Comment créer le budget de son département ?

Chaque année, c’est inévitable, vous devez mettre en place le budget de votre département. Le département des finances doit faire une projection de l’année à venir pour se préparer, répartir les dépenses et organiser la trésorerie de l’entreprise. En tant que fidèle lecteur de mon blog vous savez que la qualité essentielle du leader est d’être un voyageur du temps. Alors faire un budget est en fait une visualisation du futur de l’aspect financier de vos projets. Je vous le concède, le budget de votre  équipe dépendra beaucoup de l’ensemble des revenus et des dépenses de votre entreprise. Il est d’ailleurs irréaliste de faire un budget en silo. C’est pour cela que vous devez vous rappeler que faire un budget doit se faire en collaboration avec tous les départements de votre entreprise.  Cette activité permet à tous les leaders de se poser les bonnes questions et les encourage à communiquer.

L’élément déclencheur de cette activité viendra très probablement de votre département des finances, c’est ce département qui gère et déclenche ces activités de création du budget. Vous êtes un des participants à la création du budget global de l’entreprise et bien souvent le temps qui vous est imparti pour cette activité est très court. C’est pour cette raison qu’il est préférable de bien se préparer si vous voulez être efficace et impliquer votre équipe dans le processus.

L’impact de la maturité de votre équipe sur la création du budget:

Plus un département et une entreprise sont matures et plus leur budget et le processus de création de ce dernier seront précis et organisés. Par conséquent, ils seront aussi plus faciles à mettre en place. Dans un monde idéal, vous n’auriez qu’à confirmer la proposition de budget de votre département des finances.

Si vous venez d’entrer en poste ou que vous gérez un nouveau département/entreprise, cette tâche de création de budgets peut être une tâche plus ardue, voire même impossible. Vous pourriez être tenté de procrastiner et vous dire “Je vais attendre la fin de l’année pour faire mon budget, j’aurais une meilleure idée de ma situation”. Mais allez-vous vraiment vous rappeler ce qui s’est passé pendant l’année ? Un an c’est long, votre mémoire pourrait vous faire défaut et vous pourriez oublier certains détails.

Grâce à cet article, vous pourrez faire un premier jet et développer ainsi rapidement votre capacité de visualisation du futur au niveau financier. Grâce à cet apprentissage et avec le temps, vous constaterez aussi que vos budgets seront de plus en plus utiles. Décider de ne pas réfléchir à ce sujet , parce que vous ne savez pas par où commencer est une opportunité manquée, car c’est la pratique qui va vous amener à mieux vous organiser (c’est en forgeant que l’on devient forgeron!).

Le rôle du budget

Un budget présente l’ensemble des ressources et des dépenses. Il vous permet également de mieux gérer l’ensemble des ressources disponibles pour votre département et donc d’éviter d’en manquer. Rappelez-vous que votre budget fait partie d’un budget global, gardez une vue d’ensemble des ressources et des dépenses de toute l’entreprise.

À moins que vous ne soyez responsable d’un département de ventes ou de finances, votre budget contiendra plus de postes de dépenses que de revenus. Par conséquent, le budget de votre département consiste majoritairement à faire une estimation, ou autrement dit une prévision des coûts qui seront générés par votre département pour atteindre ses objectifs.  Vous remarquerez d’ailleurs que sans objectif, il est beaucoup plus difficile de faire un budget.

Votre budget vous aidera par la suite à:

• Améliorer les prises de décision de votre département,
• Mieux répartir vos ressources vers les projets adéquats,
• Surveiller le rendement,
• Respecter vos objectifs,
• Identifier les problèmes de trésorerie avant qu’ils ne surviennent,
• Planifier l’avenir,
• Avoir une meilleure vue d’ensemble.

La création du budget de votre département

Pour créer votre budget, plusieurs aspects sont importants comme de bien comprendre les attentes de votre département ainsi que ses objectifs. Vous devez aussi bien comprendre la structure de votre département ainsi que ses responsabilités. Si vous n’êtes pas certain de savoir comment faire, commencez par lire cet article : Comment créer et améliorer votre département ?

1. Comprendre les besoins

Pour comprendre les besoins de votre département, prenez le temps de faire ressortir les éléments importants comme les listes des :

1. Responsabilités et fonctions de votre département
2. Objectifs annuels de votre département
3. Processus dont votre département est responsable

Par exemple, prenez les fonctions de vos départements et réfléchissez aux dépenses associées.

2. Définir la liste des coûts par besoin

Pour vous aider à définir la liste des coûts par besoin pensez aux:

• Coûts directs ou variables nécessaires pour faire votre travail, créer votre produit ou service. Par exemple : les coûts de matériaux, des composantes ou de sous-traitants pour fabriquer le produit ou fournir le service.
• Coûts fixes ou les frais généraux nécessaires pour faire votre travail. Les coûts fixes sont les coûts qui ne changent pas lorsque les ventes ou les volumes de production augmentent ou diminuent. Par exemple, le loyer,
• Coûts occasionnels ou facultatifs – souvent associé à des projets ponctuels que vous aimeriez accomplir durant l’année. Par exemple, l’achat d’une machine, ou un outil, ou une méthode pour améliorer votre vitesse.

