Comment travailler plus vite ?

La vitesse est un sujet qui revient souvent dans mes articles. Tout le monde aimerait travailler plus vite, il est même facile de s’imaginer que c’est la seule solution pour résoudre les défis qui s’annoncent. Faire plus dans le moins de temps possible peut faire rêver. Mais accélérer sans comprendre les raisons de ce besoin de vitesse que vous ressentez peut être destructeur. Parfois, c’est effectivement une solution, mais parfois pour aller plus vite, il faut ralentir. Et oui, il faut ralentir et déterminer ce qui est vraiment important avant d’accélérer.

Pourquoi voulez-vous travailler plus vite ?

Cette étape est vraiment importante avant de vous lancer. Travailler plus vite parce que vous avez trop à faire dans vos journées ou parce qu’il survient toujours des urgences n’est pas une bonne raison. Vous avez peut-être un autre défi de fond plus important à régler et pour le déterminer, je vous invite à lire cet article : Comment gagner du temps ? La clé c’est de ralentir.

Étrangement pour pouvoir aller plus vite, il faut avoir du temps, puisqu’il vous faudra investir dans le développement de vos méthodes de travail. Il faut prendre le temps de penser et identifier ce qu’il est important d’améliorer pour aller chercher de la vitesse. Mais il faut aussi s’assurer de garder un niveau d’énergie identique à celui requis initialement pour faire ces tâches. Donc, pour aller plus vite, il ne faut pas être pressé ! L’objectif est de changer votre vitesse moyenne tout en conservant les mêmes exigences en matière d’énergie et cela demande un investissement… de temps!.

Il existe plusieurs bonnes raisons de vouloir augmenter sa vitesse et aller plus vite. Je vais vous présenter les 3 principales :

L’évolution — l’impact sur la motivation

Avec le temps, grâce au développement de vos compétences, les tâches récurrentes deviennent de moins en moins intéressantes, vous les trouvez moins motivantes. C’est à ce moment que prendre le temps d’automatiser ou d’améliorer vos outils de travail devient essentiel pour maintenir votre motivation. De nouvelles méthodes plus efficaces nous permettront de relever d’autres types de défis, car vous aurez libéré du temps.

La compétition — rester compétitif

En tant qu’entreprise, si vous n’améliorez jamais votre vitesse et votre efficacité, il y a de fortes chances que votre compétiteur vous dépasse rapidement. En affaire comme dans la vie, faire du surplace c’est reculé par rapport aux autres. Donc prendre le temps d’automatiser ou d’améliorer vos outils de travail devient incontournable pour rester compétitif.

L’énergie — stimuler l’esprit

Aussi bien personnellement qu’en équipe dès que vous prenez le temps de vous améliorer et d’être plus efficace vous constaterez rapidement la disparition de certains irritants. Il est toujours très inspirant et énergisant de voir votre environnement changer et évoluer. Avoir comme but de vous améliorer et de voir ensuite le progrès effectué est très bénéfique sur l’espoir d’un meilleur futur. Globalement aussi voir l’amélioration et l’augmentation de votre vitesse va stimuler votre esprit et vous pousser à participer à plus de changements.

Rappel :  Si vous roulez à 100 km/h et que vous roulez 2 heures de plus, vous irez plus loin bien évidemment, mais vous n’aurez pas augmenté votre vitesse. Tout comme demander à votre équipe d’en faire plus en restant les soirs et les weekends n’est pas une solution viable sur le long terme. Je me répète, vous n’avez pas d’autre choix, il faut investir du temps pour aller plus rapidement. Peut-être que pour aller à 200 km/h, il vous faudra modifier votre voiture.

Les outils pour travailler plus vite

1. Identifier et mesurer

Pour être capable d’augmenter la vitesse, il faut identifier ce l’on veut améliorer. Que cela soit le nombre moyen de réponses à vos clients par jour, le nombre de pièces fabriquées, nombre de rapport d’analyse… Le tout par unité de temps (par année, par mois, par semaine…)  L’augmentation de la vitesse peut aussi passer par la réduction de certains éléments, comme la réduction du nombre d’incidents/accident, du nombre de corrections (rework), du nombre d’heures supplémentaires travaillées, du volume de déchets…

Cette première étape d’identification et de mesure est donc très importante pour être capable de suivre l’évolution de vos améliorations.

Note : Soyez vigilant lors de cette étape toutefois car dès qu’une mesure devient l’objectif, la mesure cesse d’avoir un effet positif. La mesure doit rester un outil d’analyse et non pas un objectif en soi.

