Devez-vous accepter des tâches supplémentaires dans le cadre de votre travail ?

Vous êtes excellent dans votre travail. Vous l’avez d’ailleurs remarqué car on vient souvent vous voir pour des demandes spéciales ou pour effectuer des tâches en « extra ». Comme faire une analyse, rédiger un rapport pour le management, préparer une présentation ou développer de nouvelles procédures pour l’équipe. Vous avez les connaissances et le talent qui font que c’est toujours plus rapide et efficace de venir vous voir plutôt que résoudre soi-même les problèmes… Et si votre équipe est en sous-effectif, c’est encore pire car il y aura alors plus de demandes et de travail supplémentaire qui viendront s’ajouter à ce que vous devez déjà faire…

Mais comment exprimer son refus d’en faire plus, surtout lorsqu’on commence à atteindre sa limite ?  Il faut apprendre à dire non sinon vous risquez de vous épuiser réellement !

Et lorsque l’on « pousse la machine » trop longtemps, on n’a pas le temps de recharger les batteries et le « burn out » risque de pointer le bout de son nez…

Voici donc quelques raisons pour vous aider à refuser du travail supplémentaire.

1. Signes que l’on en fait trop au travail

1. Vous êtes fatigué le soir et les weekends. Il est impossible pour vous de faire de nouveaux projets personnels ou d’organiser des activités en famille.
2. Il est très compliqué pour vous de vous accorder des pauses.
3. Vous êtes incapable de « nettoyer » régulièrement votre liste d’emails. Si après une semaine vous n’avez pas réussi à prendre connaissance de vos courriels « non-lus », c’est que vous avez un souci avec la gestion du temps.
4. Votre calendrier est déjà tellement rempli que vous n’avez pas de temps pour les surprises ou les imprévus : à terme, c’est invivable. Pour en savoir plus, je vous invite à lire mon guide d’une bonne répartition du temps
5. Le soir, une fois que les enfants sont couchés, vous passez encore une heure à lire vos emails.
6. …

Il existe plusieurs éléments qui montrent que l’on en fait trop, mais le signal le plus fort est que si vous vous posez la question, c’est que vous avez déjà commencé à ressentir de la fatigue !

Ce signe ne ment pas : vous devriez vraiment l’écouter !

D’après mon expérience, si cette situation perdure plus d’un mois, c’est la limite maximale que l’on peut supporter sans trop de dégâts. Il est alors vraiment temps de poser des actes.

Faites attention car s’il est « ok » de courir et de faire des sprints de temps en temps, il ne faut pas que cela devienne « normal » et régulier. Les habitudes ont la vie dure, et ce qui est exceptionnel deviendra rapidement la norme pour vos supérieurs… si vous ne recadrez pas !

2. Signes que vous avez du temps pour accepter du travail supplémentaire

À l’inverse, il est possible que vous cherchiez des choses à faire à la fin de la semaine. Vous remplissez régulièrement votre temps par de la lecture, des formations en ligne, ou encore vous avez toujours du temps pour ranger et organiser votre travail en détail. Votre boite email n’est pas saturée et votre calendrier n’est pas plein à 100%. Si cette situation perdure plus d’un mois, c’est que votre charge de travail a vraiment diminué et que vous pouvez alors proposer de prendre plus de responsabilités.

D’ailleurs, comment savez-vous que vous êtes disponible pour faire plus ?

Par exemple, votre boite mail est vide quotidiennement, vous avez le temps de prendre quelques petites pauses durant la journée, votre travail est fait à temps et au niveau de sa qualité, il n’y a rien à redire. Vous avez toujours une liste d’objectifs devant vous, avec des activités et des projets d’amélioration pour vous aider vous et votre équipe à être plus efficace et faire moins d’erreurs. Vous sentez que vous progressez dans l’accomplissement de vos objectifs et qu’en général, l’organisation du travail s’améliore.

3. Faire une analyse de la situation

Dans les deux cas vus ci-dessus, prenez le temps d’analyser la situation.

Regardez les 4 dernières semaines et essayez d’évaluer le temps passé à :

• avancer vos projets
• répondre à des emails
• organiser des rencontres d’équipe
• rédiger des rapports
• aider un ou des collègues avec une tâche précise
• corriger le travail des autres ou un problème dans le système d’organisation
• vous former
• aller chercher de l’information pour effectuer votre travail
• développer des méthodes pour être encore plus efficace
• …

Ensuite, regardez en détail les pourcentages de temps passés par activité. Est-ce qu’il y a des activités qui vous semblent ne pas avoir de valeur ajoutée ?

Si vous êtes « sous-utilisé » dans votre travail, pensez à identifier ce qui pourrait être évité et qui n’aurait aucun impact puis identifiez le temps que vous avez de disponible. Selon le nombre d’heures de libre, 5h, 10h ou 20h, vous pourrez alors proposer de prendre des dossiers plus ou moins importants.

4. Passer à l’action

Si vous êtes sous-utilisé, dites « oui » au travail supplémentaire proposé.

