Les erreurs à ne pas faire pour vendre vos idées au travail !
Vous est-il déjà arrivé d’avoir une bonne idée et que personne ne semble vouloir la suivre ? Pire encore, une autre personne la présente et tout d’un coup, c’est bon ? Serait-il possible que vous n’ayez pas utilisé la bonne approche ? Car vendre ses idées au travail est un réel art et une compétence essentielle pour être un excellent gestionnaire. Voici donc quelques éléments que j’ai notés pendant ma carrière qu’il faut éviter de faire pour vendre au mieux vos idées. 1. Présenter le problème au lieu de l’opportunité d’amélioration Chaque fois que vous avez une idée, vous commencez par expliquer le problème, vous mettez de l’attention dessus et vous prenez tout le temps et l’énergie de vos collègues pour leur en parler. Mais écouter une personne qui se concentre continuellement sur les problématiques, c’est pénible avec le temps ! Une idée devrait toujours venir accompagnée d’une opportunité d’amélioration. Et idéalement, avec peu d’effort pour l’implémenter tout en obtenant un maximum d’impact. Par exemple, au lieu de dire : Hier encore, on a eu un problème (ou un tel a fait…). On dirait que c’est récurrent. On fait toujours la même erreur en équipe. On devrait mettre ce processus en place pour éviter ça. Hier, j’ai eu une idée suite à un événement : si on ajoute cette simple étape en équipe, on pourrait améliorer notre temps de réponse d’au moins 1 journée et gagner en fluidité. Qu’en dites-vous ? La première version = on n’est pas bon et on fait toujours des erreurs : on est obligé de s’améliorer. La deuxième version = j’ai trouvé une opportunité d’amélioration, et il s’agit d’une suggestion et non d’une action forcée. 2. Vous plaindre constamment En fait, l’idée ici est comme l’histoire où l’on crie « au loup ». Si chaque fois que vous avez envie qu’un élément change au travail et que vous commencez par vous plaindre, vos collègues ne verront qu’en vous une personne pénible et non la personne qui cherche à améliorer les choses. Étant donné que vous avez créé l’image d’une personne qui se plaint continuellement, quand vous allez présenter une idée, cela sera plus difficile. À noter que si vous êtes ce type de personne, je vous conseille d’aller lire cet article : Comment transformer vos frustrations en super pouvoir ? 3. Répéter la même idée trop souvent Vous pensez que vous avez mal expliqué votre idée la première fois ? Et vous revenez dessus par la suite deux, trois ou quatre fois ? Je peux vous garantir que cette habitude de ne pas lâcher prise produit un effet inverse sur votre équipe. Quand une idée n’est pas retenue, retournez au problème et trouvez une autre solution. Et posez-vous la question de savoir si le problème n’est visible que pour vous. Parfois, il faut simplement rendre le problème plus visible pour que les idées de solutions soient retenues. Pourquoi implanter une solution et faire des efforts pour un problème qui ne gêne que peu de personnes ? Alors, retournez à la « table à dessin » avant de vous lancer dans la répétition. Faites attention à ne pas vous brûler ! 4. Utilisez des mots forts et qui polarisent Un autre moyen de « tuer » une idée est d’utiliser des mots forts qui polarisent. Par exemple, dire : on a toujours ce problème on est jamais… personne ne fait attention chaque fois qu’on fait… Les mots qui polarisent sont souvent des mots qui ne laissent pas la place à d’autres interprétations. Vos collègues seront alors portés à argumenter sur la véracité de votre affirmation plutôt que de vous écouter. À la place, utilisez des mots plus précis et moins polarisants par exemple. La semaine dernière, j’ai noté 2 situations qui m’ont fait réfléchir à une idée il semble que parfois nous ayons… j’ai l’impression qu’il nous arrive d’oublier (ici, notez que je m’inclue…). Des mots qui permettent une variabilité dans l’analyse de la situation, des mots inclusifs et non accusateurs sont à employer si vous voulez faire passer une idée. 5. Présenter votre idée au mauvais moment Il est important de présenter ses idées à la bonne audience et au bon moment. Si l’énergie est tendue ou que votre équipe est en retard, votre idée sera beaucoup plus difficile à vendre. Alors, assurez-vous de la présenter quand l’énergie de votre équipe est bonne ! La clé, c’est le temps : utilisez-le à votre avantage ! Conclusion Cette semaine, prenez le temps d’analyser vos habitudes : est-ce que ce ne serait pas le moment d’en changer quelques-unes ? Quelle idée pourriez-vous choisir cette semaine pour pratiquer de manière différente ? Si vous avez envie de développer votre talent pour vendre vos idées, je vous invite à aller lire cet article. Comment vendre ses idées au travail ? Photo by Romson Preechawit on Unsplash
Comment arrêter de sonner comme le « plaignard » de service au travail ?
Êtes-vous de ceux qui ont ce « super » pouvoir de voir tout ce qui va mal ? De ceux qui voient l’origine des éléments à améliorer ? Si oui, c’est vraiment un super pouvoir ! Par contre, faites-vous partie de ceux qui expriment ces éléments toujours négativement ? Êtes-vous, en d’autres termes, le « chialeux » ou le « plaignard » de service ? Tellement que peut-être vos collègues ne vous écoutent plus ou peu ? Vous n’arrivez pas à dépasser l’étape d’identification du problème et vous aimeriez prendre plus de responsabilités pour qu’on vous donne la chance de régler, justement, les problèmes. Mais vous vous dites que ça n’arrivera jamais. C’est la façon dont vous présentez les problèmes qui drainent les autres. Personne n’aime travailler avec des personnes qui sont négatives. Et il faut changer votre approche pour vraiment utiliser votre « super » pouvoir de la bonne façon ! Comment détecter qu’on est le « chialeux » ou le « plaignard » de service ? C’est facile ! Vous avez déjà surement un doute. Juste au cas voici des éléments pour vous aider à le reconnaître. Vous n’arrivez pas à engager les autres pour qu’ils trouvent une solution au problème. On vous dit des phrases comme « OK pour signaler le problème, mais qu’est-ce que tu proposes comme solution ? » À chaque fois que vous partagez vos observations, vous le faites avec une énergie négative ou avec un ton cynique. Vous avez peut-être tendance à « exagérer » pour faire passer votre point et vous utilisez des mots qui polarisent tels que : toujours, jamais… Vous accusez peut-être même les autres de ne pas faire leur travail. Le management à bon dos, ils ne font pas…, c’est leur faute… Quand que votre patron vous demande « comment ça va ? », il y a toujours un « truc » qui ne va pas ! Peut-être que tous les éléments de cette liste ne vous concernent pas. Mais si vous vous reconnaissez dans un de ces éléments, c’est que vous êtes le chialeux de service… Posez-vous la question de savoir quand vous vous êtes plaint pour la dernière fois : si cela remonte à moins de