Comment gérer son équipe à distance ?

Il existe plusieurs façons de gérer des équipes et selon votre type de management et les objectifs établis, vous aurez sûrement des méthodes différentes surtout si vous devez les gérer à distance. Il n’existe pas qu’une seule recette, mais pour déterminer celle qui vous permettra de faire de vous un bon gestionnaire, il y a quelques points à déterminer.

D’abord vérifier quelles sont vos responsabilités en tant que gestionnaire. En voici quelques exemples :

• Créer et maintenir une culture solide,
• Maximiser les résultats de l’équipe tout en respectant les limites de chacun,
• Motiver l’équipe à atteindre un but commun,
• Améliorer constamment les méthodes de travail pour rendre son équipe plus efficace que cela soit au niveau de la vitesse d’exécution et/ou de la qualité du travail,
• Diviser le travail en fonction des capacités et intérêts de chaque membre de son équipe,
• Garder son équipe engagée,
• …

Dès que vous pouvez définir clairement vos responsabilités en tant que gestionnaire, il est alors possible de mettre des actions en place, et ce, que vos équipes soient à distance ou non. La différence avec des équipes à distance sera qu’il faut être plus délibéré et intentionnel dans vos actions. Travailler dans le même environnement permet parfois d’atteindre ses objectifs sans vraiment en prendre pleinement conscience.

Il peut donc être particulièrement difficile d’atteindre vos objectifs s’ils ne sont pas clairs et si les moments passés avec votre équipe ne sont pas optimisés pour être des conversations avec un impact fort. Pour optimiser vos conversations, il faut :

1. Avoir la bonne attitude,
2. Poser les bonnes questions, 

Devoir gérer à distance va vous obliger à réfléchir à votre mode de communication et à devenir un gestionnaire pleinement conscient.

1. La bonne attitude pour gérer à distance

La confiance

Une des questions qu’un gestionnaire responsable d’une équipe délocalisée se pose est de savoir comment mesurer la productivité. Il est évidemment plus difficile de le faire en regardant du coin de l’œil. Même si vous ne pouvez peut-être pas voir ce que font les membres de votre équipe, vous pouvez toujours :

• Fournir les informations dont ils ont besoin,
• Assigner des tâches,
• Et vérifier la réalisation de ces tâches comme vous l’avez toujours fait.

Comme vous n’êtes pas sur place pour vérifier le processus de la même façon, votre évaluation devra être basée sur les résultats.

L’ingrédient clé dans cette situation est la confiance, la confiance est encore plus importante lorsque l’on gère une équipe à distance.

Il n’y a aucune raison de croire que, dans cet environnement à distance, les gens ne font pas le travail qui leur a été assigné. Le travail à distance existe depuis très longtemps et la technologie actuelle permet à chacun de faire son travail correctement et aussi de collaborer avec succès.

« La meilleure façon de savoir si vous pouvez faire confiance à quelqu’un est de lui faire confiance. » Ernest Hemingway

Le bon ton

Lors de tous vos meetings, (1:1, meetings d’équipe, meetings de gouvernance, meetings de gestion de projet…) n’oubliez pas d’afficher un sourire chaleureux, de rire de temps en temps et de conserver un ton amical et engageant. Lors de réunions informelles, vous pouvez même créer une connexion un peu plus personnelle en tournant la caméra sur votre chien couché à vos pieds par exemple. Dans des contextes plus formels, vous pouvez commencer la réunion avec une histoire personnelle ou demander aux gens de partager d’où ils appellent pour créer un sentiment de connexion et une ambiance plus chaleureuse.

Le soutien

Si votre équipe vient de passer brusquement à une situation de travail à distance (confinement Covid-19 par exemple !), il est important d’offrir des encouragements et un soutien émotionnel.

Reconnaissez la pression que tout le monde subit, écoutez les angoisses et les préoccupations de chacun et compatissez avec eux lorsqu’ils traversent des situations plus difficiles. L’empathie et l’écoute dans ces situations sont les éléments clés pour donner du soutien.

Adoptez une approche à deux volets : reconnaissez le stress et l’anxiété que les gens peuvent vivre et affirmez également votre confiance en l’équipe.

2. Les bonnes questions

Il n’est jamais facile de parler des vrais problèmes et c’est encore plus ardu lorsque les personnes avec qui nous devons aborder ces sujets sont à distance. D’abord, il faut avoir confiance et ensuite il faut avoir l’énergie et le courage d’être vulnérable.

Pour générer des conversations profondes, il y a quelques questions qui permettent d’y arriver sans pour autant donner l’impression de se plaindre. Personne n’aime se plaindre, mais si votre employé apprécie et accueille la discussion comme un guide dans son travail et bien la situation se transforme en collaboration et travail d’équipe, et donc en trésor.