Parfois, on est tenté de dire « non » pour ne pas commencer quelque chose que l’on n’aime pas : c’est très compréhensible ! Il s’agit simplement de le signaler à son patron en disant : « Ça me fait plaisir d’aider l’équipe, mais s’il te plaît, prends note que ce n’est pas le genre de responsabilités qui m’intéressent, je préfère ABC… ».

Si votre patron a justement un « ABC » à déléguer, il vous le proposera peut-être immédiatement. D’ailleurs, il est important d’avoir ce genre de conversation de manière régulière avec vos collègues et supérieurs en ce qui concerne vos préférences en matière de type de travail.

Si vous êtes à « 100% »

il est évident que vous devez être en mesure d’absorber, pour un temps court, une charge de travail supplémentaire pour répondre, par exemple, à une échéance importante pour un client. Cependant, si ce n’est pas le cas, il faut apprendre à dire non : dire non est une vraie compétence. Car accepter systématiquement tout travail supplémentaire vous fera basculer vers la surcharge.

Si vous êtes surchargé

Parfois, une simple discussion avec son responsable peut aider à retrouver l’équilibre et éviter de se faire imposer un travail supplémentaire.

Lors de votre discussion avec votre supérieur, apportez votre analyse et pensez à :

• éliminer des activités.
• repousser des échéances, ce qui signifie « prioriser ».
• réduire les attentes ou le niveau de qualité attendu.
• aller chercher de l’aide.

Note : Dans votre analyse de surcharge, il y a potentiellement une opportunité de croissance pour l’équipe.

Par exemple, grâce à votre analyse, il serait éventuellement possible de dégager un nouveau poste dans votre département. Il y a plusieurs années, lorsque j’étais ingénieure en R&D, j’ai identifié grâce à ma surcharge de travail, un poste de technicien en R&D. Je l’ai donc fait savoir et j’ai aidé à rédiger la description de poste : la personne qui a été recrutée dans l’équipe a adoré son nouvel emploi. Je peux vous dire que la qualité de travail et l’efficacité globale de mon équipe ont été littéralement boostées !

Dans le cas où l’on est dans une surcharge perpétuelle car vos managers n’arrivent pas à prioriser, éliminer, repousser, réduire ou augmenter les effectifs, il faut alors passer en « mode respirateur ». C’est un peu comme si vous mettiez un masque pour forcer vos supérieurs à prendre des décisions telles que celles présentées plus haut, en disant « non » au travail supplémentaire.

5. Quand dire non au travail supplémentaire ?

Que vous soyez « sous chargé », en équilibre ou « surchargé », il y a quelques propositions de travaux supplémentaires que vous ne devez pas accepter.

1. Quand votre activité principale pourrait en souffrir

Identifier ce qui ne sera pas réalisé si vous effectuez ce travail supplémentaire.

Pour refuser, vous pourriez dire : « Si j’aide sur ce dossier, je laisse donc tomber … » ou « Si je fais ce travail supplémentaire, la qualité du résultat sur le projet ABC va en être affectée ou encore, je ne serai pas en mesure de remplir mes fonctions habituelles par rapport à ABC »

2. Quand il n’y a pas de stratégie de fin

Si le temps à accorder à la tâche supplémentaire semble trop long ou est même indéfini, essayez de dire : « Bien que je sois reconnaissant pour cette opportunité, je ne suis pas sûr d’avoir la  disponibilité suffisante pour atteindre cet objectif à long terme».

Vous pouvez également proposer votre aide d’une manière plus modeste, comme assister à des réunions de brainstorming ou vous rendre disponible pour les autres, de manière très ponctuelle, afin de montrer que vous êtes pleinement intégré à votre équipe.

3. Lorsque la demande est déraisonnable.

Si le délai est trop serré ou que la demande est tout simplement trop exigeante, tentez de jouer avec les trois éléments fondamentaux de la gestion de projet :

• le délai
• les ressources
• le scope

Par exemple : « Une analyse complète pour vendredi après-midi est impossible à faire, cependant, je peux remettre une première ébauche» ou « Pour vendredi, ce n’est pas possible, mais je peux tout terminer d’ici mercredi après-midi».

Si vous n’arrivez pas à négocier les délais, les ressources ou le scope, il vous faudra donc obligatoirement avancer dans l’aventure et trouver des moments pour expliquer autrement les risques de ne pas pouvoir délivrer à temps le travail demandé avec un bon niveau de qualité.

Pour vous protéger de la surcharge par rapport à une demande déraisonnable, il faut :

• Être discipliné et ne pas enchaîner des heures et des heures de travail supplémentaire
• Prendre régulièrement des pauses
• Apprendre à vivre le moment présent au travail
• Déconnecter après le travail
• Développer une gestion efficace et une bonne communication autour des risques
• Faire des retours réguliers à son responsable pour l’aider à ajuster les délais, les ressources, et le scope.

Conclusion

Pour terminer, lorsque l’on vous propose un travail supplémentaire à effectuer, il est important de prendre plusieurs éléments en considération, comme nous l’avons vu dans cet article. Et ne pas dire « oui » systématiquement, car il y aura des conséquences parfois négatives que vous ne percevez peut-être pas sur le moment !

Photo de Simon Abrams sur Unsplash