six mois, c’est que vous êtes probablement le chialeux de service. Par expérience, je peux vous dire qu’il y a des personnes qui ne se plaindront jamais et pourtant, elles sont autant capables de voir les problèmes. Comment font-elles ? La solution pour arrêter d’être le plaignard de service est de transformer les problèmes en opportunités, pour soi et pour les autres ! Les étapes pour arrêter de vous plaindre continuellement 1. Accepter que la perfection n’existe pas Faites un peu d’introspection et demandez-vous si vous êtes du type « perfectionniste ». Vous avez une théorie sur comment les choses doivent être faites et vous y tenez absolument. D’ailleurs, vous l’avez peut-être même apprise à l’école ou dans votre dernière entreprise. Aujourd’hui, dans votre nouvel emploi, les choses fonctionnent différemment et vous vous dites qu’on n’agit pas correctement. `Il manque ceci ou cela pour que ça fonctionne vraiment bien… Mais est-ce vraiment le cas ? Demandez-vous de savoir quel est le vrai résultat attendu et s’il est nécessaire de… ? Les méthodes, l’organisation… sont différentes, mais est-ce qu’elles permettent à l’équipe d’avancer ? Pourquoi tenez-vous à une méthode en particulier ? Est-ce que cette méthode est votre définition de la perfection à atteindre ? Je vous donne un exemple. Il y a plusieurs années, je pensais que pour bien préparer une réunion, il fallait obligatoirement une présentation documentée pour expliquer les résultats. Je me posais la question de savoir comment il était possible de parler à son équipe et de présenter des résultats et des chiffres si on n’avait pas de présentation ? Un de mes patrons de l’époque détestait les présentations et cela m’a pris des mois pour le comprendre. Il avait l’idée qu’une présentation = une perte de temps. Perte de temps pour la préparer et perte de temps pendant la présentation parce que l’on suivait un script. Selon lui, une discussion ne pouvait pas être scriptée car sinon, cela ne laisse pas de place aux vrais échanges. Pourtant, j’avais appris dans mes anciennes entreprises qu’une bonne réunion était forcément préparée en format “présentation”. J’ai testé son approche et j’ai “lâché prise” par rapport à ma méthode soi-disant parfaite : je peux vous dire que j’ai ajouté un champ incroyable de possibilités à mes réunions ! 2. Tous les problèmes n’ont pas le même niveau d’importance Quand on voit la matrice des problèmes, il est possible que tous les détails aient la même importance. C’est d’ailleurs pour cela que l’on est capable de les voir. Par contre, lorsqu’on regarde l’ensemble des éléments, il faut être capable de prendre un peu de recul. L’idée est de regarder le fonctionnement de l’entreprise dans son ensemble. Quelle est la réalité de votre entreprise ? Son âge et la maturité des processus… Est-ce que cela fait 1 mois ou des années que c’est ainsi ? Quel est le type de défi auquel l’entreprise fait face ? Est-ce difficile de trouver des clients ? Ou d’être plus efficace ? Lorsqu’il est temps de trouver des clients, des problèmes de processus de documentation n’auront évidemment pas la même importance ! Est-ce que votre management déteste quelque chose, comme par exemple la bureaucratie ou les réunions scriptées ? Avec cette analyse, vous pourrez voir si le problème observé est au bon niveau de détail et s’il peut être réglé par l’entreprise et votre équipe. 3. Apprendre à parler d’un problème positivement Avant de partager une frustration ou un trésor avec vos collègues, faites l’exercice de penser et de répondre autrement. Soyez moins tranché dans vos affirmations et laissez le choix aux autres de trouver une solution en priorisant la problématique. Et surtout, soyez ouvert d’esprit sur les différentes solutions à mettre en œuvre ! 4. Il y a un bon timing pour toute chose La clé, c’est le temps ! Même si vous transformez vos observations positivement et que vous n’exigez pas la perfection, la clé, c’est vraiment le temps ! Vous allez difficilement faire passer une idée d’amélioration si l’équipe est dans l’urgence ou s’il y a de la tension entre des personnes. Il est important de comprendre et de
Les phrases à bannir absolument en tant que collègue !
Une bonne communication est essentielle en tant que leader ! Parfois, en tant que responsable, manager ou simplement collègue, on n’a pas de solution ou de temps pour aider les autres. Un collègue vient vous voir pour un conseil et on n’a pas nécessairement l’énergie, les idées ou du temps pour y répondre. On est débordé. On utilise ses phrases cassantes à bannir, au lieu de répondre « désolé, je manque de temps en ce moment » ou « j’ai la tête ailleurs, reviens me voir demain ». Ces phrases coupent la communication et le partage des trésors comme les émotions ou les intuitions… Il y a donc des phrases qu’il faut éviter de dire par réflexe afin d’éviter de couper la communication. Lorsque l’on est tenté de les dire, c’est le signal qu’il y a quelque chose qui ne va pas et qu’il est temps être attentif et à l’écoute de son équipe. Voici les phrases à ne pas dire à ses collaborateurs : Tu prends ça trop à cœur Tu t’en fais beaucoup trop pour rien Fais-moi confiance, tout va bien aller Ça n’arrivera pas Tu t’inquiètes pour rien Tu vois des problèmes là où il n’y en a pas Ce n’est pas grave Tu es trop stressé en ce moment, prends des vacances… Si vous étiez le récepteur de ces phrases, comment vous sentez-vous ? Avez-vous envie de continuer la conversation avec votre interlocuteur ? Lorsque l’on accuse quelqu’un d’être dans une émotion ou d’être trop de quelque chose, ce n’est jamais bon signe. Cela montre plutôt notre incapacité à absorber une information, à avoir une mauvaise gestion émotionnelle et notre interlocuteur entend surtout le message que vous n’avez pas envie d’écouter et surtout de prendre action. Et que faire si on a dit et/ou que l’on a envie de dire ces phrases ? Si la phrase nous a échappé, il faut rapidement corriger la situation en s’excusant et en revenant rapidement sur la cause, le pourquoi on a envie de les dire. Il faut faire une introspection. Mieux comprendre l’origine des problèmes ! Est-ce que je suis débordé dans ma fonction et que je n’ai pas le temps de prendre une nouvelle mission ? (vitesse) Ma charge mentale est déjà à pleine capacité (énergie) Je n’ai pas l’énergie d’écouter une personne avec ses soucis, ses inquiétudes, ses suggestions de solutions, ses observations… j’ai déjà trop à faire (énergie) Je manque de patience parce que XYZ (énergie) Je manque d’intérêt sur le sujet (fréquence) En général, il y a 3 types de causes à prendre en considération. J’en parle souvent et ce sont les éléments de « longueur d’onde ». Il faut penser à notre alignement temporel. On se rappelle que pour être sur la même longueur d’onde qu’une autre personne, on doit ajuster sa fréquence (sujet d’intérêt) et sa vitesse (vitesse