Comment gérer plusieurs projets en même temps ?

L’organisation travail, de nos jours, fait qu’il est de plus en plus rare pour un gestionnaire de ne gérer qu’un seul projet à la fois. C’est encore plus vrai lorsque vous êtes la seule personne de votre entreprise à détenir votre expertise. Vous devez donc très rapidement, si ce n’est pas déjà le cas, apprendre à gérer plusieurs projets de front. Comme ce n’est pas toujours une tâche facile, je vous partage quelques astuces pour vous aider dans ce processus.

Une meilleure gestion du temps et de la vitesse

La concentration

Lorsque vous gérez plusieurs projets en même temps, chacun de ces projets possède son propre niveau d’urgence et d’importance. Il est donc important, pour s’en sortir, de définir le pourcentage de temps que vous voulez consacrer dans la semaine ou dans le mois à chacun de ces projets. Il n’est pas obligatoire de travailler sur tous vos projets toutes les semaines. Parfois, il est bien de prendre quelques heures ou même quelques journées pour se concentrer sur un dossier unique pour finaliser des éléments précis, de façon efficace. Passer continuellement d’un sujet à un autre n’est pas forcément très efficace, car cela demande beaucoup d’énergie et de temps pour quitter un sujet et se replonger dans un autre.

L’idéal, pour éviter cette perte d’énergie, est de déterminer des périodes de travail spécifiques pour chacun des projets et de les respecter.

Regrouper les tâches communes

Si vous avez des tâches communes dans plusieurs de vos projets, tel que faire des suivis, des appels, ou faire de la lecture, il peut être intéressant, pour gagner du temps et augmenter votre vitesse, de regrouper ces tâches. Vous pouvez même, dans votre agenda, bloquer une plage de temps pour faire les suivis de tous vos projets, et pour répondre à vos courriels.

Connaître votre charge de travail non directement liée à vos projets

Je parle ici des tâches et activités que vous faites pour le bien de la communication de votre équipe, comme :

• La participation aux réunions de départements, aux townhall,
• Le soutien d’un collègue ou de votre équipe sur une compétence ou de l’expertise que vous possédez,
• Le temps d’écoute offert à vos collègues qui ont des soucis,
• La rédaction de rapports pour la direction…

Essayez d’évaluer le temps que prennent, en moyenne, ces activités dans votre semaine. Vous comprenez que ces activités grugent le temps prévu pour vos projets. Personnellement, j’ai évalué qu’une personne va, en moyenne, consacrer 89 % de son temps à ses projets et que les 11 % restants sont pour des activités non liées aux projets, mais essentielles pour une belle collaboration.

Clarifiez les attentes

Lorsque vous travaillez sur plusieurs projets, il est essentiel de bien comprendre les attentes pour chacun des projets auxquels vous participez. Pensez bien à clarifier ce que les autres attendent de vous et aussi pour quand. Pensez aussi à vérifier que personne n’attend après vous pour commencer son propre travail.

Cette compréhension des attentes vous permet de définir la vitesse de chacune de vos actions en fonction du projet. Une fois que vous aurez défini ces délais, vous pourrez vérifier s’ils vous permettent d’avancer tous vos dossiers à la bonne vitesse. Si vous vous rendez compte qu’il y a un conflit et que ce n’est pas le cas, vous devrez valider les priorités de vos projets avec votre direction. S’il n’y a pas de solution qui puisse convenir à tous les projets, il sera important de communiquer avec le gestionnaire de projet ou toute personne impactée par ce délai.

Une meilleure organisation

La prise de notes

Savoir prendre des notes lorsque l’on gère plusieurs projets est important, mais il faut savoir aussi où les retrouver ensuite ! Comme vous le savez déjà, la mémoire est une faculté qui oublie et il est donc important de bien s’organiser pour s’assurer de ne rien oublier.

Il existe plusieurs moyens de prendre des notes, mais pour ma part j’aime les prendre directement dans mon agenda. Je crée une rencontre parallèle à la rencontre en cours et c’est là que je prends toutes mes notes. De cette façon, il est plus facile pour moi de me rappeler où sont mes notes, je n’ai qu’à me rappeler quand a eu lieu la dernière rencontre. Dans cet évènement je note les tâches que j’ai à faire, les décisions qui ont été prises ou les sujets abordés, mais j’ajoute aussi les liens des documents importants associés à la tâche ou à la discussion. De cette façon, tout est vraiment au même endroit et cela me permet d’être plus efficace lorsque je dois travailler sur le projet abordé lors de cette rencontre.

