Tout se délègue selon certains, mais est-ce vrai en toute circonstance ? La délégation est un art, il faut savoir déterminer quand le faire ou s’il est préférable de conserver la responsabilité. Connaissez-vous les éléments à prendre en considération pour bien déléguer et au bon moment ? Avez-vous identifié les éléments qui vous aident à déterminer quand il est préférable de ne PAS déléguer ?
L’astuce principale — la longueur d’onde
Le manager est un voyageur du temps, c’est d’ailleurs le titre de mon livre que je vous invite à vous procurer dès maintenant. L’astuce du manager « voyageur du temps » est de prendre en considération un concept utilisé en physique : la longueur d’onde. La longueur d’onde est le ratio entre la vitesse et la fréquence.
Pour permettre à une autre personne ou un groupe de personnes d’être sur la même longueur d’onde et d’être synchronisés, il faut prendre en considération ces deux paramètres :
- La vitesse — donc le timing qui couvre aussi le temps nécessaire pour mettre en place une bonne délégation
- La fréquence — le sujet de la délégation
Il est donc possible dans certaines circonstances, que ce soit la vitesse ou la fréquence qui ne soient pas alignées pour une bonne délégation. Dans ce cas, il est alors préférable de conserver la responsabilité.
1. Savoir quand déléguer (vitesse)
Pour aller à la bonne vitesse de délégation, vous devez prendre en considération plusieurs paramètres :
- le niveau d’urgence de la responsabilité déléguée,
- et la vitesse d’apprentissage de l’élément délégué.
Si l’urgence est grande, mais que le temps d’apprentissage est long, vous avez là des conditions parfaites pour mettre une personne en situation d’échec. Le temps d’apprentissage peut être impacté par plusieurs facteurs. La personne peut, par exemple, être déjà très occupée et ne possède donc pas le temps et l’énergie nécessaire pour un bon apprentissage.
Il faut du temps pour déléguer et plus on délègue des éléments importants et plus il faut s’assurer que les compétences sont présentes au préalable avant de le faire. Commencez par tester avec des plus petits éléments et allez-y crescendo.
De plus, ça ne sert à rien de déléguer quelque chose en urgence si vous êtes pour le reprendre immédiatement. Cette approche a des répercussions sur le sentiment de confiance que votre équipe aura envers vous. Savoir que votre patron peut vous déléguer des patates chaudes sans vous préparer, ce n’est pas idéal. Se retrouver avec des patates chaudes si vous avez l’expertise est stimulant, et seulement si vous avez le temps nécessaire pour véritablement prendre cette responsabilité.
2. Savoir quoi déléguer (fréquence)
L’autre aspect à prendre en considération pour une bonne délégation est la fréquence. La fréquence couvre tous les compétences et intérêts d’une personne. Inutile de dire que si vous déléguez à quelqu’un, une chose qu’il déteste faire, il y a de fortes chances qu’il procrastine et que la qualité et l’énergie ne soient pas au rendez-vous. Il est donc important de prendre le temps de bien connaître votre équipe. Profitez de vos rencontres individuelles pour mieux cerner les intérêts et les compétences des membres de votre équipe.
D’ailleurs, n’oubliez pas que votre équipe peut avoir développé des compétences transversales dans leur activité hors travail. N’abordez pas uniquement les sujets professionnels pendant vos rencontres, mais échangez aussi leurs activités personnelles. Vous pourriez avoir des surprises !
Les limites de la délégation
Il existe quelques limites à garder en tête lorsque vous déléguez :
- Respectez les paramètres de la longueur d’onde cités plus haut.
- Ne déléguez pas d’activités qui demandent un niveau d’autorité plus élevé que celui de la personne à qui vous souhaitez déléguer.
- Évitez par exemple de déléguer à votre employé une tâche qui demande le niveau d’autorité de votre patron.
- Évitez de demander à votre collaborateur de mettre en place un processus qui demande l’interaction de départements sur lesquels vous n’avez pas d’autorité. À moins, bien sûr que l’autre directeur ne soit d’accord avec le projet et qu’il supporte l’initiative.
- Ne déléguez pas de nouvelles choses si la personne est déjà débordée, et ce, même si c’est à votre « rock star ».
- Pousser votre équipe à en faire trop est une mauvaise habitude à prendre. L’idéal est d’attendre que la charge de travail soit acceptable avant de déléguer.
- Assurez-vous d’être clair sur ce que vous déléguez, être flou dans vos demandes n’est pas une réelle délégation.
- Ne déléguez pas si vous n’avez pas clairement défini les livrables.
- Si c’est flou, ne déléguez que la compréhension/l’analyse du problème.
- Ensuite vous pourrez déléguer à la bonne personne ou à la bonne équipe.
- Cette situation de délégation floue arrive assez souvent, car la personne qui délègue veut se débarrasser de la tâche. Elle pense avoir pris la bonne décision et avoir correctement délégué, mais en fait, la plupart du temps elle a juste mis en pause la problématique et a joué à l’autruche pour gagner du temps.
Attention aux angles morts
Saviez-vous que plus vous montez dans la hiérarchie et plus il est facile d’avoir des « blind spot » ? Vous vous retrouvez plus loin des problèmes de terrain. Ces problèmes qui sont souvent communs à l’ensemble des groupes que vous gérez. Ce sont souvent des problèmes qui ne vous touchent pas directement, mais qui touchent vos équipes. Vous êtes responsable de trouver des solutions à ces problèmes. Cela peut déboucher, par exemple, sur la mise en place de processus de documentation, de communication, d’interactions ou de décisions.
Certains membres de votre équipe viendront vous voir pour vous parler des problèmes qu’ils rencontrent et vous ne comprendrez peut-être pas, car votre position fait que vous êtes plus déconnecté du terrain. Soyez attentif à ne pas avoir de « blind spot ». Si le problème relève de votre responsabilité et de votre niveau d’autorité, vous êtes donc responsable de trouver une solution à cette situation. C’est exactement dans ces moments qu’il faut être attentif à ne pas déléguer ce qui ne peut être solutionné par d’autres.
Si votre entreprise possède une culture très hiérarchique, il est possible que le transfert de votre autorité par délégation ne fonctionne pas très bien. Par conséquent, la personne à qui vous donnez cette charge sera aux prises avec une responsabilité alors qu’elle ne pourra pas prendre de décisions ou avancer le projet. Soyez présent pour votre équipe et faites attention de ne pas déléguer la mauvaise chose…
Conclusion
Toutes les tâches se délèguent, mais pas dans toutes les circonstances. Il faut savoir user de son jugement pour bien le faire et éviter de mettre son équipe dans une mauvaise position. Et si par malheur vous avez mal délégué, pas de soucis, il est toujours possible d’en discuter avec votre équipe et de réajuster. Il est toujours préférable de reconnaître votre erreur que de continuer dans la mauvaise direction !
