, explique très bien dans cette vidéo, en quoi la charge maximale que peut supporter une relation, qu’elle soit professionnelle ou personnelle est en lien avec la force de cette relation. En clair, plus la relation est forte, plus les parties prenantes de cette relation seront en mesure d’aborder plus facilement les sujets difficiles. Il est donc important d’apprendre à connaître et développer vos relations avec les joueurs clés de votre poste. Cela fait partie des responsabilités importantes de votre emploi. Quelles relations développer ? Vous comprenez qu’il est impossible de développer des relations profondes avec tous, vous pouvez donc concentrer votre énergie sur certaines personnes avec qui il est bien de s’investir. Par exemple, Vos patrons (directs et indirects), Vos collègues, managers et leaders avec qui vous allez potentiellement interagir dans le cadre de votre poste, Les personnes responsables des processus qui touchent votre équipe comme par exemple le service informatique, le département Legal, le département des Ressources humaines, le département des achats et celui des ventes … Votre équipe (directe et indirecte) Votre réseau externe, comme les fournisseurs de produits et services, vos investisseurs, vos coachs et mentors … En fait, le point important ici est de savoir identifier toutes les personnes avec qui vous allez interagir pour accomplir un objectif commun. Pensez à ne pas vous limiter à vos relations à l’intérieur de l’entreprise, pensez aussi à vos relations importantes à l’externe. Comment développer ses relations ? Il existe plusieurs tactiques simples pour développer graduellement une relation de confiance. Voici quelques idées qui vont vous aider à passer au niveau supérieur: N’oubliez pas de dire bonjour, échanger des sourires, Échangez dès que vous en avez l’occasion, intéressez-vous aux histoires, aux passions, ou à la famille de votre interlocuteur. Tentez de trouver dans vos échanges et éléments qui composent votre piano – vos fréquences, après les avoir trouvés c’est plus facile de se connecter. Démontrez et exprimez votre gratitude quand la situation le justifie, Ne prenez pas trop de temps pour répondre aux demandes et aux questions, Évitez les commérages, évitez aussi de parler dans le dos de quelqu’un, ou de blâmer les autres ou vous-même, Restez humble , évitez de vous vanter de vos accomplissements surtout ceux effectués dans votre ancienne entreprise, Souhaitez la bienvenue et aidez les nouveaux à s’intégrer à l’équipe, Partagez vos ressources, vos connaissances et aussi le mérite du résultat, Évitez de faire perdre du temps aux autres, soyez ponctuel Respectez vos échéances et vos engagements, si ce n’est pas possible informez les personnes touchées dès que possible pour leur permettre de s’ajuster. Accueillez la vulnérabilité et les trésors de vos collègues avec respect, si par chance qu’ils vous les partagent. Développer une confiance plus profonde et passer au niveau supérieur Dans son livre The Culture code, l’auteur Daniel Coyle souligne que pour créer des équipes performantes, il faut 3 éléments : Générer un sentiment de sécurité pour le groupe Partager le risque – les vulnérabilités Créer une histoire commune qui donne un sens à ce que vous faites Alors pour passer à un niveau supérieur de qualité dans vos relations, il est important d’utiliser le pouvoir de votre vulnérabilité. Être honnête face à vos limites et les partager. En tant que leader, il est important de faire le premier pas pour montrer l’exemple, montrer qu’il est possible de le faire et que chacun sera là pour prendre soin les uns des autres. Brene Brown, chercheuse en sciences humaines et sociales à l’université de Houston et conférencière, nous explique en détail dans la vidéo ci-dessous le pouvoir de la vulnérabilité. « Le courage est contagieux. Chaque fois que nous choisissons le courage, nous rendons tout le monde autour de nous un peu meilleur et le monde un peu plus courageux. » Brene Brown Le pouvoir de la vulnérabilité — Brene Brown (Vulnerability Power English with French subtitles) Comment se lancer ? Il n’est pas évident de commencer par exprimer sa vulnérabilité pour démarrer un cycle de confiance profond avec ses collègues. Le plus facile est d’y aller par étape. Commencez par développer votre relation à l’aide des 12 astuces présentées plus haut, assurez-vous d’avoir trouvé des fréquences qui vous connectent. Ensuite, lorsque la base est là, exprimez votre vulnérabilité en rencontre 1:1. Vous pouvez par exemple partager l’une de vos craintes face à une décision, ou encore exprimer l’une de vos limitations ou un inconfort que vous ressentez dans certaines situations. Par la suite, si vous avez la charge d’un petit groupe de gestion, essayez de le faire avec ce groupe. Vous constaterez que dès que la confiance est plus grande, plus vous commencerez à parler des vrais problèmes et des vrais défis. L’équipe sera en mesure d’aborder ces sujets sans prendre de gants blancs, ce qui est bien plus efficace pour trouver des solutions. Généralement, en entreprise, à moins que la culture de la confiance soit très forte, il est presque impossible d’avoir des relations
Comment gérer la face cachée des objectifs en tant que manager ?
