Cet article traite d’un sujet qui me tient vraiment à cœur et qui risque d’en surprendre plus d’un. Peut-être même, que le leader que vous êtes pourrait être en complet désaccord. Si c’est le cas, je vous invite à prendre le temps d’y réfléchir et me dire dans les commentaires la raison de votre désaccord.

Pour donner du pouvoir à son équipe vous devez laisser chaque membre gérer leur temps. Le leader doit faire attention à ne pas enlever le libre arbitre de son équipe en gérant le temps de ses membres à leur place.

Le temps est la seule ressource qui ne discrimine pas. Le temps s’écoule au même rythme pour tout le monde. Nous avons tous un temps limité sur terre et décider ce que l’on fait avec son temps devrait tous nous appartenir. En tant que leader nous nous devons de reconnaître cet aspect fondamental. Plus nous laissons de la place aux autres pour gérer leur propre temps et plus nous leur donnons de pouvoir. 

Nous n’aurions jamais dû laisser les gestionnaires gérer 100% du temps et des priorités des autres. Cette mauvaise habitude peut, petit à petit, soumettre une personne à des contraintes et causer, selon moi, des dépressions. 

Les besoins

D’abord commençons par l’importance des besoins. Le travail doit être une source importante de réponse aux besoins. Nous travaillons environ 40hrs par semaine sur un même sujet, ce qui n’est pas négligeable. Si nous voulons que nos équipes performent sur le long terme il est stratégique, en tant que leader, de créer un environnement ou les besoins de nos employés sont couverts. Un membre d’équipe heureux est un membre d’équipe qui a plus de chance d’être efficace et d’aider les autres. 

Voici quelques exemples de besoins.

La pyramide de Maslow

Vous connaissez sûrement la pyramide des besoins de Maslow. Cette pyramide hiérarchique des besoins, liée à la motivation, a été élaborée à partir d’observations faites par le psychologue Abraham Maslow. Aujourd’hui cette théorie est contestée par le milieu scientifique puisqu’elle ne tient pas compte de tous les besoins et aussi parce que l’étude n’a été faite qu’en occident.

Les besoins fondamentaux

Il existe aussi le concept des besoins fondamentaux un modèle conceptuel en sciences humaines et notamment en soins infirmiers créer par Virginia Henderson. Si vous souhaitez en savoir plus, allez lire le résumé de ces besoins sur Wikipédia. 

La relativité des besoins

Il existe différentes visions des besoins et toutes, selon moi, sont intéressantes. Réfléchir à notre définition idéale des besoins est intéressant mais il ne faut pas négliger que, bien que nous soyons tous semblables à certains niveaux (ce qui permet de facilement faire ressortir des tendances), nous sommes, au final, tous très différents et surtout nous évoluons continuellement au fil du temps. Une façon adéquate de répondre à nos besoins aujourd’hui ne sera peut-être plus appropriée demain. Nous sommes les seuls qui puissions, au jour le jour, répondre adéquatement à nos besoins.

Par exemple, nous avons tous pendant une période adoré manger ou boire un aliment en particulier et aujourd’hui il ne nous plaît plus autant. Le besoin de manger est persistant mais la réponse au besoin change. J’ai des amies qui adoraient la viande et qui aujourd’hui sont végétariennes car leurs valeurs ont évolué.

Nous avons tous des besoins qui changent au fil du temps, en importance et dans la façon d’y répondre aussi.

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Les besoins au travail 

Au travail c’est la même chose. Par exemple, aujourd’hui nous avons besoin de faire avancer concrètement des dossiers mais demain nous aurons besoin de reconnaissance et de communiquer avec nos collègues. Ce que nous reconnaissons comme acceptable aujourd’hui n’est pas forcement ce qui le sera demain. Cela peut évoluer en fonction de la situation et de notre niveau d’énergie et d’expertise.

