Comment être un manager efficace pour son équipe ?

Il est bon de se demander régulièrement si l’on fait du bon travail, que l’on soit manager ou responsable d’une équipe multifonctionnelle. En effet, dans tous les cas, nous avons toujours à réfléchir sur notre action et notre responsabilité vis-à-vis des collaborateurs.

J’ai remarqué, pendant ma carrière, que plusieurs gestionnaires s’en tiennent uniquement à ce qui leur est demandé.

Je pense que la raison est que les conditions du marché changent rapidement, ce qui a pour conséquence d’affecter la vitesse et de renforcer l’incertitude, la complexité de la gestion quotidienne et l’ambiguïté du travail à accomplir. Cet environnement rapide et multiple a souvent pour effet de créer beaucoup de tâches annexes afin de régler les problèmes immédiats.

Le problème des urgences dans la fonction du manager

Malheureusement, par la suite, il ne reste plus de temps ni d’énergie pour effectuer le vrai travail de gestionnaire qui est, en priorité, de guider son équipe de manière efficace pour augmenter sa performance.

C’est donc assez souvent que le manager n’arrive pas à se poser des questions importantes comme :

• Comment se préparer pour les défis du futur et développer son management ?
• Est-il possible de mieux s’organiser pour être encore plus efficace ?
• Savoir créer les outils et partager la culture pour son équipe dans le but de surmonter les défis du marché changeant.

Je le dis souvent, le manager est un voyageur du temps. Et s’il est uniquement plongé dans le présent, en passant son temps à répondre aux urgences, il ne pourra pas :

• Prendre du temps avec son équipe pour tirer des leçons du passé.
• Être à l’écoute dans le moment présent pour prendre les meilleures décisions et guider son équipe.
• Visualiser et réfléchir au futur pour guider son équipe et la préparer pour les défis à venir.

Donc, si vous avez envie de faire un excellent travail en tant que manager de votre équipe, il est important que vous dépassiez le stade de la réactivité aux urgences pour redevenir proactif !

Comment faire pour sortir du monde « urgence » ?

1. Faire la différence entre l’urgence importante et l’urgence non-importante

Vous avez sûrement entendu parler de la matrice d’Eisenhower. Si ce n’est pas le cas, je vous invite tout d’abord à aller lire mon article « l’urgence n’est pas nécessairement importante ».

En gros, il faut être conscient que ce n’est pas parce que quelqu’un vous demande de faire quelque chose que c’est systématiquement une urgence importante.

Ensuite, remarquez les modèles (pattern) autour de vous. Est-ce que les urgences proviennent toujours ?

• Au même moment ou à la même période
  • Par exemple : les lundis, jeudi matin, fin du mois, fin du quart…
• Ou par le même canal
  • Par exemple : les mêmes personnes, les mêmes départements, les mêmes problèmes, les mêmes clients…

Pour vous aider à mieux les gérer et passer en mode proactif au lieu de réactif et devenir un « maître » du temps, réservez par exemple une période, le jeudi matin, pour les urgences à régler.

2. Gardez une période pour la réflexion autour des ressources à développer

Ici, l’idée est que pour passer en mode proactif, il faut prendre du temps pour réfléchir. Mais si on ne l’a jamais fait, il est possible qu’arrivé à la période réservée pour ce temps d’analyse et de réflexion, vous ne sachiez pas trop quoi faire. Voici une liste de questions à vous poser pour vous aider à rendre productive votre période de réflexion.

Apprendre du passé

• Qu’ai-je réalisé de concret cette semaine ? Si vous n’arrivez pas à donner quelques éléments, c’est peut-être que vous vous permettez un peu trop d’improvisation (lire l’article qui vous aide à trouver l’équilibre entre l’improvisation et l’organisation)
• Quelle est la liste de ce qui vous gêne au travail et la liste des éléments qui bloquent votre équipe ?
  • Créez-vous une liste de « trésors » à solutionner
• Identifiez la liste des éléments que vous avez appris cette semaine.
• Que devriez-vous partager à votre équipe, pour les aider à comprendre ce qui se passe dans l’entreprise ?
  • Par exemple, une personne d’un autre département est partie et son remplaçant est… Une nouvelle méthode a été mise en place, un nouveau projet/produit est lancé, ou encore, un message que la direction a partagé et que vous devez diffuser.
  • Commencez à créer un agenda pour votre équipe

Le moment présent

• Quel est le bon travail qui a été fait cette semaine par l’équipe ?
• Avec qui devriez-vous partager du feedback ?
• Quelles sont les 3 actions les plus importantes que vous devez faire cette semaine ?