Les objectifs bien posés sont la clé de la réussite en entreprise Avoir des objectifs clairs est très important, tout le monde le sait. Mais savez-vous que ce n’est qu’un des éléments de l’équation de la réussite? D’ailleurs, vous avez probablement déjà remarqué qu’il est possible d’avoir un sentiment de réussite même si vous n’avez pas encore atteint votre objectif et à l’inverse, avoir parfois un sentiment d’échec alors que vous avez atteint votre objectif. C’est là que vous comprenez que l’objectif n’est que la cible, cet objectif vous aide à orienter vos décisions, mais ne vous dit pas comment faire pour l’atteindre. Définir l’objectif ne sera pas suffisant pour vous guider ni même pour savoir comment votre équipe doit agir tous les jours pour atteindre une belle performance, bien intégrer vos valeurs ou vos besoins dans l’équation qui permet de réussir. La face cachée des objectifs est donc l’ensemble des éléments dont vous aurez besoin pour vous permettre de savoir COMMENT ATTEINDRE l’objectif. Visualisation de la face cachée des objectifs Une cible n’est qu’un point, une ligne dans le sable rien de plus. Alors pour atteindre ce point il vous faut prendre en considération : Les moyens à votre disposition Technologie et outils Les personnes impliquées et leur connaissance disponible Connaissances et expériences disponibles La présence d’obstacles et de surprises qu’elles soient bonne ou mauvaise en chemin Outils d’adaptation et d’ajustement de l’objectif La répétition, L’objectif fait-il partie d’une étape typique de vos services? Le chemin va-t-il être pris par d’autres par la suite? Développement de méthodes La façon d’y arriver. Rester attentif à l’environnement et aux humains en chemin ou détruire tout sur le passage ? Valeurs et considérations En résumé, le chemin, les outils et l’équipe qui participera au chemin vers la réussite sont très importants. Dans l’image ci-dessus, il est plus simple d’imaginer les options et de visualiser le chemin, mais dans la pratique ce que l’on voit souvent correspond plutôt à l’image ci-dessous. Le chemin est beaucoup plus flou et imprécis. Seul le point de départ est visible. La réalité Avec la perspective ci-dessus il est beaucoup plus difficile de prendre du recul et de considérer toutes les options envisageables. Sans une visibilité claire comment pouvez-vous, aider vos collaborateurs en interne à prendre les décisions qui leur permettront d’atteindre les objectifs, et aussi les décisions qui ne vous obligeront pas à être présent à chacune des étapes du chemin? Votre seule solution est de mettre en place des techniques qui sont en accord avec vos valeurs, et d’utiliser les outils et les méthodes d’adaptation et de changement qui sont à votre disposition. Lorsque vous gérez une équipe, vous devez être clair sur les objectifs, mais aussi sur le reste Pour cela vous devez penser à la structure qui accompagne l’objectif. Note : si l’objectif de votre équipe est de trouver un chemin, donc de développer un processus et une méthode. Le plus important sera de bien décrire l’environnement afin de déterminer les outils et les systèmes à mettre en place cela vous permettront d’atteindre la cible plus rapidement par la suite. L’approche/méthode pour découvrir le chemin la première fois sera d’ailleurs différente de celle utilisée la 10e ou 100e fois. Guider sans forcément tout définir En tant que manager, vous devez simplement créer des structures qui permettent à vos équipes de naviguer par elles-mêmes. Prenez le temps de construire le département le plus complet et compréhensible possible. Pensez à votre mission/vision et à la structure de votre département. Pour vous aider, je vous invite à lire cet article : comment créer et améliorer son département ? L’objectif, ici, est de mettre en place les bons systèmes et des processus solides. Par la suite, pensez aux valeurs importantes de votre équipe et déterminez où vous pourriez ajouter des éléments dans les processus et les systèmes pour stimuler ce qui est important pour vous. Par exemple, si l’engagement, les relations humaines, le respect des autres et la vitesse… sont des paramètres importants pour vous, pensez à insérer des éléments clés dans vos processus et vos systèmes qui sont en accord avec ces valeurs. Pour vous inspirer, voici quatre exemples d’aspects du travail que vous pouvez influencer afin d’affecter la façon dont vous allez atteindre vos objectifs. 1. Les réunions d’équipe Pendant vos réunions d’équipe, faites régulièrement des activités et des actions qui inspireront le développement de la culture et de la performance de votre équipe. Utilisez ce temps précieux où vous êtes tous ensemble pour parler des aspects importants du travail. Par exemple : Discutez de ce qui rend une équipe presque parfaite, de vos valeurs. Dans une équipe chacun possède une voix, des certifications diverses et des compétences enviable, tout le monde peut apprendre et faire des erreurs tant que l’on tente de la corriger dès qu’elle est détectée, c’est alors que la collaboration est importante pour trouver la meilleure solution … Identifiez les irritants du travail et essayez de découvrir comment les limiter ou encore mieux les éliminer. Faites des exercices de communication sur l’importance du choix des mots (voir l’exercice à la fin de l’article). Ce genre d’exercice aide à démontrer que chacun possède un point de vue différent sur les choses et que c’est très bien ainsi. Si nécessaire, peut-être faudra-t-il organiser des formations. Et il est possible d’insister sur le fait que chacun doit participer à amélioration de la structure en partageant de façon honnête leur compréhension complète de la situation. L’important est d’apprendre à discuter de tous les aspects autres que les objectifs, comme les aspects techniques du travail et le rôle de chacun dans l’entreprise. Faites ressortir les éléments du « comment atteindre notre objectif » qui sont important pour tous. Allez-y par étape, plus vous prendrez l’habitude de discuter de la qualité du « comment » et plus il sera facile de le faire. 2. Les méthodes de travail et les clés indispensables à maîtriser Il est important de recenser les méthodes de travail importantes pour votre équipe, de les lier aux valeurs
Podcast #0011 – 5 étapes pour gérer l’incertitude
Voici 5 étapes pour gérer l’incertitude avec votre équipe en tant que leader. « Cliquez » sur play pour écouter le podcast, ou faites un clic droit pour télécharger directement sur votre appareil Ce podcast est en lien avec mon article 5 étapes pour gérer l’incertitude : et cette vidéo YouTube https://youtu.be/2CdNMoxN8pM