Elon Musk a sorti sa liste des 6 règles pour une productivité folle en équipe. Cet article vous les présente d’une manière simple et je vous livre également mon analyse personnelle pour vous permettre d’aller plus loin dans la réflexion.
1. Éviter les réunions avec un grand auditoire
Le raisonnement d’Elon
Les réunions où il y a trop d’intervenants sont une perte de temps et d’énergie car :
- elles découragent les débats
- l’équipe reste plus fermée qu’ouverte à l’échange
- il n’y a pas assez de temps global pour que chacun puisse contribuer
Donc voici la règle : ne prévoyez jamais de réunions à moins que vous soyez certain qu’elle ajoute de la valeur.
Le commentaire d’Isabelle
D’abord, qu’est-ce qu’une réunion ? Tout le monde semble avoir une définition différente. D’ailleurs, la semaine dernière, j’ai eu une discussion avec les autres directeurs de mon équipe pour essayer de la définir : je peux vous dire que nous ne sommes pas tombés d’accord !
Néanmoins, on peut quand même dire qu’il s’agit de rencontres récurrentes à plus de 2 personnes. Et justement, j’ai des amis qui ont aussi commencé à utiliser le mot « discussion ». Ils disent par exemple : « nous ne sommes pas en réunion mais en en « discussion » car la taille du groupe qui se semble être un détail important.
Donc, avant d’organiser une réunion à plus de 2 personnes, demandez-vous pourquoi cette réunion est nécessaire. Les réunions ne sont pas toutes « evil »
2. Quitter la réunion si vous n’apportez pas une plus-value
Le raisonnement d’Elon
Si votre présence :
- n’apporte pas de contribution
- ne permet pas de préciser vos idées ou vos valeurs
- ne permet pas de prendre une décision
Alors, votre présence n’est pas utile ! Vous pouvez donc quitter la réunion car perdre du temps inutilement est, pour le coup, inapproprié…
Le commentaire d’Isabelle
Dans une entreprise, on craint souvent de ne pas inviter les bonnes personnes : on a alors tendance à « ratisser » large. Par conséquent, il est possible que vous soyez invité à plusieurs réunions ou votre présence n’est pas toujours nécessaire. Prenez en acte et tirez en les conséquences…
Quelques astuces si vous n’êtes pas certain que votre contribution soit nécessaire :
- Idéalement, ne refusez pas de participer à une réunion sans avoir parlé avec la personne qui vous invite. Il est important de comprendre son besoin et de voir comment vous pouvez le combler avant ou après la réunion. Ne « ghostez » jamais vos collègues.
- Communiquez avec le responsable de la rencontre et posez-lui la question : qu’attend-t-il précisément de vous à la réunion ?
- Offrez l’information nécessaire, à l’avance, pour que d’autres puissent avancer sans vous
- Demandez que l’on enregistre la réunion : vous pourrez ainsi l’écouter en 2x, ce qui vous fera gagner du temps
3. Oublier la hiérarchie
Le raisonnement d’Elon
Communiquez directement avec vos collègues et pas à travers les superviseurs et les managers. La communication directe permet des décisions rapides, ce qui entraîne des avantages compétitifs !
Le commentaire d’Isabelle
Parfois, en entreprise, il y a ce qu’on appelle des « jeux de pouvoir » : les managers veulent connaître des informations avant tout le monde afin d’influencer les décisions. Si vous faites partie d’une équipe où vous devez avertir tout le monde avant de prendre une décision, c’est qu’il y a un problème :
- soit le management est malade : tout le monde a peur de prendre des décisions et d’avoir des reproches ensuite
- soit les rôles et responsabilités de chacun ne sont pas encore clairs.
Par conséquent, si vous n’arrivez pas à parler directement avec votre collègue sans passer par le management, c’est que votre équipe a besoin de travailler sur des fondamentaux. Pour vous aider dans cette aventure, dites-vous qu’à chaque niveau d’échelle dans l’entreprise, il existe un niveau de décision.
