Dans le monde professionnel, la capacité d’écoute active est une compétence précieuse pour les gestionnaires. Cependant, certains d’entre eux se retrouvent piégés dans ce que j’appelle le “Curse du gestionnaire qui écoute”. Ce syndrome se manifeste par quelques caractéristiques problématiques :
- Une inefficacité dans la prise de décision et l’action.
- Une surabondance de problèmes à régler, surtout ceux qui ne vous appartiennent pas directement.
Dans cet article, nous allons explorer ce phénomène et vous présenter des stratégies dynamiques pour surmonter les défis associés à une excellente écoute.
Améliorer sa prise de décision
a. Comprendre les dangers du “Curse du gestionnaire qui écoute”:
L’écoute est une compétence essentielle, mais en en faisant trop, vous risquez des conséquences néfastes. Les gestionnaires qui passent trop de temps à écouter peuvent prendre du retard dans leurs tâches, retarder les prises de décision et manquer d’initiative. Il est crucial de reconnaître ces dangers pour trouver un équilibre entre l’écoute et l’action.
b. Établir des limites et des priorités:
Pour surmonter le “Curse du gestionnaire qui écoute”, définissez des limites claires et établissez vos priorités. Identifiez les tâches et les responsabilités qui nécessitent votre attention directe, et déléguez celles qui peuvent être confiées à d’autres membres de l’équipe, ou a d’autres gestionnaires. Fixez des plages horaires spécifiques pour l’écoute, mais assurez-vous également de consacrer du temps à la réflexion et à l’action.
c. Développer des compétences de synthèse et de prise de décision:
L’écoute active doit être complétée par des compétences de synthèse ET de prise de décision. Apprenez à filtrer rapidement les informations pertinentes et à analyser les situations. Développez des méthodes efficaces pour synthétiser les idées et les points de vue recueillis lors des échanges. Cela vous permettra de prendre des décisions plus rapidement et d’agir de manière proactive.
d. Utiliser des outils de gestion du temps:
Pour gérer le “Curse du gestionnaire qui écoute”, adoptez des outils de gestion du temps efficaces. Utilisez des techniques telles que la planification, la délégation, la gestion des priorités et la définition d’objectifs clairs. Intégrez également des outils technologiques, comme des applications de gestion du temps ou des rappels, pour optimiser votre productivité et éviter d’être submergé par une écoute excessive. Par exemple, vous pouvez dédier une heure d’écoute dans votre calendrier chaque jour et utiliser si le temps dédié est non utilisé pour avancer sur d’autres dossiers.
2. Améliorer la prise de responsabilité
Être un gestionnaire implique souvent d’assumer le rôle d’écoute pour les problèmes et les préoccupations des collaborateurs. Cependant, cela peut devenir un fardeau si vous vous retrouvez constamment chargé de résoudre tous les problèmes de l’équipe, surtout lorsque les autres gestionnaires de votre organisation n’ont pas tendance à écouter.
a. Encourager l’autonomie et la prise de responsabilité:
Pour éviter le “Curse du gestionnaire qui écoute”, il est essentiel d’encourager l’autonomie et la prise de responsabilité au sein de l’équipe. Donnez à vos collaborateurs les ressources et les compétences nécessaires pour résoudre leurs problèmes par eux-mêmes. En les responsabilisant, vous réduirez la dépendance envers vous en tant que gestionnaire. Renvoyez également vos collaborateurs vers les autres gestionnaires en charge des problèmes énoncés, en indiquant clairement la limite de votre responsabilité.
b. Développer une culture de résolution de problèmes:
Favorisez une culture où les collaborateurs sont encouragés à résoudre leurs propres problèmes autant que possible. Organisez des séances de formation sur la résolution de problèmes et encouragez l’échange d’idées au sein de l’équipe. En développant les compétences de résolution de problèmes chez vos collaborateurs, vous les aiderez à être plus autonomes. Après avoir écouté attentivement vos collaborateurs, relancez-les sur les actions qu’ils ont à entreprendre pour résoudre le problème, par eux-mêmes, avec un support minimum de votre part.
c. Établir des canaux de communication clairs:
Définissez des canaux de communication clairs pour les problèmes des collaborateurs. Encouragez-les à utiliser les canaux appropriés, tels que des réunions individuelles, des boîtes à idées ou des outils de suivi des problèmes. Identifiez les rôles et les responsabilités au sein de l’équipe. Cela vous permettra de mieux gérer les problèmes en les organisant et en les abordant de manière plus efficace. Tout ne devra pas nécessairement passer par vous.
d. Utiliser la méthode du coaching:
Adoptez une approche de coaching envers vos collaborateurs lorsqu’ils rencontrent des problèmes. Guidez-les pour trouver leurs propres solutions plutôt que de leur fournir les réponses toutes faites. Posez des questions ouvertes et encouragez-les à explorer différentes options. Cela favorisera leur développement et les aidera à devenir plus autonomes dans la résolution de leurs problèmes.
e. Fixer des limites et des attentes claires:
Il est important de fixer des limites et des attentes claires en ce qui concerne la résolution des problèmes des collaborateurs. Faites comprendre que vous êtes là pour les soutenir, mais qu’ils doivent également faire preuve d’initiative et chercher des solutions par eux-mêmes dans la mesure du possible. En fixant des limites, vous éviterez de vous retrouver submergé par tous les problèmes de l’équipe.
Conclusion
Le “Curse du gestionnaire qui écoute” peut entraver l’efficacité et la prise de responsabilité d’un gestionnaire, mais il existe des stratégies dynamiques pour surmonter ces défis. En améliorant votre prise de décision grâce à l’établissement de limites, le développement de compétences de synthèse et l’utilisation d’outils de gestion du temps, vous pouvez trouver un équilibre entre l’écoute et l’action. De plus, en favorisant l’autonomie, en développant une culture de résolution de problèmes, en établissant des canaux de communication clairs et en utilisant la méthode du coaching, vous pouvez encourager la prise de responsabilité de vos collaborateurs. Fixer des limites et des attentes claires contribue également à éviter d’être submergé par les problèmes de l’équipe.
En adoptant ces stratégies, un gestionnaire peut se libérer du “Curse du gestionnaire qui écoute” et favoriser un environnement de travail plus équilibré, où l’écoute est valorisée tout en encourageant l’action et la prise de responsabilité.
Photo de Franco Antonio Giovanella sur Unsplash
