Comment lutter contre l’isolement du télétravail ?

Avec l’augmentation du télétravail liée à la pandémie qui fait rage depuis le début de l’année, les gestionnaires doivent de plus en plus aider leurs équipes à lutter contre le sentiment d’isolement et stimuler la collaboration à distance.

Cela fait maintenant plusieurs mois que les équipes habituées à travailler ensemble dans un même lieu se trouvent divisées et doivent trouver comment s’organiser avec cette nouvelle réalité. La complexité supplémentaire vient aussi du fait que les nouveaux collègues qui intègrent l’entreprise ne peuvent rencontrer les membres de l’équipe que virtuellement.  Il est beaucoup plus difficile de créer des liens lorsque l’on communique moins facilement avec ses collègues et toujours dans un cadre formel, dirigé et virtuel.

Alors, comment faire pour stimuler le développement des relations et éviter l’isolement causé par le télétravail ? En tant que leader vous avez votre part de responsabilité dans l’implantation de nouvelles habitudes.  Assurez-vous de proposer le plus de moyens possible pour contrer l’isolement, car il est possible que votre équipe n’ose pas proposer ses propres idées sur le sujet de peur qu’elles soient mal perçues.

Pour détecter s’il y a un sentiment d’isolement, vérifiez quels sont la fréquence et le type des communications avec l’équipe. Il existe plusieurs options possibles pour vous rapprocher de vos équipes et pour générer un lien entre tous les membres. En voici quelques-unes que je vous suggère, choisissez celles qui correspondent le mieux à votre culture d’équipe :

1. Les rencontres individuelles

Organisez des rencontres avec chacun des membres de votre équipe, ne vous limitez pas à leur parler travail, partagez aussi des aspects de votre vie quotidienne comme les projets de vacances, la rentrée scolaire, les derniers jeux ou dernières séries que vous avez aimés.

Prenez le temps de demander comment ça va. (et surtout, écoutez vraiment la réponse !) Si vous savez qu’un de vos employés a tendance à faire du temps supplémentaire, demandez-lui s’il est raisonnable et s’il ne s’épuise pas trop. Si vous savez que la personne avec laquelle vous discutez essaye de perdre du poids ou de faire plus d’exercice, demandez-lui si elle atteint ses objectifs et encouragez-la.

2. Un « Check-in » régulier

En dehors des rencontres individuelles, prenez aussi le temps de vérifier de temps à autre de façon informelle si les membres de vos équipes vont bien. Le plus rapide et efficace pour cela est d’utiliser le système de clavardage/« chat » de votre entreprise.

En perdant la proximité physique qu’offre l’environnement du bureau, nous avons également perdu l’opportunité de participer à toutes sortes de rencontres organiques, comme à la cafétéria, dans l’ascenseur ou les couloirs. Si vous ne discutez que virtuellement avec vos collègues vous aurez tendance à n’aborder que les sujets professionnels, car vous ne voulez pas faire perdre de temps à qui que ce soit et personne ne souhaite passer plus de temps que nécessaire sur Zoom, mais prenez quand même quelques minutes pour aborder des sujets plus légers.

Si aborder des sujets plus personnels n’est pas facile pour vous, vous pouvez aussi profiter de ces « check-in » simples pour discuter de problèmes précis sur les projets en cours, afin de trouver des solutions et avancer plus rapidement.

3. Le « Chat » plus humain

Une autre façon de favoriser les liens, la collaboration et le non-isolement est de créer des salles virtuelles où il est possible de discuter d’autres choses que des projets en cours.

Il se peut que des sous-groupes se soient déjà formés naturellement entre les membres de votre équipe sans que vous soyez impliqué.  Mais il est intéressant d’en avoir un pour votre équipe spécifiquement où il est possible d’échanger sur tous les sujets, ceci vous aidera à développer votre culture d’équipe.

Dans ces salles, n’oubliez pas votre bonne éducation, commencez simplement par dire bonjour à tous, enchainez ensuite par des discussions sur des sujets génériques, et si vous vous sentez assez en confiance, n’hésitez pas à partager un évènement cocasse de votre vie en télétravail. Personnellement, j’adore quand les membres de mon équipe créent de petites vidéos pour partager ce qui leur arrive ou lorsqu’ils utilisent un « meme » ! Toutes ces interactions rendent les échanges beaucoup plus dynamiques qu’un simple texte. Il faut naturellement que votre équipe se sente suffisamment à l’aise pour le faire.