2. Identifier les pertes de temps et le gaspillage

Si vous travaillez en production manufacturière, vous connaissez probablement déjà la notion des 7 gaspillages issue de la méthode de gestion de projet Lean. Cette méthode créée, au début des années 60, par le japonais Taiichi Õno pour l’entreprise Toyota, a permis de définir 3 grandes familles de gaspillage :

3. Commencer simplement — créer du mouvement

Pour aller plus aller plus vite, il n’est pas nécessaire d’avoir l’outil et la méthode parfaite dès le commencement. En fait, il est même mieux de procéder par étape. Faites d’abord de petits changements et observez l’effet. Cette création de mouvement va probablement générer un effet boule de neige. Parfois, en ne se déplaçant qu’un petit peu vous pourriez découvrir tout un monde nouveau d’options et ce premier petit mouvement confirmera qu’il est possible de faire autrement et d’aller plus vite, ce qui devrait vous motiver (vous et vos équipes) à continuer ce processus d’amélioration.

4. Partager les bonnes pratiques

Pour aller plus vite, vous devriez aussi prendre le temps d’apprendre de l’expérience des autres :

• Allez lire des articles, des livres, exposez-vous à d’autres méthodes.
• Échangez avec vos collègues au travail sur vos façons de travailler.
• Demandez à vos amis, et votre réseau de vous partager leur apprentissage.

Vous pouvez même instaurer à l’intérieur de vos équipes des périodes d’échanges et de partage pour stimuler l’amélioration continue.

5. Organiser l’espace

Ne sous-estimez pas l’effet que l’environnement peut avoir sur vous. Avoir un espace personnel et commun bien organisé aide à être plus rapide, plus organisé et donc plus efficace. Pour savoir comment organiser les espaces de travail, allez lire cet article : Créez un espace commun qui fonctionne.

6. Systèmes et processus

Systèmes

Prenez le temps d’identifier l’ensemble des systèmes que vous utilisez ou dont vous faites partie. Un système est un groupe ou une combinaison de choses ou d’éléments formant un tout complexe ou unitaire. Le transport en commun est un bon exemple de système. Son objectif est de  déplacer ou transporter des personnes efficacement d’un point A à un point B. En entreprise, pensez à tous les systèmes importants : le service informatique, juridique, des ressources humaines, des ventes, du marketing ou des communications…

Processus

Ensuite, prenez le temps d’identifier les processus. Les processus sont la séquence des activités destinées à produire un résultat particulier. Les processus dépassent souvent les limites de votre département, et parfois même de votre entreprise. Par exemple, la comptabilité de votre entreprise est liée au gouvernement, et à vos ventes. Les processus interconnectent les personnes, les flux d’informations et toutes autres ressources nécessaires pour créer et offrir de la valeur à vos clients (internes ou externes). Par exemple, pour le système des transports, il y a un processus pour la vente des billets, l’entretien des véhicules, la formation des conducteurs…

Différence entre les systèmes et les processus

Les systèmes représentent le QUOI et les processus le COMMENT. Dans le corps humain, nous avons plusieurs sous-systèmes : digestif, respiratoire, circulatoire, lymphatique, excréteur, ils sont tous interconnectés pour créer le système du corps humain. Dans le processus respiratoire, vos poumons prennent l’oxygène de l’air et l’acheminent à votre système sanguin qui transporte l’oxygène à vos tissus et organes ce qui vous permet par la suite de marcher, de parler et de bouger.

L’avantage de connaître ses systèmes et processus

Pour aller plus vite, il est donc important de connaître l’ensemble des systèmes et processus de votre entreprise, et surtout d’identifier qui en est responsable. Connaître le responsable de ces systèmes ou processus vous aide à aller plus vite quand vous avez des questions ou quand vous avez besoin d’ajouter/éliminer un élément à un processus ou un système. De plus, le simple fait de prendre le temps de les répertorier et d’essayer de les comprendre aide à détecter les endroits où l’information n’est pas claire ou s’il manque des étapes/éléments,  ou encore s’il est possible d’éliminer des éléments. Comme par exemple le cas où vous vous retrouvez à créer des rapports que personne n’utilise.

7. Regrouper et combiner

Si vous ne savez pas par où commencer pour mettre des systèmes et processus en place, et avant de vous lancer dans la standardisation et l’automatisation, le plus sûr est de commencer par regrouper. Repérez les tâches répétitives qui reviennent souvent dans votre quotidien. Identifier les éléments de livrable que vous créez. Est-ce possible de les regrouper pour réduire le temps d’organisation ? Par exemple, vous préparez une journée de shooting vidéo. Le temps d’organisation pouvant être long, le fait de programmer l’enregistrement de plusieurs vidéos à la suite va vous aider à aller plus vite et être plus efficace, car vous ne ferez le set up des éclairages qu’une fois pour plusieurs vidéos.