Note: Vous avez de la difficulté à déterminer le montant des coûts? Imaginez des solutions potentielles et faites des demandes de devis. Le but est de vous aider à estimer les coûts. Utilisez les montants de ces devis pour étayer vos hypothèses dans votre budget. Au cours de l’année, vous pourrez réviser cette première version et fournir une projection plus précise.

3. La mise en forme de votre budget

La plupart du temps le département de finances met en place une structure de budget pour s’assurer que tous les départements aient des termes homogènes et une structure commune. S’il n’y a pas de structure, n’hésitez pas à en proposer une.

Astuce : À cette étape, n’hésitez pas à prendre des notes afin de vous rappeler quelle catégorie du budget couvre quels besoins.

4. Les modifications

Il n’est pas rare de devoir réviser le budget après sa mise en place. Le département de finance pourrait vous demander de couper et de réduire vos dépenses. Si c’est le cas, identifiez ce qui ne pourra pas être accompli et partagez l’information avec votre équipe. Assurez-vous aussi de toujours avoir la dernière version approuvée du budget.

5. La communication et le suivi de votre budget

Faire un budget sans en faire le suivi, c’est comme faire un agenda ou une liste de “to do” et ne jamais les regarder, c’est une perte de temps. Donc une fois les budgets approuvés,  assurez-vous de bien:

1. Communiquer les éléments importants de ce budget auprès de votre équipe
2. Faire le suivi de l’évolution de vos dépenses. Prenez le temps, une fois par mois ou par trimestre de voir où vous en êtes rendu dans vos dépenses et partagez cette information à votre équipe. De voir que votre département respecte  bien ou fait même mieux que ce qui était prévu au budget peut être motivant pour l’équipe.

Analyse du budget en cours

• Pensez à regarder la différence entre vos coûts actuels et les coûts estimés dans votre budget. Si vous constatez que vous n’avez pas dépensé tout ce que vous aviez prévu, peut-être pourriez-vous en profiter pour faire un investissement. (En espérant que votre département des finances n’est pas besoin de ce surplus pour éponger les dépenses excessives d’un autre département!)
• Vérifier que vos coûts directs ou variables sont en accord avec le volume des ventes. Si ce n’est pas le cas, cela pourrait peut-être indiquer que vos processus ont besoin d’ajustement, que votre département a tendance à gaspiller.

Quelques astuces supplémentaires

Le niveau de responsabilité

Chaque entreprise possède une façon différente de gérer les dépenses. Votre responsabilité au niveau du budget pourrait être différente d’une entreprise à l’autre. Il arrive que le budget soit contrôlé à 100% par le département des finances et que par conséquent chacune des dépenses doive être approuvée avant d’être effectuée. Dans ce car précis, votre seule responsabilité sera d’aider à la création du budget puisque toutes les dépenses seront approuvées par quelqu’un d’autre.

Il arrive aussi que vous ayez l’autorité totale sur votre budget. Dans ce cas de figure, vous pourrez approuver les dépenses sans demander l’approbation à quelqu’un d’autre. Dans la plupart des entreprises, les niveaux d’autorité vont par paliers. Par exemple, vos employés pourraient acheter des éléments de moins de 250$ sans vous demander la permission, alors que les dépenses variant entre 250-5000$ serait de votre niveau d’autorité, et les dépenses entre 5000$-10000$ seraient approuvés par un membre exécutif, Pour toutes les dépenses de plus de 10000$ cela représente une décision plus complexe qui génère d’autres procédures (Ex.: comités de projets spéciaux…)

Vous comprenez qu’il est donc essentiel de non seulement connaitre votre budget, mais aussi de connaître votre niveau d’autorité et de responsabilité pour éviter tout faux pas.

Les règles budgétaires

Tous budgets viennent avec ses règles. Ce n’est pas parce que votre budget est défini que vous pouvez dépenser n’importe quoi. Il est important de partager ces règles avec votre équipe. Il y a les règles générales de l’entreprise, mais vous pourriez aussi définir des règles internes spécifiques à votre département.

Comme par exemple, avant de faire un achat d’outil, de vérifier avec les autres membres du groupe si l’outil n’existe pas déjà ailleurs. Et après en avoir fait l’achat, il faut bien informer le groupe que l’outil est disponible afin d’éviter que quelqu’un ne le rachète inutilement. Vous pourriez aussi décider que votre département n’achète que des produits écoresponsables ou que votre département s’assure de réutiliser le plus possible avant d’acheter des produits neufs.

Les révisions/création du budget en équipe

Le budget peut-être une activité rassembleuse pour votre équipe. Prendre le temps de créer le budget en équipe est une activité de collaboration très stimulante. Elle permet à tous de penser au futur et de rêver un peu sur ce qui pourrait être fait.

Étant donné que les budgets reviennent chaque année, l’astuce pour en faire un exercice agréable est de commencer l’activité avant que votre département de finance ne vous le demande. Indiquez bien à votre équipe qu’il s’agit d’un exercice et que le budget final sera impacté par plus que nos idées. Par contre, ces idées seront la base du budget de votre département pour l’année à venir.

Conclusion

Un budget est un élément tangible de visualisation du futur. Il peut vous permettre de vous poser de bonnes questions et de rallier les équipes. Alors, en tant que manager et leader prenez vos budgets au sérieux et tirez-en le maximum.

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