Cet article est un petit clin d’œil à tous ceux qui sont, par définition, contre les réunions. Vous ne pouvez pas sérieusement penser que toutes les réunions sont une perte de temps? Je comprends parfaitement que vous aimeriez diminuer le nombre de réunions dans votre semaine! Peut-être êtes-vous impliqué dans trop d’équipes, de projets? Peut-être avez-vous une tendance naturelle à vouloir tout contrôler? Posez-vous honnêtement la question. Avez-vous vraiment trop de réunions ?
Certains emplois nécessitent beaucoup de réunions et c’est normal de par leur nature. Et même si ce n’est pas le cas de votre emploi, parfois, perdre son temps en réunion fait aussi partie du processus pour apprendre à être efficace en équipe. Il faut arrêter de vouloir être parfait dans tout, les échecs font partie de l’apprentissage et les réunions ne font pas exception. Nous apprenons tous et si nous n’essayons pas, il sera impossible d’arriver un jour à des réunions « parfaites ».
Les réunions ne sont pas toutes inutiles. Nous pouvons toujours y apprendre quelque chose que cela soit en tant que participants ou en tant qu’organisateur. Soyez présents et actifs dans vos réunions et vous verrez que votre point de vue changera.
Quand doit-on faire des réunions ?
Il existe plusieurs modes et moyens de communication comme l’écrit, l’oral, et même à travers l’art… Communiquer est fondamental, nous ne pouvons pas ne pas communiquer et surtout si nous travaillons en équipe. De nos jours, nous avons accès à plusieurs outils de communication :
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Le téléphone,
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Les logiciels et plateformes de chat,
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Les courriels,
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Les messages vocaux,
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Les discussions en personne ou par téléconférence
Il est important de bien choisir son mode de communication en fonction de son objectif.
Il est aussi intéressant de noter que chaque mode de communication a un rapport au temps qui lui est propre. Tous les messages écrits ou enregistrés possèdent un rapport au temps asynchrone. Par exemple, les messages SMS, les chats, les courriels permettent de lancer et recevoir le message en décalage. Les appels téléphoniques, les téléconférences ou les rencontres en personne sont des modes de communication synchrone. De ce fait, ils permettent aussi l’interactivité.
Par exemple :
- Ne commencez pas des discussions, où l’interactivité serait essentielle, par courriel.
- Il est également préférable d’avoir une conversation face à face lorsqu’il y a des divergences entre les points de vue.
- Ne démarrez pas de débat par courriel, car cela risque d’être plus difficile à mener.
D’où l’intérêt d’organiser des réunions.
Une réunion reste le meilleur moyen pour stimuler l’interactivité et créer des liens plus fort entre les participants.
Communiquer avec nos collègues lors des réunions est un bon moyen de leur prêter attention. Si vous n’êtes pas attentifs pour vos collègues pendant une réunion, c’est que vous n’utilisez pas à son plein potentiel la réunion. C’est peut-être pour cela que vous les trouvez bien souvent inintéressantes.
La qualité de nos interactions sera bien différente si nous avons rencontré une personne de si nous n’avons communiqué avec elle que par courriel. Dès que vous appelez, parlez à la personne, votre relation évolue et la collaboration devient de plus en plus facile. Se rencontrer régulièrement face à face est la meilleure façon de solidifier une relation. Et, plus les relations sont fortes, plus il est possible de parler des vrais défis.
Que faire ressortir des réunions ?
Vous assistez à une réunion et vous ne savez pas trop pourquoi vous êtes là. Ou vous ne savez plus pourquoi vous avez organisé cette réunion hebdomadaire. Ces exemples montrent qu’il est important parfois de remettre en question l’organisation de ces rencontres. Demandez-vous quel est le but de la réunion, cela pourrait être pour :
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Apprendre à travailler ensemble,
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Développer la confiance entre les membres de l’équipe,
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Entretenir les relations établies,
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Être informé sur différents sujets et pouvoir poser des questions immédiatement,
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Permettre l’interactivité,
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Partager un message de vive voix pour l’humaniser,
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Éviter ou réduire les sous-entendus,
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Donner et expliquer de nouvelles instructions,
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S’assurer que chacun puisse partager son point de vue et pouvoir échanger entre eux (dans un milieu sécuritaire)
- Créer une plateforme sécuritaire de communication au sujet des inquiétudes et des apprentissages en équipe
- Créer une période de travail en commun.
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Attention aux réunions en mode robot
La présence
Laissez de côté vos téléphones, et vos ordis si ce n’est pas pour prendre des notes. Les personnes en face de vous sont bien plus importantes. Ne soyez pas victime de vos outils de communication.
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La révision des tâches
Il vous est tous déjà arrivé d’assister à une réunion où l’on ne fait que réviser une liste de tâches, ce type de réunion, où l’on se met en mode robot. Pour éviter ce genre de situation, il est important d’éviter d’adresser des éléments en réunion qui auraient pu être faits avant la réunion. Soyez certain d’identifier les éléments qui demandent peu ou pas d’interactivité et faites-les avant la réunion.