à laquelle on peut solutionner la situation). Donc, si on veut être un bon collègue ou un manager efficace et aider en profondeur, on se doit de prendre de l’énergie (du temps) pour ajuster notre longueur d’onde. Et lorsqu’on lance ces phrases, c’est qu’on ne veut pas faire l’effort. Notre seul objectif est de se débarrasser de l’effort à faire, car on ne veut pas mettre de l’énergie pour ajuster notre vitesse ou notre fréquence dans le but d’être sur la même longueur d’onde que notre collègue. Il faut alors réaliser que c’est nous qui ne voulons pas nous déplacer ! Prenez garde de ne pas dire à l’autre de ne pas le faire, pour vous sentir mieux. Il faut assumer qu’en ce moment, on n’est tout simplement pas en mesure de le faire. Et ce, pour de bonnes ou mauvaises raisons ! Quoi dire au salarié à la place ? Assumez votre position et prenez votre part de responsabilité. Indiquez votre difficulté à vous ajuster à votre collègue. Dites la vérité et ne tournez pas autour du pot ! Par exemple : « je suis désolé, je sais que c’est important pour toi, j’e n’ai malheureusement pas le temps en ce moment pour t’aider, ou pas l’énergie pour le faire en ce moment… ». « Je sais que ton travail te tient à cœur et que tu y mets beaucoup d’engagement, je comprends ton point de vue et que tu aimerais qu’on prenne action immédiatement. Pour le moment, je ne vois pas de solution qui ne demande pas une surcharge pour moi ou pour l’équipe. Par contre, on garde en tête le risque et on voit en chemin si on trouve une solution simple à mettre en place ». « Merci pour le partage, je sens que c’est important. Est-ce qu’on peut en reparler à un autre moment ? ». « Je sais que c’est important pour toi, malheureusement, je ne sais pas quoi faire et ça me dépasse… ». Honnêtement, donner une réponse qui accuse réception du message et qui signale votre réelle intention est une meilleure façon de faire que de nier la réalité de votre collègue. Conclusion Regardez en face votre propre réalité et votre performance avant de juger celles de votre collègue. Évitez d’accuser l’autre négativement de vouloir faire son travail quand c’est vous qui avez potentiellement une limitation en ce moment. Faites une introspection. Et il n’y a rien de mal à dire qu’on n’est pas en mesure d’aider en ce moment. Cela dit, la clé c’est le temps et peut-être que demain sera un autre jour : votre vision des choses sera bien différente et vous serez peut-être en mesure d’aider effectivement votre collègue. Photo by Kai Pilger on Unsplash
Quand utiliser son autorité en tant que gestionnaire ?
Je ne sais pas si vous êtes comme moi, mais au début de ma carrière, je pensais que les gestionnaires utilisaient leur autorité pour prendre des décisions et faire avancer les choses. Je me disais « wow », ils prennent tellement de décisions et supervisent tellement de dossiers que j’étais impressionnée. En même temps, je pensais aussi que c’était leur niveau hiérarchique qui leur permettait de faire tout cela. Permettez-moi de vous dire aujourd’hui que ma compréhension de la réalité est bien différente. Un gestionnaire qui use de son autorité régulièrement risque de la perdre. Et je vous dirais même que cette autorité sera de moins en moins suivie d’effet, car beaucoup d’éléments lui seront cachés pour éviter les conflits au sein du groupe. On pense qu’être patron, c’est avoir du pouvoir. En fait, être patron, c’est d’abord guider, influencer, motiver et organiser. Il ne s’agit pas d’autorité, il s’agit d’utiliser les composantes du leadership. Alors quand j’entends les juniors me dirent qu’ils ont hâte d’être des « patrons » pour prendre des décisions, il est clair qu’ils sont passés à côté de quelque chose : ils ont un blind spot — angle mort, tout comme moi lorsque j’ai commencé ma carrière. Impact de l’utilisation de votre autorité D’abord la définition du Larousse du mot autorité : Pouvoir de décider ou de commander, d’imposer ses volontés à autrui. Avec les années d’expérience, je vous dirais que j’ai tenté quelquefois d’utiliser mon autorité pour prendre des décisions, forcer une direction en pensant que c’était la bonne chose à faire. Et je peux vous dire qu’à chaque fois, cela a laissé une trace indélébile sur l’équipe qui m’a demandé un gros effort pour corriger. L’utilisation de votre autorité affecte votre équipe négativement, car à chaque fois que vous l’utilisez, c’est que vous allez imposer quelque chose à votre équipe, ce faisant vous allez laisser une empreinte sur celle. Prendre une décision autoritaire, c’est comme si on forçait une personne à manger un sandwich alors qu’elle ne veut pas manger, ou encore, de la forcer à prendre une bouchée trop grosse : il y a des chances que le sandwich se digère mal… D’où la trace ! Idéalement, il est mieux de ne jamais utiliser son autorité autant que possible. Si jamais vous avez l’impression que le temps presse et qu’il faut être autoritaire pour avancer, voici quelques astuces pour y arriver. Découvrez les bonnes règles si vous devez utiliser votre autorité 1. Ne le faites pas trop souvent Pour vous aider à faire attention, je dirai que la règle est de ne pas le faire plus de 2 fois par année. Commencez à faire attention quand vous utilisez trop votre autorité. D’ailleurs, en êtes-vous vraiment conscient ? Étant donné que l’utilisation de l’autorité laisse des traces, se limiter à des occasions vraiment spéciales est la clé. De plus, cela donnera le temps à votre équipe de comprendre que c’est exceptionnel et non votre style de gestion. 2. Expliquer pourquoi vous allez utiliser votre autorité Prendre une décision autoritaire ne devrait pas être fait sur un coup de tête : cela devrait être calculé. Il faut réfléchir aux avantages et aux inconvénients. Vous devriez savoir pourquoi vous avez décidé de forcer une méthode, une décision ou un alignement. Donc, avant de vous lancer, vous devez comprendre pourquoi vous allez prendre une décision autoritaire. Par conséquent, il devrait être possible de donner la raison à votre équipe. Par exemple, il y a un délai court et nous n’avons pas le temps de trouver la meilleure solution ou il faut qu’on s’aligne rapidement sur une solution, alors j’ai décidé… Après le passage du moment difficile, il sera possible d’y revenir si nécessaire et d’ajuster le tir. 3. Prenez le temps d’écouter les trésors associés à votre décision imposée Après la prise de décision autoritaire, il faut prendre le temps d’écouter les trésors de chacun. Parfois, on ne sent pas qu’on a ni le temps ni l’énergie pour le faire. Et pourtant, il faut trouver un moyen d’obtenir des retours ou feedbacks. Ici, mon conseil est de le faire immédiatement après l’annonce de la prise de décision autoritaire. Sinon, dites à votre équipe de noter leur feedback et que les collaborateurs seront entendus plus tard, à l’occasion d’une session de rétroaction. Assurez-vous de mettre à jour votre agenda/calendrier : cette session ne doit pas être oubliée ! 