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Savez-vous exactement quoi, quand, avec qui et pourquoi communiquer au travail ?

Communiquer au travail

À un moment ou à un autre, tout le monde s’est plaint d’un collègue qui ne nous a pas informés d’un projet sur lequel il travaillait. Ou encore, on peut être surpris de ne pas avoir été invité à une rencontre importante : on a l’impression qu’il était évident qu’on devait être invité et pourtant, personne n’a pensé à faire. Mais savez-vous que vous aussi, vous générez très probablement ce genre d’émotion chez vos collègues ? Pour vous aider à y voir plus clair, voici quelques bonnes questions à vous poser ainsi qu’une checklist qui vous aidera à identifier quoi et quand communiquer ?

Vous savez que dans les entreprises, lorsqu’un changement important survient, l’équipe des ressources humaines met en place ce qu’on appelle généralement un « plan de communication ».

Dans certaines sociétés, on nomme même un gestionnaire des communications internes. Car avoir un bon plan de communication, savoir avec qui, quoi, quand et pourquoi communiquer est définitivement stratégique : cela en devient même un métier !

Alors, pourquoi ne pas penser vous-même à tous ces éléments ?

Ce qui est bon à l’échelle de l’entreprise est bon pour votre équipe et pour vous-même. Voici donc quelques astuces pour vous aider dans votre quête d’une bonne communication !

Avec qui communiquer au travail ?

D’abord une question : est-ce que je suis en mesure de communiquer aux bonnes personnes ? Sans une structure d’équipe efficace, il vous sera bien difficile de savoir avec QUI communiquer.

La structure de l’équipe

Posez-vous ces questions pour savoir si vous êtes en mesure de savoir avec qui communiquer :

  • Avez-vous un système qui vous aide à identifier qui doit être invité et pourquoi ?
  • Est-ce que votre équipe a une structure claire qui aide à savoir qui doit être invité pour des réunions importantes ?
  • Avant de vous lancer dans n’importe quelle activité, est-ce que vous prenez le temps de faire votre analyse RACI (responsible, accountable, consulted and informed) ? Ou vous lancez-vous directement ?
  • Pendant l’avancement d’un projet, si vous avez oublié de consulter ou d’informer une personne, est-ce que vous notez ces points ? Ajustez-vous votre plan de communication ?

Ces questions sont importantes, car si vous travaillez dans une équipe dans laquelle les rôles et les responsabilités ne sont pas clairs, il vous sera très difficile d’identifier à QUI parler pour avancer vos dossiers. D’ailleurs, il y a de fortes chances que vous puissiez créer des frustrations avec vos collègues ne sachant pas qui fait quoi.

Un manque de structure dans l’équipe amène ce que j’appelle un « blind spot », donc des oublis…

Si vous notez que vous n’êtes pas régulièrement informé ou que vos collègues ne se font pas inviter à des discussions ou qu’ils soient en copie dans des échanges de mails, c’est peut-être qu’il y a du travail à faire au niveau de la structure et de la clarté des rôles et des responsabilités au sein de votre organisation.

Pour vous aider à mettre en place votre structure, je vous invite à lire cet article : « Comment créer ou améliorer votre département ? »

A qui cette information est utile ?

Sans une structure ordonnée, il est très difficile de répondre parfaitement à cette question. Malgré tout, il est impossible de n’avoir aucune structure, même si elle n’est pas formalisée : il y a toujours une structure implicite en place. Mais parfois, il faut la découvrir. !

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Demandez-vous alors, dans tous les cas, à qui l’information que vous voulez partager peut servir ?

Au minimum, il y aura votre équipe immédiate et votre supérieur hiérarchique.

Ensuite, si vous n’avez aucune idée avec qui partager l’information, demandez autour de vous : vos collègues, votre patron pourraient avoir d’autres points de vue intéressants sur ce sujet. Dans mon équipe, j’essaie de partager toutes les informations transversales durant notre rencontre de gestion et d’opération, comme par exemple partager la liste des projets lancés qui pourraient intéresser certains.

L’objectif de ce partage est de m’assurer que l’information circule bien entre les gestionnaires et les équipes. Car il n’y a rien de pire pour une personne qui fait une analyse, de savoir qu’une autre personne a fait le même travaille.

Il est donc plus facile de repérer ce genre de situation, si on dit à l’avance sur quoi son équipe travaille !

Quand communiquer au travail ?

« Timing is everything » selon une expression. La clé, c’est le temps, vous le savez, et en communication, c’est critique.

Il est terrible, pour un gestionnaire, d’apprendre de la part de son collaborateur qu’il a perdu son emploi ou qu’il a été promu ou transféré. Par conséquent, la séquence de communication est très importante.

Comment déterminer la séquence de communication ?

1. La hiérarchie — les liens sont-ils faits avant de vous lancer ?

Cette question est très importante, car il est possible d’aller parler à la bonne personne d’un sujet alors que la politique autour de celui-ci n’est pas encore en place pour le faire. Les premières questions à se poser dans ce domaine sont de bien connaître la hiérarchie de l’équipe. Par exemple, qui est le gestionnaire de qui ?

Demandez-vous si le gestionnaire doit être au courant avant la personne avec laquelle vous avez besoin de communiquer.