Visualiser le futur

• Au départ, il peut être difficile de faire une visualisation professionnelle du futur. Le plus facile est de commencer par la création du calendrier annuel des activités de votre équipe.
  • Pour ce faire, allez tout d’abord lire mon article « créer le calendrier de votre équipe ».
  • Je vous encourage fortement à présenter le premier jet à votre équipe lors de la prochaine rencontre : vous verrez qu’il sera apprécié de tous et il aidera grandement à voir la charge de travail à venir.
• Ensuite, assurez-vous que vous avez une direction claire. Regardez la prochaine section et posez-vous les questions suivantes :
  • Quelles sont les compétences que je dois développer dans mon équipe ?
  • Quel aspect de la culture de l’équipe doit être changé si l’on veut être plus efficace ?
  • Manque-t-il des processus ? Que doit-on mettre en place ? Est-ce que les façons de faire sont trop compliquées, ce qui fait que personne ne les suit ?

À la fin de votre réflexion, identifiez quelques actions à mettre en place cette semaine pour avancer les dossiers que vous avez identifiés comme importants. Et réservez-vous du temps dans votre agenda pour les faire !

Si vous voulez aller encore plus loin, mon livre « Le manager est un voyageur du temps » vous aidera pas à pas à devenir un gestionnaire zen et proactif.

Vous saurez ainsi apprendre du passé, écouter au présent et visualiser le futur !

3. Créer une orientation claire 

Tout d’abord, il faut connaitre l’ensemble des éléments nécessaires pour donner à votre équipe une direction claire de travail. Il ne s’agit pas uniquement de dire : « Effectue ton travail et atteins tel objectif ».

Pour un individu qui travaille seul, cela peut être éventuellement suffisant, mais lorsque l’on travaille en équipe, il y a nécessairement quelques éléments à mettre en place.

Ils permettent à votre équipe d’atteindre l’autonomie et d’être en mesure de prendre des initiatives pertinentes.

1. Ayez une idée de la mission et développez la vision de votre équipe.
2. Réfléchissez sur le work breakdown qui structure de votre équipe.
3. Identifiez et comprenez en détail les processus clés de votre équipe.
4. Mettez en place les processus critiques, car ils aident à comprendre les frontières entre les rôles et les responsabilités
5. Identifiez les objectifs et les KPI de votre équipe
6. Créez la liste des projets de votre équipe (pour atteindre justement les objectifs et les KPI)
7. Identifiez qui est responsable de quoi et précisez la liste des rôles et des compétences nécessaires dans votre équipe.
8. Terminez par la rédaction des descriptions de poste

4. Maîtriser la communication autour de l’orientation et de la structure

Lorsque vous avez un premier jet, partagez-le avec votre équipe. N’attendez pas d’avoir tout fait, mais incluez vos collaborateurs dans l’analyse et la création. L’idéal est d’y aller par périodes de 15 à 30 min à la fois.

Avancez ensemble, avec votre équipe en présentiel ou en télétravail..

Lorsque vous aurez une première version de tous ces éléments, assurez-vous de bien la communiquer aux nouveaux arrivants : vous verrez que le onboarding sera plus facile et que les nouvelles recrues pourront contribuer plus rapidement au travail d’ensemble et à l’atteinte des objectifs.

Et n’oubliez pas de noter toutes les questions : elles pourront vous aider à améliorer votre communication et votre structure d’équipe.

5. Amélioration continue

La base est enfin finalisée, prenez régulièrement du temps pour la réviser.

• Est-ce toujours efficace ?
• Est-ce que cette structure représente bien ce que vous faites ?
• Y a-t-il des aspects qui ont besoin d’être améliorés ?

Dans ce cas, revenez aux questions proposées plus haut.

Les meilleurs outils pour stimuler l’amélioration continue sont :

• L’identification des pertes
• L’observation de l’évolution de vos KPI
• Une analyse de type « Pareto » (80/20), comme source de vos défis

Conclusion

Si vous êtes toujours en mode urgence et que vous n’avez jamais le temps d’apprendre du passé ou de visualiser le futur, voire même de simplement vous poser pour prendre une décision dans le moment présent, il y a de fortes chances que vous ne soyez pas un « bon » manager : une formation dans la gestion du temps peut alors être nécessaire et bénéfique.

Vous pouvez également tenter de trouver l’équilibre entre les urgences et votre véritable responsabilité, comme de guider efficacement votre équipe au quotidien.

Mon livre Le manager est un voyageur du temps développe tous les éléments présentés plus haut dans cet article et donne des techniques pour remédier au problème de gestion du temps.

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