4. Éviter de prendre une décision sous le coup de l’émotion Un nouvel événement arrive et vous n’êtes vraiment pas heureux avec la situation : cela vous embête. Sur le coup, vous prenez une décision rapide et qui est influencée par votre émotion d’irritation ou de frustration. Ce n’est clairement pas la bonne approche, car il vous sera alors impossible d’expliquer le pourquoi de votre décision puisqu’elle est influencée par vos émotions. Lorsque l’on est dans le monde de l’émotion, la rationalité est beaucoup plus difficile à percevoir. Par conséquent, ne prenez pas de décision lorsque votre pouls est à plus de 100 pulsations à la minute ! Prenez le temps de faire une pause : parfois 10 min peuvent suffire ! Ensuite, faites votre analyse à tête reposée et prenez tranquillement votre décision. Vous pouvez très bien le dire durant une rencontre, cela ne pose aucun problème. Par exemple, cette nouvelle information vient de me déstabiliser et j’ai besoin de temps pour l’absorber : je reviens vers vous très rapidement. 5. Développer vos compétences dès aujourd’hui avant même de devenir gestionnaire Ne perdez pas de temps : il est utile d’augmenter vos compétences en leadership. Pas besoin d’attendre d’être manager pour le faire ! Simplement, prenez quelques responsabilités qui impliquent l’organisation d’une équipe ou qui influent sur les prises de décision du groupe. Je vous conseille d’aller lire cet article pour comprendre les étapes de développement de carrière. Dans cet article, j’explique les différentes étapes pour développer vos compétences en leadership Conclusion Prenez conscience que lorsque vous utilisez votre autorité, il est nécessaire que le rationnel soit présent : ne laissez pas votre frustration ou votre désir personnel prendre le dessus, car cela pourrait vous coûter réellement votre
Les effets secondaires d’aller vite au travail
Ces derniers mois ont été chargés ! Ma vitesse était dans le tapis (expression québécoise — pédale dans le plancher). Chargés parce que j’ai pris des engagements avant la COVID qui n’ont pu être réalisés qu’après la diminution de l’épidémie, parce que j’ai dit oui au fait d’aider un ami en transition dans sa vie, et ce, même si moi-même j’étais également en transition. En fait, il y a plein de bonnes raisons qui font que j’ai dû augmenter la cadence et augmenter ma vitesse. Tout était organisé, minuté, il n’y avait plus beaucoup de place pour les surprises. Ces surprises inévitables, cet élément important que l’on doit prendre en considération pour une bonne gestion du temps. J’ai pris des pauses, fait des siestes, des méditations : tout cela m’a aidé. J’ai priorisé et suis passé en mode 80/20 régulièrement. et j’ai même trouvé le moyen d’éliminer des tâches secondaires pour en faire moins au total, tout en atteignant des résultats semblables. Tout a été mis en place pour accélérer. Et accéléré ma vitesse a été. Honnêtement, est-ce que je suis fière de moi ? En quelque sorte, oui : j’ai rempli tous mes engagements. Ma seule déception est l’impact que j’ai eu sur les autres… La qualité du service Saviez-vous que dans les hôtels de luxe, le personnel ne doit jamais marcher rapidement ou courir ? Il doit toujours donner l’impression qu’il est dans le contrôle, qu’il a du temps pour vous aider et répondre à vos questions. Et ce, même si c’est la panique. La raison est simple : toujours donner l’impression d’un service de qualité. Il est évident que vous n’allez pas poser une question ou déranger quelqu’un qui semble trop occupé. Par conséquent, c’est la même chose avec nos collègues, nos amis ou notre famille. Si l’on semble toujours en retard ou dans le stress, on risque de ne pas donner l’impression de pouvoir apporter un bon service. L’importance de la vitesse relative Vous êtes en vacances ou en journée de congé pendant que votre conjoint travaille ou encore, vous gardez vos enfants pendant leurs congés scolaires tandis que vous continuez à travailler… Il se peut même que votre patron vous fasse entrer en période de travail intense afin de terminer une tâche urgente… Vous êtes en retard et une personne âgée a besoin d’aide pour traverser la rue. Allez-vous être calme et avancer au rythme de la personne âgée, ou celle de vos enfants en vacances pendant que c’est l’urgence au travail ? Ou, allez-vous être tenté d’aider rapidement pour avancer vos dossiers ? Toutes ces situations peuvent créer des décalages dans nos attentes face aux situations. Si on est en mode rapide, une énergie particulière s’en dégage malgré nos bonnes intentions : les autres perçoivent que l’on est alors moins disponible. Par conséquent, notre vitesse relative aux autres se doit d’être bien calculée si l’on veut stimuler les bonnes interconnexions. Les effets secondaires de la vitesse En essayant de tout faire, de remplir tous nos engagements ; il arrive parfois que l’on passe à côté de belles opportunités qui nous sont précieuses. Et si l’on avance à une vitesse inadéquate trop longtemps, on peut vite se déconnecter de ce qui est réellement important. Pensez aux éléments tels que le niveau de détails, votre disponibilité ou votre flexibilité. Un niveau de détails réduit avec la vitesse Lorsque vous roulez en voiture, à vélo, ou que vous marchez dans la rue, avez-vous accès aux mêmes détails par rapport à tout ce qui vous entoure ? La fourmi n’est visible que si l’on marche. C’est la même chose avec la charge de travail et la vitesse que l’on s’impose dans notre vie. Si vous voulez avoir accès à certains détails qui sont importants pour vous, il faut ajuster votre vitesse. À chaque vitesse son niveau de détail. Et vous, à quelle vitesse voulez-vous rouler ? La disponibilité Plus on montre que l’on est pressé et moins on dégage de la disponibilité pour aider ou pour accompagner ses proches. Bien que l’on puisse ou que l’on veuille prendre du temps, l’autre ne perçoit pas cette disponibilité. Par conséquent, on pense être assez libre, mais en fait, tout ce que l’on dégage signale le contraire. La flexibilité Plus on agit rapidement et plus il est difficile de changer d’orientation. Si vous roulez à 200 km/h, il est impossible de vous retourner sur quelques mètres. Cependant, lorsque l’on marche, on peut changer d’orientation rapidement. À chaque vitesse existent une flexibilité et une capacité à pouvoir changer. Lorsque l’on choisit la vitesse, on réduit donc sa flexibilité. Quelle vitesse allez-vous choisir pour déterminer votre flexibilité ? Conclusion Je sais que je peux tout faire rapidement et encaisser une charge incroyable de travail. C’est très pratique ! D’ailleurs, mes proches trouvent que je suis une machine : ils veulent tous comprendre comment je fais, comme s’il s’agissait d’un pouvoir magique. Eh bien, je sais quand il est temps de ralentir pour être la personne que j’ai envie d’être. Cette vitesse a une limite dans le temps, afin de pouvoir garder mon équilibre. Car j’ai besoin de temps pour être disponible, flexible, à l’écoute… Des qualités qui me sont chères. Avancer rapidement et être une machine n’est pas ce que je recherche : ce n’est qu’un outil que je veux utiliser le moins possible. Et vous, allez-vous accepter de trouver votre bonne vitesse pour être la meilleure version de vous-même, et ce, même si cela vous demande de ralentir et d’en faire moins ? Photo by afiq fatah on Unsplash