Utilisez la réunion pour parler des éléments qui demandent de l’interactivité.
- Résoudre des problèmes,
- Présenter des idées,
- Lancer des discussions,
- Aller plus loin que la liste de To do. Trouvez-vous un autre moyen pour suivre la progression des tâches qui soit beaucoup plus interactif et qui permet plus de partage entre les membres de l’équipe.
Un suivi de tâche c’est vraiment inefficace pour stimuler l’interactivité. Faites vos suivis autrement et utilisez vos rencontres pour parler des défis en équipe.
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Des présentations sans interactivité
Un autre cas de rencontre où les intervenants risquent de se mettre mode robot, et donc à éviter, est celui où l’organisateur présente et ne laisse pas le temps d’interagir. Vous savez ces présentations où l’on ne fait que lire un texte. Comme l’œil à la lecture est plus rapide que la parole, si vous lisez votre texte, vous allez perdre l’écoute. Alors demandez-vous ? Si vous êtes capable de tout écrire dans votre présentation, c’est peut-être que vous devriez l’envoyer. Il est important de toujours chercher à obtenir de la rétroaction, car cela nous fait évoluer.
Les règles de base pour les réunions
Il existe quelques « règles » que vous pouvez appliquer pour avoir de meilleures réunions comme :
- Avoir des objectifs pour cette rencontre préparée d’avance,
- Toujours avoir un agenda envoyé à l’avance,
- Toujours avoir un plan d’action à la fin de la rencontre,
- Écrire des minutes
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Mais breaking news! Ces règles ne sont pas forcement obligatoire pour avoir une bonne réunion. Ce ne sont que de bonnes pratiques. Il ne faut pas être rigide sur ces règles sinon vous risquez de passer à côté du point important de votre rencontre.
Il arrive qu’à la fin d’une réunion vous n’ayez pas réussi à tout intégrer, il n’est pas toujours possible de mettre en place la prochaine étape. Bien trop souvent on se force à faire une liste de tâche simplement pour le plaisir que va nous procurer le fait d’avoir rempli la « checklist ». Honnêtement, il suffit parfois que de prendre un peu de temps séparément pour réfléchir sur ce qui a été discuté tout simplement.
Autre point, une réunion se doit d’avoir un objectif, mais sommes-nous obligés de l’atteindre ? Parfois nous n’avons pas identifié le bon objectif et il faut le réviser en cours de rencontre. On démarre avec une idée et, puisque l’on interagit, et que nous ne sommes pas des robots, on s’adapte.
Il arrive aussi qu’en cours de réunion nous apprenions une nouvelle qui modifie l’agenda. Il faut être ouvert à l’improvisation. Tout planifier limite les conversations et les discussions importantes qui doivent avoir lieu.
Amélioration continue
La formule qui fonctionne bien aujourd’hui pour votre équipe n’est peut-être pas la formule qui fonctionnera bien demain. La clé c’est le temps, il faut toujours observer l’évolution. Il faut toujours être attentif aux signaux que l’équipe nous envoie. Et parfois, il est bien de changer les habitudes pour changer le mal de place, bien souvent le changement nous aide à penser autrement.
Conseil: Pour vos réunions hebdomadaires, changez la formule périodiquement.
La fréquence — le sujet discuté en réunion
Dans notre concept de « la clé c’est le temps », ici, la fréquence fait référence aux sujets d’intérêts. Prenez le temps de comprendre ce que votre équipe a envie de savoir et de partager. Alignez-vous sur la fréquence de votre équipe, c’est essentiel pour être sur la même longueur d’onde.
Le rythme des réunions
N’hésitez surtout pas à changer le rythme ou annuler des réunions si c’est nécessaire. Forcez-vous à analyser la pertinence de la réunion et si en cours de réunion vous vous rendez compte que vous vous êtes trompé alors ajournez la réunion. Vous augmenterez le niveau de confiance en la pertinence de vos rencontres. Ajuster le rythme c’est ajuster la vitesse pour être sur la même longueur d’onde en équipe.
J’ai trop de réunions quoi faire ?
Demandez-vous si c’est parce que :
- Vous êtes engagé dans trop d’équipes ?
- Ou que vous n’arrivez pas à déléguer ?
- Vous n’êtes peut-être pas indispensable dans cette rencontre ?
- Vous avez peur de manquer de l’information ? Si oui, pourriez-vous trouver un autre moment pour aller la chercher ? Identifier le genre d’information dont vous avez besoin et peut-être pourriez-vous la recevoir autrement et plus rapidement ?
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Conclusion
Les réunions sont utiles et nécessaires, mais arrêtez de les vouloir parfaites, assurez-vous simplement de tendre toujours vers une meilleure utilisation de l’interactivité synchrone.
