Bilan sur les règles de la vidéoconférence

Peter H. Diamandis, un entrepreneur, conférencier, auteur en innovation, que je suis sur les réseaux, a partagé récemment un résumé de ce qu’il faut et ne faut pas faire en visioconférence si vous présentez votre projet à des investisseurs. Il s’est entouré de plusieurs de ses connaissances dans le monde des investisseurs pour arriver à ces conclusions. Selon Peter, certains des conseils qu’il a obtenus de leur part n’ont pas de prix ! J’ajouterais, personnellement, que ces conseils sont aussi valables dans notre vie professionnelle de tous les jours, que vous vous adressiez à des investisseurs, des intervenants extérieurs ou à des collègues. J’ai donc décidé de vous les partager, en y ajoutant ma touche personnelle (évidemment !). 

À NE PAS FAIRE :

Le visuel

• Manger pendant votre présentation.
• Être trop décontracté. Évitez d’être en pyjama, ou de donner l’impression que vous venez de sortir du lit. 
• Négliger votre arrière-plan et votre éclairage. Prenez le temps d’organiser votre environnement et d’ajuster votre éclairage. Ne pas prendre le temps de nettoyer votre arrière-plan donne l’impression que vos interlocuteurs ne sont pas importants et qu’il n’était pas nécessaire de vous préparer.
• Ne pas regarder la caméra. Vous voulez que votre interlocuteur sache que vous êtes concentré et que la conversation vous intéresse. J’ai malheureusement déjà vu des personnes répondre à leur téléphone pendant une vidéoconférence, ou même envoyer des messages. 

La préparation et la présentation

• Arriver en retard. Faites votre possible pour être à l’heure, idéalement essayez même de vous connecter quelques minutes à l’avance. (Je sais que c’est difficile lorsque les appels se succèdent sans pauses !)
• Envoyer un message privé à tout le monde. Avant d’envoyer votre message dans le chat de la visioconférence vérifier bien à qui vous l’envoyez !
• Arrêter le partage de présentation dès que possible. Essayez dans la mesure du possible de minimiser votre temps de présentation pour revenir à un mode qui permet à vos interlocuteurs de vous voir. L’objectif d’une rencontre synchronisée est d’échanger. 
• Ne pas « lire la salle ». C’est comme en théâtre il faut s’adapter à son public. C’est plus difficile de le faire en vidéoconférence, mais il est très important de s’ajuster. Faites des pauses, vérifiez s’il y a des questions et encouragez les échanges.
• Faire un monologue. Vous risquez de perdre l’attention de vos interlocuteurs et les encourager à faire autre chose en même temps ! Encore une fois, faites des pauses et assurez-vous que votre auditoire vous suit.
• Ne pas vous engager avec votre équipe. Si des membres de votre équipe sont présents sur l’appel, mais que vous ne leur donnez pas la possibilité de présenter ou de participer, alors pourquoi sont-ils là pour présenter avec vous ? Profitez de ces appels pour montrer que vous êtes un joueur d’équipe.

Les astuces pour impressionner vos interlocuteurs

Préparez-vous

• Envoyez les documents avant la réunion. Mais ne partez pas du principe qu’ils ont tout lu et tout comprit. Démarrez la réunion en récapitulant et en résumant ce que vous leur avez envoyé.
• Faites vos recherches sur vos interlocuteurs. Pour les rencontres avec des personnes travaillant hors de votre entreprise, prenez le temps de vous renseigner sur les personnes que vous allez rencontrer. Quels sont leurs centres d’intérêt, vos liens communs ? Cela peut vous aider à créer un lien et à rendre la rencontre plus conviviale.
• Donnez-vous suffisamment de temps. Si possible, planifiez une réunion d’une heure, mais n’utilisez que la moitié pour votre présentation et conservez le reste de votre temps pour la discussion et les questions/réponses.

Pendant la présentation

• Établissez une connexion. Prenez le temps de vous présenter et de découvrir qui sont vos interlocuteurs avant de vous lancer dans la présentation Posez quelques questions dès le départ pour installer un mode ou la conversation est bidirectionnelle, évitez le mode-conférence.
• Gardez un niveau d’énergie élevée. C’est un point important qui vous permet de garder votre public engagé. Si vous n’êtes pas vous-même enthousiasmé par ce que vous êtes en train de présenter, pourquoi vos interlocuteurs devraient-ils l’être ? Vous pouvez par exemple décider de rester debout pendant votre présentation pour générer de l’énergie/de l’enthousiasme.
• Maintenez un contact visuel. Parlez directement à votre public, pensez à regarder la lumière à côté de la caméra de votre ordinateur.
• Faites participer votre équipe. Vérifiez que chaque membre présent dans la rencontre à un rôle à jouer. Votre capacité à bien travailler en équipe en personne peut également se communiquer en vidéoconférence.