Combiner plusieurs activités est aussi une super manière d’être plus rapide. Par exemple, lire un livre ou écouter un document en audio pendant que vous êtes dans les transports en commun ou que vous marchez dehors pour prendre de l’air (le télétravail nécessite de prendre des pauses de la maison !). Ou encore, faire des activités sportives avec des amis vous permet de combiner vos objectifs de santé et sociaux. Au travail, pour briser la routine vous pouvez organiser un hackathon visant à régler des problèmes d’organisation d’équipe ou à tester de nouveaux outils. À la fin de l’hackathon, présentez vos apprentissages et décidez en groupe si vous voulez tester les nouvelles méthodes trouvées. En plus, de travailler sur une amélioration vous aller  favoriser le développement des relations dans l’équipe.

8. Standardiser — créer des procédures

Prenez le temps de documenter vos procédures, surtout celles que vous ne faites pas régulièrement. Il est trop facile d’oublier ce que vous avez appris et de devoir réapprendre par la suite.  Ajoutez des checklists à vos procédures. Demandez à votre collègue de vous filmer lorsque vous expliquez quelque chose, qui pourrait être utile pour d’autres dans le futur. Il n’est pas nécessaire que toutes vos procédures soient mises par écrit, des vidéos peuvent parfois être plus adaptées. La création de ces procédures peut également accélérer l’intégration des nouveaux membres de votre équipe.

Une autre pratique intéressante est d’avoir des méthodes/procédures pour ne rien oublier, comme standardiser votre prise de notes ou la création votre liste de « to do ».

9. Tester de nouveaux outils

Il existe tellement d’outils aujourd’hui qu’il devient difficile de savoir lequel choisir. Vous pouvez commencez avec les outils gratuits, tester-les quelques jours, faite ressortir ce qui vous intéresse de l’outil et ce qu’il est possible de faire avec.

Marie Forleo a créé une liste détaillée d’outils gratuits sur le web pour aider les entrepreneurs (et les autres aussi !). Vous y retrouverez des outils pour vous organiser/collaborer/être plus efficace, pour faire des business plans (même sans avoir d’entreprise, vous pouvez penser au business plan de votre projet), créer des logos (parfois c’est pratique pour générer un sentiment d’appartenance dans votre équipe).

10. Répéter

La pratique rend meilleur et surtout vous aide à travailler plus vite. Alors, répéter une méthode inefficace peut vous aider à la faire plus rapidement, mais idéalement répéter une méthode efficace est encore mieux. N’oubliez donc pas avant de prendre trop de temps à répéter n’importe quelle méthode, prenez le temps de vous posez la question, est-ce la bonne méthode ou existe-t-il un autre moyen plus efficace ? Si vous n’en voyez pas alors, GO!  pratiquez cette méthode le plus souvent possible, cela vous aidera à devenir excellent dans ce que vous faites.

11. Automatiser

L’automatisation est une étape très inspirante, si un robot fait les choses à votre place cela vous donne l’impression que les choses vont plus vite. Mais pour automatiser, utiliser l’intelligence artificielle ou des robots, il est primordial de bien comprendre vos systèmes, processus, et procédures. Et pour cela vous devez aussi bien comprendre vos besoins, vos tâches, vos services et produits. Il faut donc faire attention de ne pas automatiser trop rapidement. Parce que l’automatisation apporte souvent avec elle un élément de rigidité, mais une fois qu’un aspect du travail est très bien compris, l’automatisation est une excellente solution pour travailler plus rapidement.

Bonus

Quelques astuces en vrac :

• Planifiez votre travail autour de votre horloge biologique interne. Aligner les tâches qui nécessitent le plus d’énergie cérébrale ou physique avec vos pics d’énergie tout au long de la journée. Apprenez en plus grâce au livre When : The Scientific Secrets of Perfect Timing par Daniel H. Pink
• Planifiez le programme de demain à la fin de votre journée. Écrire ce que vous avez l’intention de faire augmente la probabilité qu’il se fasse réellement.
• Développez des rituels pour différents types de travail (créer des mini processus pour vous-même). Cela peut signifier d’effectuer une certaine tâche dans un espace de travail particulier ou à un moment particulier de la journée.
• Évitez de vous « organiser » à 100 %. Si votre calendrier semble trop plein, prévoyez-vous du temps pour ne rien faire. Vous pouvez utiliser ce temps comme tampon entre les réunions pour vous attaquer aux tâches inattendues qui surviennent au cours de la journée. Pour plus de détails, et si vous ne l’avez pas déjà lu, allez lire

Conclusion

Pour travailler plus vite, il ne faut pas être pressé. Il faut prendre le temps de comprendre notre environnement, bien l’analyser et tester de nouvelles façons de faire. Si vous êtes en mode urgence, sans répit, il faut ralentir et prendre le temps d’identifier ce qui est important. Investissez ensuite sur l’amélioration continue de vos méthodes de travail.

Photo par Catherine Bédard, une amie géniale qui m’a partagé cette photo pour vous. Allez voir son compte instagram elle fait des photos magnifiques.