Présentation livre – Le manager est un voyageur du temps
Et si vous faisiez du temps, votre meilleur allié pour réussir votre management ? Bonjour, je m’appelle Isabelle Dépatie et suis ici pour vous inviter à une révolution. Une vraie. De celle qui change en profondeur la vie ! Et en particulier, si vous souhaitez faire de votre existence une véritable réussite… Que vous soyez manager, responsable d’équipe, chef d’entreprise, indépendant, travailleur à domicile ou tout simplement, un homme ou une femme qui souhaitez vivre vos rêves, vous allez apprendre étape par étape à maîtriser enfin le temps et être heureux… Oui, vous serez vraiment plus épanoui(e) dans votre gestion du quotidien, je vous le garantis ! Cette méthode simple à mettre en œuvre mais terriblement efficace se nomme : Le manager est un voyageur du temps C’est tout simplement le titre de mon nouveau livre et j’ai mis dedans tout ce que j’ai pu apprendre de mes années passées dans différentes entreprises, de Bombardier à IBM, en passant par BIC et Angstrom Power, au Canada mais également dans différents pays comme la France, le Japon, le Royaume-Uni, Taiwan ou Dubaï… Mon activité de manager m’a amené à réfléchir sur les meilleures méthodes à adopter pour non seulement être performant mais surtout, dépasser les objectifs que l’on se fixe ! Et puis, j’ai pu compléter ces concepts novateurs en m’appuyant sur l’utilisation d’un vocabulaire scientifique précis pour mieux vous faire intégrer les articulations de ma méthode. C’est ainsi que vous découvrirez pourquoi les notions de longueur d’onde, fréquence, vitesse mais également énergie ou saut quantique sont incontournables pour illuminer votre vie et retrouver l’équilibre… Aujourd’hui, je partage tout mon savoir avec vous afin de booster votre carrière et votre performance professionnelle… Quelques mots pour mieux me connaître… Je suis diplômée en génie physique de l’Ecole Polytechnique de Montréal et j’exerce la fonction d’ingénieur et de manager. Durant ma carrière (qui n’est pas terminée !), j’ai eu à gérer des agendas surchargés, des équipes plus ou moins motivées et des résultats à atteindre coûte que coûte ! Cela n’a pas toujours été simple et j’ai dû mobiliser des ressources multiples et variées : et je peux vous dire qu’on n’apprend pas tout à l’école, même si c’est un enseignement de haut niveau ! J’ai donc testé de nombreuses méthodes, compilé sur des carnets mes réussites mais également mes échecs, obtenu des retours de mes équipes et même des suggestions souvent pertinentes pour augmenter mon leadership. Tout cela m’a permis de franchir des étapes importantes dans les entreprises avec qui je collaborais et de gravir les échelons. Et comme je sentais en moi que c’était ma mission de vie que de partager la réussite, je me suis décidé à tout compiler dans un livre facile à lire et dont les différentes étapes seraient simples à mettre en oeuvre grâce à des exercices pratiques très progressifs. Voilà pourquoi « Le manager est un voyageur du temps » est né ! Manager : pourquoi contrôler efficacement votre temps est indispensable ? Parce que c’est la clé utilisée par les plus grands décideurs, investisseurs, créateurs, managers et leaders pour concrétiser leurs actions au sein de leurs entreprises. Chaque minute, vous devez faire des choix : prioriser telle ou telle tâche en interne, délivrer ou pas une information à un collaborateur, rédiger un courriel, préparer un rapport, donner du feedback, organiser une réunion et trouver la meilleure date possible, vérifier l’évolution de votre business et l’atteinte des objectifs… ou pas ! On ressent alors, presque obligatoirement, un stress important qui peut même nous amener à faire des erreurs. On peut se sentir rapidement dépassé par le nombre de tâches à réaliser dans une journée, surtout que la gestion du télétravail se rajoute au nombre des obligations. L’impression de ne plus rien maîtriser du tout peut également faire irruption dans notre vie professionnelle, avec des angoisses très fortes à la clé comme si nous étions sur un radeau qui dérive sur l’océan, à la merci des vagues et des courants… Imaginez simplement que vous sachiez exactement quoi faire, au bon moment, et avec telle ou telle personne tout en ayant avec vous les documents nécessaires dans le calme et la sérénité. Ne serait-ce pas l’idéal ? Eh bien c’est cela pratiquer l’alignement temporel efficace ! Un vocabulaire précis, issu des sciences, au coeur de votre (r)évolution ? J’ai vite compris qu’utiliser un vocabulaire particulier venant du monde scientifique parlait beaucoup plus vite à la conscience qu’une longue succession d’explications et de présentation de concepts. Par exemple, dans le domaine de la communication du manager, j’ai pu ainsi créer des outils puis partager des tableaux faciles à comprendre et qui vont vous permettre d’ajuster presque en temps réel votre discours afin que vos mots aient un impact fort auprès des salariés (maîtrise du niveau de détail idéal et prise en compte de la vitesse de transmission des informations). Ou bien, dans le domaine de la gestion de projet, vous intégrerez de manière synthétique les quatre grands types de personnalité (planificateur, développeur de stratégie, visionnaire agile ou urgentiste) accompagnés des conseils adéquats pour savoir comment réagir au mieux ! Et c’est cette même simplicité efficace que vous retrouverez dans tous les chapitres de ma méthode ! Devenir un manager incontesté en maîtrisant votre temps Etre un leader capable d’apprendre du passé, de se plonger dans l’instant présent tout en visualisant et en organisant son futur est un but que je vous aiderai à atteindre avec peu d’efforts. Car c’est une capacité indispensable pour vraiment réussir et gérer du mieux possible vos collaborateurs. Je suis sûre que nous avons la même définition du succès, c’est-à-dire celui qui vous permet de véritablement vous surpasser sans vous perdre, en restant toujours vous-même. Et moi, Isabelle Dépatie, je vous prends par la main pour vous emmener, grâce à une lecture agréable, sur un chemin qui vous propulsera vers la performance, à un niveau que vous n’auriez même pas imaginé quelques mois auparavant… Avec ma méthode « Le manager est un voyageur du temps », pas de fausses
Est-ce que vous êtes du type « manager up » sans le savoir ?
