Comment prendre des décisions au bon moment ?

Si vous êtes un lecteur fidèle, vous l’avez compris, pour toute chose, la clé c’est le temps et dans cet article, j’aimerai plus particulièrement vous parler d’un aspect du temps qui a de l’importance dans la prise de décision, c’est le tempo.  Le tempo ou, autrement dit, le timing de la prise de décision est crucial si vous voulez guider efficacement votre équipe. Si vous prenez trop de temps avant de prendre une décision cela peut avoir plusieurs effets et pas toujours ceux escomptés. Savoir prendre des décisions est important, mais savoir quand les prendre l’est encore plus.

Qu’est-ce qu’une décision ?

D’abord qu’est-ce qu’une décision ? La décision est le fait d’une ou plusieurs personnes qui effectuent un choix entre plusieurs solutions susceptibles de résoudre le problème, ou la situation, auquel ils sont confrontés. Pour gérer et orienter une entreprise, les managers prennent en permanence des décisions. Alors sans prise de décision, il est clair qu’une entreprise ne peut pas fonctionner. Par conséquent, savoir prendre des décisions est une compétence indispensable pour les gestionnaires.

Types de décisions

En tant que leader, nous faisons face à 3 types de décision selon Harry Igor Ansoff le « père de la gestion stratégique ».

Les décisions stratégiques :

Ces décisions sont prises par la direction générale de l’entreprise et concernent les orientations générales. Leur impact est sur le long terme et elles engagent l’avenir et l’ensemble de l’entreprise. Les risques associés à ces décisions sont importants et nécessitent un alignement des départements et des activités tactiques.
Exemples de décisions stratégiques : lancement d’un nouveau produit, abandon d’une activité, fusion avec une autre entreprise, choix de partenariat.

Les décisions tactiques

Ces décisions sont prises par les directeurs et managers de l’entreprise. Leurs impacts sont à moyen terme et ont des conséquences importantes pour l’entreprise. Les risques associés à ce type de décision sont moyens. Elles sont essentielles pour aider à organiser l’entreprise et l’ensemble des départements autour des décisions stratégiques.
Exemples de décisions tactiques : lancement d’une campagne publicitaire, acquisition de matériel de production, recrutement d’un cadre dirigeant.

Les décisions opérationnelles

Ces dernières sont prises par les directeurs, les managers et/ou les employés. Leur impact est à moyen-court terme, elles ont souvent une portée limitée et comportent un risque mineur. Elles sont essentielles pour rendre les équipes efficaces et coordonnées.
Exemples  de décisions opérationnelles : achat de fournitures de bureau, organisation des horaires de travail, choix d’outils de travail.

Pourquoi le timing est important ?

Souvent en début de projet, votre niveau d’information est au plus bas et c’est pourtant déjà le moment de prendre des décisions. Vous devez décider de la stratégie ou de la tactique à envisager avant même de connaître le marché. Parfois même vous devez choisir les projets par lesquels vous devrez commencer pour atteindre les objectifs fixés pour votre équipe.

Vous savez néanmoins que d’ici quelques semaines ou mois vous détiendrez plus d’informations alors il est tentant d’attendre avant de prendre une décision afin d’être plus certain de prendre la bonne. Mais, par contre, pendant ce temps d’attente votre équipe n’aura pas d’orientation et vous perdrez un temps précieux dans l’avancement de vos projets et peut-être même vous ferez vous devancer par votre compétiteur. De plus, un temps d’attente trop long peut mener l’équipe à un sentiment de manque de leadership ou de direction. Notez quand même qu’il arrive que de ne rien faire soit une solution et donc, en soi, une prise de décision. Mais c’est une décision qu’il faut pouvoir expliquer et partager avec son équipe.

Il est certain qu’il est toujours plus facile de prendre une décision une fois que vous possédez plus d’information et que vous voyez l’avenir se dessiner, mais il est quand même impossible de connaitre les conclusions du projet avant de commencer. Il ne faut pas hésiter à prendre des décisions même s’il vous manque certaines informations, et même si vous avez le sentiment d’avoir pris cette décision trop tôt.

Dites-vous que c’est normal et qu’il y a des effets positifs à prendre une décision rapidement, l’impact de vos décisions sera plus grand (voir le modèle ci-dessous).

Le modèle des conséquences

Le graphique ci-dessous est un modèle des théoriciens de l’organisation danois, Kristian Kreiner et Soren Christensen. Cela montre qu’il faut prendre des décisions sans avoir toutes les informations disponibles puisque l’impact de la décision diminue avec le temps et que la non-décision est en fait une décision prise, mais sans que vous vous en rendiez compte.

Cela semble contre-intuitif, mais le modèle de conséquences vous encourage à prendre des décisions basées sur des informations minimales.

Un exemple parlant serait que vous décidiez de ne pas féliciter immédiatement un collègue pour son excellent travail, car vous ne savez pas encore si vos autres collègues mériteraient, eux aussi, ces félicitations. Vous décidez de ne rien faire et de ne pas le féliciter pour être sûr de ne froisser personne. Mais dans ce cas, plus vous attendez et moins les félicitations auront d’impact.

Une autre situation qui montre qu’il faut parfois prendre des décisions rapides est lors de la gestion des conflits.  Il est reconnu qu’il faut agir le plus rapidement possible voir même idéalement dans les 24 h sinon l’impact pourrait être minime, voir insuffisant.

D’ailleurs, selon Herbert Simon (1916-2001) qui a élaboré la théorie de la décision et le concept de la rationalité limitée, dans une situation donnée, les managers ne choisissent pas « la meilleure solution », mais la solution la plus satisfaisante compte tenu de leur degré d’information, de leur motivation et de leur réelle capacité d’action.