Autre façon d’être efficace, lorsque vous recevez un courriel qui implique la lecture d’un long document, mais que vous n’avez pas le temps de le lire immédiatement, créez-vous une tâche dans votre calendrier et ajoutez le lien vers ce document dans la tâche. Vous serez certain de retrouver facilement le document au moment voulu.

Assurez-vous de bien finaliser vos tâches

Lorsque vous réservez du temps dans votre journée pour avancer un de vos projets, assurez-vous avant la fin du temps imparti que votre objectif est bien atteint et que la tâche que vous vous êtes fixée est bien terminée. Terminer votre tâche implique aussi de :

• Communiquer votre avancement avec les autres membres de l’équipe, surtout ceux qui attendent après vous. Il n’est pas obligatoire d’attendre la prochaine réunion pour partager l’avancement, car cela peut faire perdre à votre équipe de précieuses journées.
• Préparer votre prochaine période de travail. Puisque le sujet est encore frais dans votre tête, il est plus facile de planifier la prochaine session de travail. Utilisez votre système de notes et d’organisation, et assurez-vous d’écrire les prochaines étapes et d’ajouter les liens dans le document à finaliser.
• Documenter votre travail. Par exemple :
  • Si vous faites une recherche sur internet, créez un document regroupant tous les éléments intéressants que vous avez trouvés. Ne vous contentez pas de lire pour vous, mais faites un résumé de vos découvertes. Grâce à ce document, il sera plus facile pour vous d’y faire référence par la suite ou même de partager ces connaissances avec vos collègues.
  • Si vous faites des calculs ou une analyse, créez un document qui résume les résultats et explique les calculs effectués… Cela pourrait vous aider si vous devez expliquer ou déléguer ce travail à une autre personne dans le futur.

Planifiez votre semaine

Commencez votre semaine en identifiant les éléments importants et urgents que vous ne voulez pas oublier. Assurez-vous de bloquer à l’avance des plages horaires dans votre agenda pour gérer ces éléments. Ces plages horaires ne sont jamais coulées dans le béton, il est toujours possible de les déplacer, mais assurez-vous que cela n’aura pas d’impact sur le projet. Sinon, communiquez immédiatement avec les personnes que cela va toucher. De plus en communiquant rapidement et clairement vous pourriez peut-être trouver un collègue disposé à vous aider.

La gestion des priorités

Lorsque vous acceptez un projet, il est important de comprendre l’urgence et l’importance de celui-ci pour votre entreprise. Lorsque vous en acceptez plusieurs, assurez-vous qu’ils ne soient pas tous de priorité 1, sinon vous risquez de vous retrouver rapidement avec une surcharge de travail ingérable pour atteindre les objectifs des différents projets dont vous avez la charge.

Vous pourriez, par exemple, avoir un projet important et non urgent comme l’amélioration d’une méthode. Puisque la méthode en place fonctionne même si elle n’est pas parfaitement efficace, il n’y a donc pas d’urgence de mettre la nouvelle en place. Ce qui vous permettra de gérer en parallèle un projet urgent avec des délais précis et fixes. Mais en définitive, quels que soient vos projets, assurez-vous que votre charge de travail moyenne pour l’ensemble de vos projets ne dépasse pas 89 %. Le risque en dépassant ce chiffre est que vous soyez dans l’incapacité de répondre correctement aux attentes de vos projets.

En tant que gestionnaire, il est de votre responsabilité d’aider votre équipe à avoir un portfolio de projet équilibré. Éviter de donner tous les projets urgents à la même personne, même si elle est votre « rockstar« . Il n’existe rien de pire pour une personne qui aime exceller que de ne pas avoir assez de temps pour tout faire correctement. Vous pourriez sans le vouloir les pousser au burn-out. Pour éviter ce genre de situation, je vous invite à aller lire l’article suivant : jouer avec la vitesse pour aller plus loin dans votre travail.

Conclusion

Tout le monde ne souhaite pas gérer plusieurs projets en même temps, si c’est votre cas, penser à le dire à votre supérieur. Mais si cela ne vous dérange pas ou que votre poste et votre expertise vous y obligent, ne vous inquiétez pas, car c’est une compétence qui s’acquiert avec le temps et cela pourrait même être un talent clé pour l’évolution de votre carrière.

Photo by Matt Bero on Unsplash