Vous avez sûrement entendu parler de cette expression « manager up ». Vous l’avez peut-être vous-même utilisée pour parler d’un collègue ? Mais vous êtes-vous posé la question de savoir si vous êtes de ceux que l’on caractérise comme une personne « manager up » ? Car ce n’est que très rarement qu’un collègue nous le dira de peur de nous froisser… Manager up: signification « Manager up » de l’anglais – « Managing up » veut dire établir une relation de travail fructueuse avec un supérieur, un gestionnaire ou un employeur. Lorsque l’on « manage up » uniquement et que l’on utilise cette expression pour définir le style de quelqu’un : « Manager up » veut dire que vous passez presque la totalité de votre temps à répondre aux attentes du management supérieur et que vous ne portez que peu d’attention à répondre aux besoins des vos collègues à votre niveau ou au niveau hiérarchique inférieur. Désolé je n’ai pas trouvé l’expression équivalente en Français . SVP mettre dans les commentaires si vous la savez. Exemple de comportements des personnes qui « managent up » ! 1. Priorise toujours le supérieur le plus haut Votre collègue vous a demandé un rapport, de participer à une rencontre ou de l’aider à prendre une décision. Mais si l’un de vos patrons vous demande quelque chose, vous allez répondre à la demande du patron avant celle de votre collègue presque systématiquement : votre collègue peut bien attendre. 2 L’invitation à une rencontre de collègues est optionnelle Vos collègues, vos employés, votre équipe organisent une rencontre, mais votre tendance naturelle est de penser que cette rencontre est optionnelle. Pas besoin d’y aller. Et de plus, vous avez cette demande du patron qui doit avancer : pas le temps de participer à ces rencontres optionnelles. Et pas besoin non plus d’avertir mes collègues que je ne serai pas présent, car il s’agit d’une réunion optionnelle : les seules rencontres obligatoires sont les rendez-vous avec les patrons. 3. Votre collègue attend depuis des mois Vous avez une tâche sur votre liste qui est là depuis des mois. Votre collègue vous a même relancé. Et vous n’arrivez jamais à la faire, vous n’avez jamais le temps : il y a toujours d’autres urgences plus importantes, surtout celles qui viennent des patrons. Pas de temps à perdre avec des tâches de moindre importance, il faut suivre la règle du 80/20. Vos patrons n’ont jamais attendu pour rien, par contre vos collègues, oui… 4. Vous avez l’habitude de copier les patrons Lorsque vous demandez des choses aux autres, vous avez l’habitude de copier les patrons de peur que la tâche ne se fasse pas. Vous comprenez bien comment les priorités fonctionnent. Si les patrons ne sont pas au courant, les tâches ne se font pas. D’ailleurs, vous détestez quand les autres copient votre patron pour vous forcer à faire une tâche. Comment changer ? D’abord, voulez-vous changer ou pensez-vous que votre approche de « manager up » entraîne des soucis pour vos collègues ? Dans tous les cas, sachez qu’avec le temps, on vous qualifiera forcément de « manager up ». Et cette étiquette pourrait vous empêcher d’avancer dans votre carrière. Pour évoluer, il faut que vous preniez le temps de changer votre mode de priorisation. Tous les collaborateurs, dans une entreprise, jouent un rôle : c’est votre responsabilité de les aider et dites-vous que certaines personnes, un jour, pourraient devenir votre supérieur. Si un collaborateur vous demande plus de 2 fois de faire une tâche, c’est un signe que vous ne la priorisez pas. Si vous pensez réellement que ce n’est pas important, dites-le franchement au lieu de « ghoster » votre collègue ou de vous trouver des excuses la prochaine fois qu’il aura relancé la demande. Quoi faire avec un collègue qui « manage up » ? Honnêtement, il n’y a pas beaucoup d’options. Envoyez-lui cet article, peut-être qu’il comprendra le message… Copiez les patrons sur les éléments les plus importants, autant par email que pour les rencontres ! Trouvez des solutions pour faire avancer les tâches sans la personne : par exemple, faites-lui simplement réviser les documents et les rapports Prenez des décisions et envoyez le résumé à la personne et aux patrons en copie Pour gérer une personne qui « manage up », il faut nous même « manager up ». Mais cela n’est peut-être pas naturel pour certains d’entre vous. En général, il faut un grand choc à une personne qui « manage up » pour changer son mode de fonctionnement. Car la personne a généralement déterminé que c’est la bonne méthode de gestion pour ses priorités. Cette méthode lui a bien servi et a réduit sa charge de travail. Donc, vous devez utiliser son système de priorité. Si vous avez besoin absolument qu’une tâche soit accomplie, vous n’aurez pas d’autre choix que de passer par son patron. Et si son supérieur « manage up » également : bonne chance, car votre chemin sera long pour faire déplacer la personne ! Expérience personnelle J’ai réussi une fois dans ma carrière à influencer une collègue qui manageait up, à changer son point de vue. C’était une bonne amie gestionnaire et on était les deux seules femmes dans l’équipe de gestion : cela nous a permis de tisser des liens. J’ai réussi à l’aider en la faisant participer à une évaluation 360, qu’elle m’a demandée pour une de ses formations de gestionnaire exécutive. Par la suite, elle m’a posé des questions sur le feedback qu’elle avait reçu car c’était une demande de son coach. Et je l’ai aidée, bien entendu. Mon feedback a été entendu mais je peux vous dire que cela n’a pas été facile, car on parle d’un système de valeur profondément ancrée chez une personne. Une chance qu’elle était une amie et qu’elle savait que je voulais son bien. Cette discussion n’a pas été des plus faciles et j’ai pu prendre en compte l’autre côté de la médaille : elle se disait débordée et c’est pour ça qu’elle n’arrivait jamais à faire plus que ce que les patrons demandaient. Elle a compris qu’elle devait dire « non » et faire attendre ses supérieurs pour pouvoir répondre à ses collègues. Dire
Soyez courageux ne « ghoster » pas vos collègues au travail !
Le « ghosting », de l’anglais « ghost » (fantôme), est une manière cruelle de gérer ses relations et ses responsabilités. Il s’agit de disparaître sans donner de nouvelles. Au travail, cette technique consiste à éviter de parler ou de répondre à un collègue pour éviter un conflit, des engagements ou des conversations difficiles. Il y a de fortes chances que vous ayez déjà « ghosté » ou été « ghosté ». On vous demande quelque chose et vous ne répondez pas, ou encore, on vous invite à une rencontre pour faire avancer un dossier important, mais vous avez d’autres priorités. Au lieu de contacter la personne pour trouver une solution, vous déclinez tout simplement l’invitation, sans rien dire. Vous vous dites, si elle a vraiment besoin de moi, la personne me recontactera. Et pourtant, vous auriez pu prendre les devants, communiquer avec la personne et lui dire que vous ne pouviez pas venir et trouver une solution. Par exemple, vous pouviez parler avec elle avant la rencontre ou encore, déplacer tout simplement la rencontre. Mais non, vous avez décidé de prendre le chemin le plus facile, transférer à l’autre et ghoster sans donner de nouvelles… On l’a tous fait et on est toujours coupable. Mais il est important que ce mauvais comportement s’arrête et qu’on commence enfin à être courageux au travail. Voici comment s’y prendre pour arrêter cette mauvaise habitude ! 1. Apprendre à dire non Commencez par vous sentir à l’aise pour dire « non » plus tôt et souvent. Pour vous aider à développer ce talent, je vous invite à aller lire cet article : dire non une vraie compétence. Dire non est un art, car il s’agit tout simplement de trouver le bon angle, et ce, même si vous avez peur de décevoir vos collègues ou de ne pas être aimé par vos patrons. Fixer une limite claire peut vous aider à conserver votre pertinence professionnelle sur le long terme. Dire oui à tout et « ghoster » par la suite pour fuir ses engagements n’est pas un signe de fiabilité. 