Objectifs des questions

Les questions que je vais vous proposer plus bas vont vous permettre de :

1. Développer votre relation de travail en comprenant les préférences  de vos employés, de découvrir ce qui les stimule et comment ils aiment gérer leur temps (fréquence et vitesse),
2. Trouver des pépites pour améliorer votre communication et vos processus,
3. Identifier l’état d’esprit et la motivation de vos collègues. 

Le but est de stimuler la conversation et aller chercher des signaux qui vous permettront de savoir si vous allez dans la bonne direction ou si vous devez vous ajuster pour atteindre vos objectifs de gestionnaire définis plus haut.

Structure des questions

Les questions sont structurées par thèmes et sont là, davantage pour vous inspirer, il n’est pas nécessaire de toutes les poser. Et, comme vous le savez maintenant, la clé c’est le temps, je les ai donc, dans un premier temps regroupées en trois groupes,  l’analyse du passé, du présent et du futur. Cela permet de comprendre l’évolution dans le temps.

Et ensuite, j’ai crée 3 sous-catégories : Objectif, Communication et Énergie car avoir des questions concernant les objectifs aident à identifier s’ils sont clairs ou si vous avez des ajustements à faire pour les atteindre. Les questions concernant la communication permettent d’apprendre si l’on doit s’ajuster dans notre façon de communiquer. Et les questions concernant l’énergie aident à comprendre le niveau de motivation et de bien-être de votre équipe.

La rétro du passé

Question sur les objectifs

Quelle est la chose que vous avez accomplie dans les dernières semaines qui vous rendent le plus fier ? Quels défis avez-vous rencontrés ? 

Il est important de savoir ce qui ne fonctionne pas bien et ce qui fonctionne bien. Le but est de détecter les problèmes avant qu’ils ne se développent et deviennent incontrôlables. Le plus important est d’apprendre ce qui stimule votre équipe pour leur donner les bons défis dans le futur. 

C’est aussi une occasion idéale pour vous de reconnaître leur travail. À distance ce n’est pas toujours évident de se rappeler de le faire, mais avec cette question vous êtes plus enclin à le faire. De plus, poser cette question régulièrement permet de célébrer les points positifs plus souvent et de remédier aux points négatifs plus rapidement, une caractéristique importante de toute entreprise agile.

Question sur la communication

Avez-vous le sentiment d’avoir reçu les informations nécessaires pour atteindre vos objectifs ? Qu’auriez-vous aimé savoir avant de commencer ? 

Ici, c’est assez évident, c’est pour identifier ce qu’il manquait dans la communication pour s’adapter. 

Question sur le niveau d’énergie

Comment avez-vous fait pour vous ressourcer/reposer/changer les idées tout au long de la semaine ?

Si vos équipes à distance travaillent de la maison, il faut savoir que cela comporte de nombreux avantages, mais que cela comporte également un bon nombre de défis. Par exemple, il peut être difficile de séparer le temps de travail et le temps personnels.

Le but de cette question est d’aider l’employé à établir des limites entre le travail et la vie personnelle. C’est important de penser sur le long terme, car si l’on travaille trop et à la mauvaise vitesse, sur le long terme, l’employé risque de faire un burn-out ! 

Prendre conscience du présent

Question sur les objectifs

Quels sont vos objectifs de la semaine ? Il y a-t-il des aspects qui ne sont pas clairs dans vos objectifs ?

La clarté des rôles ouvre la voie à la sécurité psychologique au travail. Sans direction et demande claire, il est facile d’avoir le sentiment que l’on ne sert à rien, que l’on ne contribue pas à l’équipe. Ce qui est très démoralisant sur le long terme. Et il n’y a rien de pire que de travailler pour rien ou sur un mauvais objectif. On a l’impression d’avoir perdu notre temps ce sentiment est encore plus fort lorsque l’on travaille à distance, car il est plus facile de se sentir isolé et inutile. 

Il faut poser cette question régulièrement et aidez votre équipe à définir à quoi ressemble le succès dans leur rôle afin que chacun puisse continuellement l’atteindre.

Question sur la communication

Comment se passent vos communications avec les chefs d’équipe, les gestionnaires de projet et les autres directeurs ?

Des conversations authentiques ont le pouvoir de combler des lacunes dans l’organisation. Si votre organisation n’offre pas de supports tels que des forums de discussion et/ou des sondages, il peut être difficile pour eux d’avoir une communication ouverte et donc encourager en permanence vos employés à sortir de leur zone de confort et établir de bonnes communications, peut aider vos équipes à éviter les silos.

Question sur le niveau d’énergie

Comment vous sentez-vous et quel est votre niveau d’énergie ?

