Il est bon de se demander régulièrement si l’on fait du bon travail, que l’on soit manager ou responsable d’une équipe multifonctionnelle. En effet, dans tous les cas, nous avons toujours à réfléchir sur notre action et notre responsabilité vis-à-vis des collaborateurs.
J’ai remarqué, pendant ma carrière, que plusieurs gestionnaires s’en tiennent uniquement à ce qui leur est demandé.
Je pense que la raison est que les conditions du marché changent rapidement, ce qui a pour conséquence d’affecter la vitesse et de renforcer l’incertitude, la complexité de la gestion quotidienne et l’ambiguïté du travail à accomplir. Cet environnement rapide et multiple a souvent pour effet de créer beaucoup de tâches annexes afin de régler les problèmes immédiats.
Malheureusement, par la suite, il ne reste plus de temps ni d’énergie pour effectuer le vrai travail de gestionnaire qui est, en priorité, de guider son équipe de manière efficace pour augmenter sa performance.
C’est donc assez souvent que le manager n’arrive pas à se poser des questions importantes comme :
Je le dis souvent, le manager est un voyageur du temps. Et s’il est uniquement plongé dans le présent, en passant son temps à répondre aux urgences, il ne pourra pas :
Donc, si vous avez envie de faire un excellent travail en tant que manager de votre équipe, il est important que vous dépassiez le stade de la réactivité aux urgences pour redevenir proactif !
Vous avez sûrement entendu parler de la matrice d’Eisenhower. Si ce n’est pas le cas, je vous invite tout d’abord à aller lire mon article « l’urgence n’est pas nécessairement importante ».
En gros, il faut être conscient que ce n’est pas parce que quelqu’un vous demande de faire quelque chose que c’est systématiquement une urgence importante.
Ensuite, remarquez les modèles (pattern) autour de vous. Est-ce que les urgences proviennent toujours ?
Pour vous aider à mieux les gérer et passer en mode proactif au lieu de réactif et devenir un « maître » du temps, réservez par exemple une période, le jeudi matin, pour les urgences à régler.
Ici, l’idée est que pour passer en mode proactif, il faut prendre du temps pour réfléchir. Mais si on ne l’a jamais fait, il est possible qu’arrivé à la période réservée pour ce temps d’analyse et de réflexion, vous ne sachiez pas trop quoi faire. Voici une liste de questions à vous poser pour vous aider à rendre productive votre période de réflexion.
À la fin de votre réflexion, identifiez quelques actions à mettre en place cette semaine pour avancer les dossiers que vous avez identifiés comme importants. Et réservez-vous du temps dans votre agenda pour les faire !
Si vous voulez aller encore plus loin, mon livre « Le manager est un voyageur du temps » vous aidera pas à pas à devenir un gestionnaire zen et proactif.
Vous saurez ainsi apprendre du passé, écouter au présent et visualiser le futur !
Tout d’abord, il faut connaitre l’ensemble des éléments nécessaires pour donner à votre équipe une direction claire de travail. Il ne s’agit pas uniquement de dire : « Effectue ton travail et atteins tel objectif ».
Pour un individu qui travaille seul, cela peut être éventuellement suffisant, mais lorsque l’on travaille en équipe, il y a nécessairement quelques éléments à mettre en place.
Ils permettent à votre équipe d’atteindre l’autonomie et d’être en mesure de prendre des initiatives pertinentes.
Lorsque vous avez un premier jet, partagez-le avec votre équipe. N’attendez pas d’avoir tout fait, mais incluez vos collaborateurs dans l’analyse et la création. L’idéal est d’y aller par périodes de 15 à 30 min à la fois.
Avancez ensemble, avec votre équipe en présentiel ou en télétravail..
Lorsque vous aurez une première version de tous ces éléments, assurez-vous de bien la communiquer aux nouveaux arrivants : vous verrez que le onboarding sera plus facile et que les nouvelles recrues pourront contribuer plus rapidement au travail d’ensemble et à l’atteinte des objectifs.
Et n’oubliez pas de noter toutes les questions : elles pourront vous aider à améliorer votre communication et votre structure d’équipe.
La base est enfin finalisée, prenez régulièrement du temps pour la réviser.
Dans ce cas, revenez aux questions proposées plus haut.
Les meilleurs outils pour stimuler l’amélioration continue sont :
Si vous êtes toujours en mode urgence et que vous n’avez jamais le temps d’apprendre du passé ou de visualiser le futur, voire même de simplement vous poser pour prendre une décision dans le moment présent, il y a de fortes chances que vous ne soyez pas un « bon » manager : une formation dans la gestion du temps peut alors être nécessaire et bénéfique.
Vous pouvez également tenter de trouver l’équilibre entre les urgences et votre véritable responsabilité, comme de guider efficacement votre équipe au quotidien.
Mon livre Le manager est un voyageur du temps développe tous les éléments présentés plus haut dans cet article et donne des techniques pour remédier au problème de gestion du temps.
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