2. Apprendre à avoir des conversations difficiles Ensuite, si vous vous engagez à quelque chose et que cela ne se passe pas comme prévu, ne laissez pas vos attentes ou votre perfectionnisme vous empêcher de communiquer. Il est important de communiquer, même lorsque les choses ne vont pas comme prévu : « ghoster » son collègue, ne rien lui dire et espérer que les choses s’arrangent d’elles-mêmes ne s’appelle pas « prendre ses responsabilités ». Par exemple, vous avez à terminer un dossier d’ici vendredi et finalement, vous avez des imprévus qui font que vous ne pourrez pas tenir ce délai. Au lieu d’attendre vendredi et de « ghoster » votre collègue, communiquez dès que possible avec lui. N’attendez pas le vendredi pour communiquer la mauvaise nouvelle. Dites-vous qu’il pourrait peut-être vous aider ou encore, que d’autres éléments sont survenus qui font que ce vendredi n’est plus aussi critique. Et si vous devez annoncer une mauvaise nouvelle, il vaut toujours mieux être franc que de ne rien dire du tout. Je vous invite aussi à lire cet article : comment oser dire ce que l’on pense ? 3. Apprendre à gérer ses trésors Vous ressentez une émotion importante pendant une rencontre, c’est ce que j’appelle un trésor. Votre instinct vous dit que l’approche n’est pas bonne et que l’on va droit dans le mur. Au lieu de communiquer avec votre équipe, vous décidez de ne pas vous engager et peut-être même de vous tenir loin du projet. Vous passez en mode, « j’attends qu’on me demande ». Eh bien, au lieu d’utiliser votre trésor à aider votre équipe, vous avez décidé de vous éloigner et de « ghoster » vos collaborateurs. Vous n’avez pas communiqué et vous vous tenez loin de la conversation. Les trésors sont très importants pour l’amélioration continue et pour l’atteinte des objectifs. Si vous ne les utilisez pas en « ghostant » votre équipe, vous avez pris le chemin facile. Vous avez laissé la mauvaise habitude du « ghosting » l’emporter. Nous avons tous un point de vue qui aide à identifier les meilleures approches pour atteindre le plus rapidement les objectifs : ne « ghostez » pas votre équipe et profitez de ce qu’elle peut apporter. 4. Apprendre à gérer son temps Évitez de mettre un collègue dans une mauvaise posture. Ne pas accepter une rencontre et le dire à la dernière minute, c’est une mauvaise organisation. Prenez le temps de regarder les rencontres que vous avez organisées pendant votre semaine. Prenez le temps de vérifier s’il vous est possible d’aller à tous les rendez-vous et si vous pouvez tous les préparer correctement. Sinon, avertissez le plus rapidement possible vos collègues. Personnellement, je regarde durant les vendredis fins de journée le planning de la semaine suivante et je vérifie que je n’ai pas trop pris de rendez-vous. Si c’est le cas, j’avertis immédiatement pour trouver des solutions. Conclusion Vous « ghostez » vos collègues sans vous en rendre compte ? Le mot d’ordre pour éviter cette mauvaise habitude est COMMUNICATION IMMÉDIATE. N’attendez pas pour prendre une décision ou faire une action et communiquez avec vos collègues, même si c’est difficile ! Photo by Diana Polekhina on Unsplash
En faites-vous trop au travail ?
Malheureusement, j’ai trop souvent cette discussion avec des collègues et amis. On veut tellement bien faire et veut être le meilleur employé, le meilleur collègue, le meilleur patron et on oublie qu’il y a une limite à respecter, celle de l’équilibre dans nos vies. On se donne tellement dans notre métier qu’on perd de vue que la vie ce n’est pas que le travail. Alors comment peut-on détecter que notre désir de réussir professionnellement envahit notre vie et que l’on est submergé ? Les 7 signes que l’on en fait trop au travail 1. Pas le temps de réfléchir Votre journée est un feu roulant. Pas le temps de prendre de pause : on passe d’une réunion ou d’une tâche à l’autre tous les jours sans exception. Et vous devez donc travailler le soir pour finir votre travail. Solution : bookez des réunions avec vous-même où vous ne serez pas dérangé ! Le ratio minimum selon moi est de 3 h/5 h par jour : 3 h de travail concentré et 5 h de réunion. Le mieux serait encore de passer moins de temps en réunion, mais peut-être que votre travail s’accomplit également en rencontrant les autres : c’est à vous de voir. Pendant vos 3 h, accordez-vous du temps pour : réfléchir communiquer, c’est-à-dire partager votre savoir et le développement de vos activités planifier et visualiser le futur avec les risques possibles les surprises ou les imprévus écouter vos collègues 2. Pas assez d’énergie quand vous arrivez à la maison Vous arrivez à la maison et vous n’avez plus de force pour faire à manger. Ou encore, les enfants vous irritent et vous n’êtes pas capable de réellement les écouter. Vous n’avez pas d’énergie pour préparer les activités du weekend ou faire des plans pour vos prochaines vacances. Votre weekend sert régulièrement à vous reposer et à récupérer de votre semaine de travail. Si vous n’avez pas assez d’entrain pour faire autre chose que de rester à la maison à regarder Netflix, c’est qu’il y a déséquilibre : il est possible que cela arrive, mais il ne faudrait pas que cela devienne la norme. Si cela se répète souvent, c’est que le déséquilibre est profond. 3. Vous apportez régulièrement du travail à la maison Il n’est pas normal de rapporter régulièrement du travail à la maison, je veux dire tous les jours et tous les weekends. Si c’est votre cas, demandez-vous si votre travail ne serait pas devenu votre passe-temps « favori » ou qu’il aurait remplacé vos projets personnels. Car on a tous besoin d’activités pour remplir le vide. Mais avec le temps, le risque est que le travail prenne une trop grande place. Et plus le travail prend de la place et plus on se soumet à lui : c’est là que les frustrations et les irritations augmentent. La boucle d’énergie négative se met alors en marche… Pour éviter d’en faire trop avec le travail à la maison, remplissez ce vide par des activités et projets personnels comme organiser la maison ou passer du temps de qualité avec votre famille ou vos amis. Lancez-vous des défis d’apprentissage : apprenez par exemple une nouvelle façon de cuisiner ou développez de nouvelles passions comme le sport ou la création artistique… 4. Une surprise arrive et vous êtes irrité Vous n’avez plus d’énergie pour vous ajuster aux surprises, aux nouvelles informations ou aux changements de dernière minute, car vous êtes constamment sous pression : un collègue a oublié de partager une information et c’est un problème qui devient « énorme » ! Selon vous il est alors IMPÉRATIF de mettre un processus en place pour éviter que cela n’arrive plus dans le futur, aucune place aux surprises, problèmes n’est possibles. Si votre patron vous demande de changer de priorité, vous considérez que c’est une girouette. Vous êtes incapable d’accepter simplement que les priorités changent. Et si une réunion vient d’être organisée à la dernière minute, cela vous dérange et vous met immédiatement de mauvaise humeur. La raison est que vous n’avez plus assez d’énergie pour voir les surprises comme des opportunités. Vous en faites peut-être tout simplement trop ! 5. Vous êtes toujours surbooké(e) Votre agenda n’est pas rempli, il est doublement rempli ! Vous devez constamment refuser des rendez-vous et gérer les attentes des autres. Ce n’est pas une soutenable que d’être constamment « double » booké(e). Sans compter l’énergie que vous perdez à vous sentir incapable de fournir les attentes de votre entreprise… 6. Vous oubliez souvent des choses Il y a tellement d’éléments à gérer que votre système d’organisation n’arrive pas à tenir. Il est possible que vous puissiez améliorer vos méthodes, mais d’ici là, vous avez trop à faire. Oublier un élément une fois de temps en temps, c’est OK. Mais oublier des points importants toutes les semaines, c’est un vrai problème. 7. Vous êtes souvent en retard On vous fait souvent des suivis et l’on vous demande régulièrement de terminer une tâche, car vous êtes régulièrement en retard. Il s’agit d’un autre signe que vous en avez trop sur le dos… Conclusion Faites l’analyse pour savoir si vous en faites réellement trop. Si oui, que devez-vous choisir de réaliser et à quoi devriez-vous dire non ? Dites oui à ce qui vous donne de l’énergie et refusez de faire ce qui n’apporte aucune valeur ajoutée. La vie est trop courte pour n’avoir que le travail comme objectif : recherchez plutôt l’équilibre dans votre existence ! Photo by Luis Villasmil on Unsplash
Comment responsabiliser son équipe ?