Il est d’ailleurs reconnu qu’une équipe où la confiance règne est une équipe qui est beaucoup plus efficace et innovante.

4. L’espace de « co-working » virtuel

Une chose que vous pouvez aussi mettre en place, est un espace de co-working à distance lorsque les membres de votre équipe doivent travailler ensemble.

Cela consiste à créer une visioconférence à une heure convenue où les gens peuvent simplement se connecter et travailler tranquillement en présence virtuelle. Cela permet aux membres de l’équipe de discuter de manière informelle, de partager des idées et de poser spontanément des questions, de la même manière qu’ils le feraient au bureau.

J’ai eu plusieurs retours positifs sur ces espaces, c’est une façon un peu originale d’utiliser les outils de communication que nous avons à notre disposition.

5. L’espace libre

Choisissez une plage horaire hebdomadaire, sans agenda, invitez toute votre équipe à se connecter s’ils le souhaitent le tout de façon conviviale, encouragez-les :

• À poser des questions,
• Partager leurs astuces de la semaine,
• Partager leur apprentissage.

Pour favoriser le démarrage, pensez à une liste de questions préparées qui stimuleront la conversation. Le but est de laisser le groupe avancer de façon organique.

Cette technique permet d’avoir les conversations spontanées et non structurées que beaucoup d’entre vous souffre de ne plus avoir.

6 . Stimuler l’engagement pendant les rencontres

Ce n’est pas toujours possible de le faire et j’admets que cela demande un peu de préparation, mais organiser un questionnaire/sondage pendant une rencontre peut vous permettre de savoir ce que pense votre équipe.

Zoom  et Teams offrent cette option, si cela vous intéresse, allez lire les articles suivants :

Pour Zoom : Comment créer un questionnaire pour un meeting.
Pour Teams: Ajouter un sondage à vos rencontres

7. Des évènements virtuels — « breakroom »

Vous pouvez aussi créer des cafés, lunchs ou 5@7 virtuels. Invitez votre équipe à apporter son lunch, un verre ou encore son café pour avoir une discussion détendue entre collègues.

Afin d’aider à rendre l’évènement plus personnel et convivial, surtout si vous avez une grosse équipe, créez des « breakout room ».

Pour savoir comment faire sur zoom, allez lire cet article : Comment activer les breakout roms dans zoom ?

Pour faciliter le début de la conversation, demandez à tout le monde de parler d’un fait intéressant le concernant. Par exemple, quel est l’objet dont vous ne pourriez vous passer pendant la pandémie ?  Pour moi, c’est clairement mon ordi ! (Sinon je ne pourrais pas vous écrire toutes les semaines !)

8. Les rencontres d’équipe récurrentes

Pendant vos meetings d’équipe, vous savez qu’il faut particulièrement faire attention à partager les éléments importants avec votre équipe. C’est encore plus vrai en cette période de télétravail où l’isolement et le manque de partage d’information sont plus grands. Prenez le temps de vous préparer et d’identifier les sujets à communiquer. Vous possédez certaines informations pertinentes auxquelles ils n’auront pas accès sans vous alors n’oubliez pas de les partager.

Mon astuce pour ne pas oublier est de créer un évènement privé dans mon calendrier en parallèle de mon meeting d’équipe hebdomadaire. J’y note, dès que je sors d’un meeting, les messages et les éléments que je souhaite partager avec mon équipe pour ne rien oublier.

Si vous n’êtes pas certain de ce que vous pouvez communiquer, allez lire l’article suivant : Comment mieux communiquer avec son équipe ? 

Conclusion

Il existe plusieurs façons de rompre l’isolement lié au télétravail. Le plus important c’est de n’oublier personne. Surtout les nouveaux membres de votre équipe qui viennent d’arriver et qui n’ont pas eu la chance de faire connaissance avec leurs collègues autrement qu’à travers un écran d’ordinateur !

Prenez le temps de penser à cette situation et de mettre en place les éléments qui pourront stimuler les interactions dans votre équipe. Les interactions obligatoires liées au travail sont faciles, elles ont lieu de toute façon, mais penser plutôt à toutes celles que nous avons perdues depuis l’arrivée du télétravail et essayer de trouver une façon de compenser se manque.

Photo by Chris Montgomery on Unsplash