Quelques situations où le gestionnaire doit être informé en priorité :

  • Si le sujet est nouveau, c’est presque certain à 100 % : il faut parler au gestionnaire avant. Mais s’il s’agit d’un sujet récurrent, cela ne pose pas de soucis, car le lien de communication avec la personne est déjà là.
  • S’il s’agit d’une information atypique, une surprise, quelque chose d’inhabituel, une urgence, communiquer d’abord avec les gestionnaires est la première étape. L’idée est qu’il pourra vous aider à pousser le dossier de la bonne façon et le prioriser si nécessaire.

Par exemple, vous avez une rencontre d’équipe et vous annoncez à votre gestionnaire qu’il y a un problème au niveau de XYZ. Si vous faites une annonce directe à tout le monde, c’est une mauvaise première étape, car vous allez créer de l’inconfort : la question qui se posera sera « pourquoi votre gestionnaire ne le sait pas encore ? »

Avertir le gestionnaire à l’avance aura pour conséquence de l’aider à prendre acte de la nouvelle communiquée avant la rencontre avec l’équipe. L’avantage avec cette façon de faire est que le gestionnaire aura envie de vous aider à expliquer le problème, mais il sera peut-être aussi capable de présenter une solution potentielle.

2. La capacité actuelle de l’équipe à absorber l’information

Il est important de prendre en considération la capacité de l’équipe à absorber l’information. Par exemple, beaucoup d’éléments ont été partagés pendant la rencontre et il est peut-être mieux d’attendre, pour éviter l’overload. Ou encore, l’équipe est dans le stress et le sujet dont on parle n’est pas à traiter dans l’urgence : dans ce cas, il vaut mieux attendre, car personne n’aura la capacité de réellement écouter.

L’état d’esprit de l’équipe ou de la personne avec qui vous partagez l’information est important, car une mauvaise énergie entraîne une mauvaise réception du message.

3. Connaissez-vous les rencontres de groupe de votre équipe ?

Je recommande fortement d’utiliser les canaux de communication déjà en place. Il y a forcément des rencontres pour assurer les connexions entre les équipes. Renseignez-vous, car cela pourrait être le meilleur moment pour communiquer un message !

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Par exemple, vous aimeriez mettre en place un nouveau processus ou présenter un outil pour être plus efficace. Vous devez vous poser la question de savoir qui sera impactée par l’outil ou le processus. Après avoir répondu, vous pourrez regarder la liste des réunions récurrentes et savoir QUAND vous pourriez atteindre le plus efficacement possible votre audience.

Si la réunion existe déjà, contactez la personne responsable et demandez-lui si vous pouvez prendre un peu de temps pour parler du sujet en question. Ou encore, vous pouvez lui donner l’information et lui demander de la communiquer directement à l’équipe : vous n’avez pas toujours besoin d’être là.

Quoi communiquer au travail ?

Il n’est pas toujours facile de déterminer ce que l’on doit communiquer. Voici une checklist pour vous aider.

Liste des éléments à communiquer :

  • Nouvelles informations qui pourraient exercer une influence sur les décisions et sur le plan fait en équipe
  • observation de problématiques récurrentes et partage de sa solution
  • lancement de projet ou mise en place de processus et d’outils
  • jalon atteint
  • jalon qui pourrait ne pas être atteint si… et donc, partager la probabilité des risques
  • expliquer votre structure d’équipe ou un projet
  • définir les objectifs à atteindre
  • savoir qui est responsable de quoi…

A noter que parfois, le fait de simplement signaler l’existence d’une responsabilité et un projet est suffisant comme information, car cela aura un impact positif sur la confiance et la dynamique du groupe. Le simple fait de savoir qu’un projet ou une action est en cours réduit grandement les inquiétudes.

Il faut savoir que l’anxiété épuise les équipes et réduit l’énergie du groupe. Prendre 1 min pour signaler un détail peut faire une grosse différence dans la dynamique du groupe.

Si vous avez envie d’approfondir sur ce sujet, je vous invite à lire cet article : « Savoir quoi communiquer pendant vos statuts d’équipe ? »

Pourquoi bien communiquer au travail ?

1. Pour prendre des décisions collectives intelligentes

Une équipe est en quelque sorte un organisme qui doit être coordonné pour avancer le plus rapidement possible vers ses objectifs. La communication est donc primordiale pour atteindre le but commun.

Par conséquent, si vous ne communiquez pas suffisamment avec les autres, vous travaillez trop en solo et vous n’aidez pas votre équipe à atteindre ses objectifs le plus rapidement possible.

2. Pour bâtir des liens de confiance et développer votre carrière

Si vous communiquez aux bonnes personnes et aux bons moments les bonnes informations, vous allez aider votre équipe à avoir confiance en vous : il est presque sûr que vous allez vous occuper de dossiers de plus en plus importants, car vos collègues sauront que vous les consulterez si besoin ou que vous les informerez au bon moment.

3. Pour faire partie de la chaîne de communication au travail

La réciprocité fonctionne aussi en communication. Si vous avez besoin d’informations, il faut partager de l’information. Je peux vous garantir qu’après un certain temps, une communication qui reste à sens unique va stagner : votre interlocuteur arrêtera de communiquer avec vous.

Entretenir un lien de communication se fait dans les deux sens. Plus vous contribuez à l’échange d’informations, plus vous aurez une chance d’être informé dans le cas de communications critiques.

Conclusion

Pour savoir bien communiquer au travail, il y a plusieurs éléments à prendre en considération : le qui, le quand, le quoi et être motivé par le pourquoi.

Sachez qu’il est toujours possible de s’améliorer en communication et que c’est un des vecteurs de croissance les plus importants pour votre carrière : ne le négligez pas !

Photo by Pavan Trikutam on Unsplash

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