Cette question peut sembler superflue lorsque tout le monde travaille dans le même espace physique, car il n’est pas nécessaire de la poser pour détecter quelque chose. Mais lorsque l’on gère des employés qui travaillent à distance, il est facile d’oublier de vérifier ce point. 

Poser cette question permet souvent à vos employés de savoir que vous vous souciez d’eux en tant qu’êtres humains, pas seulement en tant qu’employés.

Pour les équipes plus matures ou la confiance est réciproque dans l’équipe vous pourriez même instaurer un indice d’énergie du moment (IEM). Au début des réunions l’objectif est d’être ouvert et honnête sur la façon dont vous êtes présent à ce moment. Vous pouvez partager votre niveau IEM en utilisant une échelle de 1 à 10, 1 représentant le niveau d’énergie le plus bas et le désengagement, et 10 étant le niveau d’énergie le plus élevé et le plus présent.

Dans quelle situation vous épanouissez-vous le plus ? Lorsque vous collaborez avec d’autres membres de l’équipe ou lorsque vous travaillez seul ?

Tous les employés n’ont pas le type de personnalité qui leur permet de s’exprimer facilement lorsqu’ils ont quelque chose à dire.  Mais en tant que manager, il est de votre responsabilité d’aider votre équipe à sentir qu’ils ont une voix. Par exemple pour les introvertis, ils ont souvent besoin de connaitre l’agenda à l’avance et pouvoir lire les documents avant afin de réfléchir avant la réunion. 

Travailler à distance et avoir des meetings en téléconférence faite qu’il est encore plus difficile de garder l’équipe engagée, donc connaître les préférences de chacun permet de vous ajuster. 

Visualiser le futur

Question sur les objectifs

Quelle partie de votre rôle est la plus énergisante, motivante et utile ?

Être un coach efficace pour votre équipe consiste en partie à découvrir leurs forces et leurs qualités uniques. Un moyen facile de le faire est de prendre l’habitude de demander quelles parties de leur journée est la plus énergisante.  

Cette question aide à découvrir quelles tâches ou responsabilités spécifiques stimulent réellement leur performance et leur motivation globales. Le but étant de leur déléguer plus d’opportunités sans le bon sens.

Pour les plus audacieux !

Avez-vous un objectif personnel que vous aimeriez partager et que l’entreprise peut vous aider à atteindre ?

Pour grandir, il n’est pas toujours nécessaire de progresser dans l’entreprise, il est possible de se développer personnellement. Les objectifs personnels et professionnels ne doivent pas nécessairement être en contradiction. Il peut sembler étrange pour un gestionnaire de soutenir un objectif personnel, mais ce sont ces types d’expériences qui créent des relations de travail solides et des niveaux d’engagement plus profonds.

En fait, c’est lorsque l’on se sent satisfaits dans les deux domaines que l’on apporte le plus d’énergie au travail. 

Question sur la communication

Selon vous, qu’est-ce qui pourrait nous aider à améliorer la communication quotidienne ?

Chaque personne est différente et préfère donc une façon de communiquer différente. L’apprentissage de ces préférences peut aider à rendre vos réunions individuelles plus percutantes. 

Par exemple, l’amélioration des communications quotidiennes pourrait signifier la mise en place de réunions virtuelles debout et rapides le matin pour passer en revue ce qui est à l’ordre du jour de cette journée. Ou encore, cela peut consister à bloquer une partie de la journée et ne pas avoir de meeting pour rester dans le « flow ». 

Question sur le niveau d’énergie

Quelle compétence aimeriez-vous développer ou améliorer ?

Créez l’espace dans la discussion pour en savoir plus sur ce qu’ils aimeraient développer. Cela pourrait s’avérer être en lien avec de nouveaux projets ou encore cela pourrait permettre de créer des liens avec des membres d’équipe qui ont déjà la compétence. Tant qu’on a le sentiment qu’on avance, les probabilités d’être heureux au travail augmentent. Apprendre et se développer est un des moyens de le faire et garder son équipe engagée. 

Conclusion

Gérer une équipe à distance est assez semblable à gérer une équipe au bureau, mais il faut simplement être plus conscient de nos responsabilités et objectifs. Les comportements à ne pas oublier sont : 

• L’attitude 
• et la connexion avec votre équipe dans le temps

Ne vous découragez pas,  vous allez devenir un meilleur gestionnaire grâce à cette capacité de gérer à distance. 

Si cet article vous donne envie d’écrire des objectifs plus clairs pour votre équipe, alors je vous encourage à allez lire article ci-dessous :

Comment définir un objectif et être SMART+ ?

Photo by Dayne Topkin on Unsplash