Vers la fin de la présentation

• Avoir suffisamment de temps pour les questions et réponses. La partie la plus importante de votre réunion commence APRÈS avoir terminé la réunion d’information (briefing). C’est à ce moment que les interlocuteurs peuvent vous poser des questions et dialoguer avec vous.
• N’oubliez pas de dire merci. 
• Pensez à la prochaine étape. Assurez-vous de demander une rétroaction immédiate et pensez à définir avec vos interlocuteurs quelle serait la prochaine étape.

La clé c’est le temps

Les astuces mentionnées plus haut sont toutes assez évidentes et pourtant il arrive très souvent que les entrepreneurs ne prennent même pas le temps de les suivre lorsqu’ils rencontrent des investisseurs potentiels. L’importance d’optimiser l’impact des vidéoconférences ne semble pas encore intégrée par tous. Soyez des précurseurs, et influencez votre entourage à mettre en place de bonnes pratiques. 

Encore une fois, la clé c’est le temps. Si vous prenez conscience qu’une vidéoconférence est un moment de synchronisation stratégique pour échanger avec les autres, vous allez vouloir tirer le meilleur de cette ressource précieuse. Avant de lancer une invitation pour une vidéoconférence, demandez-vous pourquoi vous avez besoin que votre équipe ou vos interlocuteurs externes se synchronisent pendant une heure. Vous pourrez ensuite décider si la vidéoconférence est le meilleur moyen de communiquer et d’atteindre votre objectif.

Les différentes raisons d’organiser des vidéoconférences

Pourquoi devez-vous organiser des vidéoconférences ? Quelle est la motivation de se rencontrer ? La plupart du temps c’est pour échanger et partager et plus précisément au travail, il existe plusieurs types de rencontres comme :

• La mise à jour qui permet de parler de l’avancement de projet,
• La rencontre informationnelle qui permet l’échange d’information,
• La rencontre organisationnelle qui offre la possibilité de faire la planification des prochaines étapes en équipe,
• La rencontre décisionnelle qui regroupe les personnes nécessaires à la prise de décision,
• La recherche de solution qui permet d’échanger sur des solutions possibles et de trouver des idées,
• La rencontre de développement de l’équipe qui aide à développer les relations entre les membres de l’équipe et à mettre en place la culture de l’équipe,
• La rencontre de rétroaction qui sert à apprendre du passé afin d’être plus efficace dans le futur.

Il arrive aussi qu’une rencontre possède plus d’un objectif, mais quel que soit l’objectif vous devez avoir une bonne interaction entre les participants de ces rencontres. S’il n’y a pas d’interaction, c’est que vous n’avez peut-être pas identifié le meilleur mode de communication pour atteindre vos objectifs et par conséquent vous ne maximisez pas la synchronicité de l’événement. Si votre objectif est de partager de l’information, mais que vous n’avez pas besoin de retour de la part de votre équipe, évaluez l’option de leur envoyer une vidéo avec l’information. Cela permettra à votre équipe de la regarder au moment qui lui convient le mieux, voire en vitesse 2x si elle le souhaite. Cela permet à votre équipe d’être plus efficace et néanmoins recevoir l’information.

Conclusion

Le télétravail ne doit pas faire que vous soyez moins organisé et préparé pour vos rencontres. Les règles de base des rencontres en personne doivent s’appliquer à vos rencontres virtuelles. La communication par vidéoconférence peut même ajouter une certaine complexité, car ce n’était pas jusqu’ici notre mode de communication principal. Le risque de la vidéoconférence lorsque vous êtes à la maison est de tomber dans la facilité et de négliger votre préparation puisque vous êtes dans un milieu plus familier et personnel. 

Voici deux articles qui vont vous permettre de continuer votre réflexion sur l’importance des réunions synchronisées : comment lutter contre l’isolement du télétravail ? & les réunions ne sont pas toutes « evil » 

 Photo by Gabriel Benois on Unsplash