Et faites confiance à vos collègues !
4. Rester clair et compréhensible
Le raisonnement d’Elon
Évitez les mots inutilement compliqués et le jargon technique car cela ralentit la communication. Utilisez de préférence des mots :
- concis
- directs
- faciles à comprendre
N’essayez pas d’avoir l’air intelligent, soyez plutôt efficace !
Le commentaire d’Isabelle
Vous rappelez-vous le concept de la longueur d’onde en communication dont je vous parle toujours ? Pour être sur la même longueur d’onde qu’une autre personne, il faut ajuster précisément sa fréquence et sa vitesse. Ici, Elon fait référence à la fréquence : si les mots utilisés sont trop compliqués et ne résonnent pas chez l’autre, votre communication demandera beaucoup d’énergie à l’autre pour être comprise.
Plus il y a de personnes avec qui vous communiquez, et plus le vocabulaire doit rester simple.
Anecdote
Je me rappelle d’une réunion d’équipe où l’un de mes collègues dessinait une barre sur un bout de papier chaque fois que le directeur sénior N+2 utilisait un mot compliqué concernant le management. Un peu comme un « BINGO » de management !
A un moment, le directeur avait même réussi à combiner 3 mots compliqués, sans véritable sens, dans la même phrase : la réaction de mon collègue a été de dessiner une énorme barre sur son papier.
Et je peux vous dire que l’on a tous éclaté de rire en même temps : cela a mis un certain malaise, je vous l’avoue !
5. Arrêter les réunions récurrentes sans véritable justification
Le raisonnement d’Elon
Ici, je ne suis pas certaine de bien traduire le terme « frequent meeting » mais je pense que cela signifie que les réunions sont « excellentes » pour faire perdre du temps. Il est nécessaire de les éviter autant que possible si elles ne sont pas véritablement justifiées. Utilisez les réunions pour :
- collaborer
- partager les défis qui se présentent à vous
- résoudre des problématiques
Dès que vous avez résolu la situation, les réunions fréquentes ou récurrentes ne sont plus nécessaires. Et s’il est possible de résoudre les problèmes sans réunion, c’est encore mieux ! À la place de réunion, :
- envoyez des textes ou des emails
- utilisez d’autres canaux de communication à distance
Faites bien attention de ne pas interrompre le travail de votre équipe si ce n’est pas nécessaire.
Le commentaire d’Isabelle
Il est important d’utiliser plusieurs moyens de communication avec les équipes. La communication en temps réel est utile mais elle peut être parfois trop intrusive et amener à une baisse de la productivité : il est alors conseillé d’utiliser les systèmes de communication asynchrones.
- Le dialogue en direct est à réserver pour des échanges rapides ou des demandes d’information
- Les courriels sont faits pour acter officiellement des décisions ou expliquer des processus
Et si vous commencez à chatter en simultané, demandez-vous si un appel ne serait pas plus efficace…
6. Utiliser votre jugement !
Le raisonnement d’Elon
Si une règle :
- ne fait pas sens
- ne contribue pas à la progression
- ne s’applique à votre situation
Éviter donc de la suivre ! Ne faites jamais quelque chose par principe mais interrogez-vous sur son utilité réelle.
Le commentaire d’Isabelle
C’est malheureux, mais parfois, on a des habitudes et des réflexes qui ne nous permettent pas de nous ajuster précisément à la situation. Il n’existe pas de règle absolue et parfaite. Les règles ou les principes sont là pour nous aider à travailler en équipe et collaborer efficacement. Si ce n’est pas le cas, il faut peut-être les faire évoluer.
Prenez néanmoins le temps d’y réfléchir car, malheureusement, lorsqu’on sort des processus, on peut faire plus d’erreur et ralentir l’avancée de l’équipe…
Et vous, que pensez-vous des règles de productivité d’Elon Musk ?
référence – https://www.linkedin.com/pulse/see-below-6-rules-productivity-from-elon-musks-leaked-lauren-mcdonald/
Photo de Alexander Shatov sur Unsplash