Avez-vous déjà été constaté la difficulté qu’on éprouve parfois à traduire efficacement en français certains mots anglais ? Quand un collègue anglophone nous demande par exemple « How do we make our team more accountable? », nous sentons que nous sommes dans une impasse, car l’équivalent du mot accountable n’existe pas vraiment en français. Nous avons certes le mot responsable, mais celui-ci pourrait très bien se traduire par le mot responsible. Cette question nous amène à pousser notre réflexion plus loin. Qu’est-ce qui explique qu’une équipe est plus engagée qu’une autre ? Qu’est-ce qui la rend plus indépendante ou plus épanouie ? Serait-ce le fait d’être plus responsable, plus accountable comme, diraient nos collègues anglophones ? Deux étapes pour responsabiliser une équipe 1. Clarifier les rôles et les responsabilités de chacun en tout temps Pour que votre équipe soit responsable, vous devez être clair sur ce que vous attendez de chacun des membres. S’ils ne connaissent pas les limites de leurs décisions et de leur autorité, cela limitera la rapidité de leur prise de décision et leur initiative. Lors de l’embauche d’un nouvel employé, vous prenez le temps de lui expliquer son poste et ses responsabilités générales. C’est un bon point de départ, mais votre travail de leader n’est pas terminé. Connaître la définition initiale de son poste et connaître son rôle dans un projet ainsi que la structure de l’entreprise ne veut pas dire exactement la même chose. Les situations changent et l’entreprise évolue ; c’est pourquoi il faut régulièrement clarifier ce point. Nous oublions souvent l’effet du temps sur nos systèmes. La description des tâches, des rôles et des responsabilités doit elle aussi évoluer. Pour augmenter la responsabilisation des équipes, il faut mettre en place des outils qui aident chacun des membres à comprendre son rôle et ses responsabilités dans un contexte évolutif. La structure des activités de son équipe Afin de bien choisir les outils que vous utiliserez, il est important de prendre en considération ce qui compose les tâches et les responsabilités de votre équipe. Dans la plupart des équipes, il existe deux types d’activités : les projets et les systèmes. Les projets ont souvent des objectifs précis et une durée fixe dans le temps. Les systèmes sont plutôt là en continu et aident à supporter l’ensemble des activités de l’entreprise. Pour vous assurer que les rôles et les responsabilités de chacun soient clairs en tout temps, vous pouvez utiliser ces deux outils : la matrice RACI pour les projets et la compréhension de vos processus pour les systèmes. Dans le cas de la matrice RACI, vous l’utiliserez en début et en cours de projet. Quant aux processus, ils supporteront les systèmes, mais aussi les dynamiques et les interliens entre les départements de votre organisation. La matrice RACI La matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted et Informed) aide à identifier les rôles et les responsabilités de chacun dans un projet. Le but consiste à prendre le projet et à le décortiquer en étapes, en considérant les tâches, les jalons (milestones) et les prises de décision importantes, ou tout autre élément qui pourrait être intéressant d’analyser. Il faut, ensuite, partir de la structure organisationnelle du projet afin de créer le deuxième axe de la matrice. Si vous n’avez pas vraiment de structure organisationnelle, pensez aux rôles importants que les différentes parties prenantes doivent remplir pour réaliser le projet (gestionnaire du projet, commanditaires, utilisateurs du produit, spécialistes, personnes techniques, départements de finance, de marketing, etc.). Identification des rôles Enfin, il faut identifier, pour chacune des cases de la matrice, si la personne est : R : celle qui RÉALISE la tâche ou l’activité ; A : celle qui est responsable d’APPROUVER (accountable, approver). Bien souvent la personne qui réalise l’action sera responsable, mais il arrive que ce ne soit pas le cas. Un technicien qui assiste un ingénieur lors de la création d’un plan, par exemple, réalisera l’activité, mais la responsabilité de l’action sera celle de l’ingénieur. C’est la même chose pour l’assistante qui corrige un texte, mais qui n’est pas responsable de la qualité et de la validité des informations transmises ; C : toutes les personnes qui doivent être CONSULTÉES avant une prise de décision. La liste ne devrait pas être très longue, car s’il y a trop de personnes à consulter, cela ralentit les projets et donne souvent une mauvaise perception des rôles et des responsabilités assumés ; I : toutes les personnes qui doivent être INFORMÉES en cours de projet, une fois les plans fixés et les décisions pris. À noter que le niveau d’information peut varier en fonction de la personne. Vous pourriez, pour vous aider, créer trois niveaux de communication et établir ensuite des listes de distribution adéquates pour informer les bonnes personnes au bon moment. L’idéal est de créer cette matrice en équipe. Vous serez surpris de voir à quel point chacun perçoit les rôles à assumer de façon différente. Le plus important n’est pas d’avoir une matrice parfaite, mais d’atteindre un consensus. C’est la discussion qui accompagne la création de la matrice qui est cruciale. La compréhension de vos processus Peu de personnes se rendent compte que les processus sont là pour lier les différents systèmes entre eux et pour connecter les structures organisationnelles. Par exemple, le processus d’achat est là pour faire le lien entre le département de comptabilité, les ingénieurs, les ouvriers et le management. Ces processus favorisent l’interaction entre les groupes et permettent de connaître les limites des responsabilités de votre département par rapport aux autres départements. Les processus peuvent aussi permettre de renforcer des méthodes de travail afin d’atteindre une qualité supérieure. Il est donc important de connaître la liste des processus de votre entreprise qui ont des effets sur votre équipe et aussi d’identifier les processus internes à votre groupe. Par la suite, il faut s’assurer qu’ils soient solides. Lorsque vous maîtrisez les processus, il est plus facile de vous préparer, de consulter et d’informer les bonnes personnes au bon moment, mais aussi de comprendre vos responsabilités, ce qui vous permet de prendre les bonnes décisions. L’important est de régulièrement vous assurer que les processus fondamentaux qui touchent votre équipe soient connus et compris. 2. Présenter les résultats, évaluer et