5 conseils pour prendre des décisions

1. Bien comprendre le problème

Prendre des décisions rapidement c’est une bonne chose, mais il ne faut pas que cela soit parce que vous êtes pressé de vous débarrasser du problème au plus vite. Il faut quand même vérifier que vous avez vraiment bien compris la problématique, et pourquoi vous devez prendre une décision ?

Dans ces situations, entourez-vous des personnes qui peuvent vous aider à voir différemment, et surtout à comprendre le problème. Offrir très rapidement des solutions peut donner l’impression d’une attitude positive, mais la première étape importante pour trouver la bonne solution est d’identifier le bon problème.

Certains gestionnaires demandent même parfois à leur équipe de ne pas arriver avec des problèmes, mais avec des solutions. Sachez que ce n’est pas toujours possible. Et parfois, demander à votre équipe de trouver la solution peut être une fausse bonne idée, car il se peut que vous déteniez plus d’informations qu’eux sur la problématique et donc vous êtes en meilleure position pour prendre une meilleure décision.

Vous comprenez là encore que le timing est important, il ne faut pas vous rendre trop rapidement à l’étape « prise de décision » et identification des solutions ! Prenez le temps nécessaire pour comprendre et analyser le problème.

2. Utiliser le jeu des extrêmes

Lorsqu’il est difficile de prendre une décision, demandez-vous dans un premier temps ce qu’il pourrait arriver de pire si vous ne faites rien et ensuite ce qu’il pourrait arriver de mieux ? Cela peut vous rassurer ou vous aider à prendre une décision.

3. Regarder le coût d’opportunité

Lorsque vous prenez la décision d’opter pour une solution, il existe ce l’on appelle un coût d’opportunité, car cela implique que vous laissiez de côté d’autres solutions. De plus, le temps est une ressource limitée ce qui implique qu’il n’est pas possible de tout faire. C’est là que vous découvrirez qu’apprendre à dire non est aussi une compétence importante, et ne pas savoir dire non peut rendre la prise de décision très difficile parfois.

Pour connaitre votre coût d’opportunité, regardez toutes les solutions qui s’offrent à vous, évaluez pour chacune l’impact que cela aura sur votre projet de ne pas la choisir et cela vous donnera votre coût d’opportunité. Si le coût est plus grand que l’impact de la solution choisie, il est peut-être nécessaire de continuer à réfléchir à une autre solution.

4. Déterminer la bonne personne

Savoir déterminer si vous êtes la bonne personne pour prendre la décision est aussi très important.

En tant que gestionnaire, il faut faire très attention à votre niveau de décision. Si vous faites partie de la haute direction, vous n’êtes probablement pas la bonne personne pour prendre des décisions opérationnelles. Savoir identifier la bonne personne pour prendre la décision est en soi une décision. C’est une décision qu’il faut même prendre rapidement si vous voulez avoir de l’impact et donner du pouvoir à votre équipe.

5. Utiliser votre instinct

Si vous avez de l’expérience dans votre domaine, il est clair que votre instinct vous guidera. Lorsque vous êtes plusieurs pour prendre une décision, n’hésitez pas à combiner vos instincts. Idéalement, allez chercher des personnes qui sont hors de votre chambre d’écho ou qui pensent différemment de vous.

Il arrive même que votre corps vous donne des signaux. Il ressent des éléments difficiles à expliquer aujourd’hui, mais qui vont vous guider vers la meilleure solution/décision pour le futur, car vous avez, avec le temps, compilé en vous un certain nombre d’informations du passé. Je pense, tout comme Dean Buonomano, que le cerveau et je dirai même plus que tout notre corps est une machine à voyager dans le temps. Tout ceci fonctionne seulement et seulement si votre passé vous a permis de retirer des apprentissages en lien avec la situation actuelle.

J’ai d’ailleurs un autre exemple concret ou j’ai personnellement attendu trop longtemps avant prendre une décision. J’aurai dû écrire le livre que Dean a écrit, j’ai pris trop de temps à me convaincre que je pouvais le faire et Dean a été plus rapide que moi.

Bonus — Dites-le si vous ne prenez pas de décision

Comme je vous le mentionnais plus haut, ne pas prendre de décision est en soi une prise de décision. Expliquez à votre équipe pourquoi vous avez besoin d’attendre et de comprendre certaines choses avant d’agir. Vous pouvez en attendant les encourager à :

1. 1. Être à l’écoute de la situation,
   2. Tester différentes options pour comprendre,
   3. Observer,
   4. Avoir des discussions sur les options potentielles,
   5. Déterminer une date limite pour prendre une décision.

Conclusion

En conclusion, vous prenez des décisions tous les jours, parfois même sans vous en rendre compte, mais lorsqu’il s’agit de prendre une décision difficile vous pourriez être tenté d’attendre d’en savoir plus sur le sujet. N’oubliez pas que la non-décision est aussi une décision en soi, alors soyez-en conscient et partagez-la avec votre équipe.

Au final, soyez attentif à ne pas prendre trop de temps pour prendre une décision sinon les impacts ne seront pas les mêmes et cela pourrait même avoir des effets négatifs sur l’équipe, mais n’agissez pas trop rapidement sans avoir clairement identifié le problème.

Comme vous l’avez compris, tout est une question de timing — soyez conscient que même le moment auquel vous prenez votre décision aura son influence.

Références

https://en.wikipedia.org/wiki/Igor_Ansoff

Hurry up and make a decision. Maybe.

Photo by Kyle Glenn on Unsplash