Par exemple, lorsque nous sommes débordés et que nous n’avons pas le temps de prendre un café ou de connecter avec des collègues, nous sommes conscient que cette situation ne sera pas la bonne pour répondre à tous nos besoins sur le long terme. Par conséquent, le lendemain nous irons très probablement prendre un café et discuter avec des collègues.

La nature relative de nos besoins fait que nous sommes les meilleurs personnes pour y répondre en temps réel. Par conséquent, le leader se doit d’influencer les directions, mais laisser les équipes décider du comment.

Faire confiance pour donner du pouvoir 

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Il est parfois difficile de faire confiance, de lâcher prise et de laisser vos équipes s’organiser. Je ne parle pas ici de laisser faire n’importe quoi, il faut que les objectifs soient clairs mais le rythme des étapes pour atteindre ces objectifs doit appartenir au groupe et non à une seule personne.

Il est fantastique de réaliser que nos besoins renferment des besoins individuels qui ont des liens avec les besoins des autres. Ces liens créent un réseau et un système de collaboration.

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Nous avons tous par exemple un besoin de reconnaissance, d’ajouter de la valeur, d’épanouissement, d’éternité, et ces besoins nous lient aux autres.
Note : si ce n’est pas le cas, peut-être qu’il serait mieux de changer d’équipe pour permettre de répondre à nos besoins fondamentaux dans un autre groupe. 

Donc, si l’on décide que les équipes dont nous faisons partie, nous aident à répondre à quelques uns de nos besoins, cela fait que nous voudrons naturellement contribuer au succès de l’équipe.

Exemples d’équipes :

• La famille
• Le couple
• Le club de ski
• Le comité des élèves
• Mon département au travail
• …

Nos besoins personnels sont liés aux autres. Choisir nos équipes et les gens qui nous entourent est un élément clé qui nous permet de mieux répondre à ces besoins et surtout d’allez loin en équipe.

En tant que leader il est excessivement important de comprendre ce lien car cela nous permet d’accepter que nous sommes tous inter-reliés. Il s’agit donc de travailler sur l’alignement des objectifs, des rôles et responsabilités pour s’assurer de créer un système dans lequel les individus sont en contrôle de leur temps pour répondre eux-mêmes à leur besoins tout en répondant aux besoins de l’équipe. 

Les désavantages à gérer le temps des autres

Quand on gère le temps des autres, il y a des fortes chances que l’on :

• Limite la créativité, les initiatives, les bonnes idées,
• Réduise la capacité de notre équipe a être dans l’état du “flow“,
• Oublie des éléments importants, étant donné que l’on ne sait pas tout,
• Ralentisse les développements personnels,
• Le niveau de responsabilisation,
• …

La liste peut être vraiment longue.

Les avantages à faire confiance dans la gestion du temps et à donner du pouvoir 

Donner un mandat avec un délai clair ne revient pas à gérer le temps des autres, c’est aider notre équipe à voir quoi faire pour contribuer à l’équipe et à l’objectif commun. C’est leur donner le pouvoir de contribuer.

Demander qu’une tâche soit faite sans laisser la personne prendre la responsabilité des étapes et des éléments à faire pour l’accomplir revient à gérer le temps des autres à leur place. Tout comme, forcer une personne à faire quelque chose maintenant, alors qu’il n’est pas convaincu de l’urgence ou demander souvent des choses à la dernière minute.

Pour améliorer la responsabilisation, la vitesse de son équipe sur le long terme rien de mieux que la confiance. Faire confiance sur la gestion du temps donne du pouvoir, aide l’équipe à voir leur capacité et à les développer.

Il faut simplement être clair au niveau des mandats et des attentes et donner une période de temps raisonnable pour les accomplir. Chacun pourra gérer par la suite son organisation en fonction de ses préférences, capacités, niveaux d’énergie et intérêts. Vous remarquerez que tout le monde possède ses méthodes d’organisation qui permettent d’accélérer le processus, mais ce, seulement si vous leur laissez le temps de s’organiser. 

Donc, pour être capable de laisser les membres de son équipe gérer leur temps, le leader doit être un voyageur du temps et anticiper les tâches et objectifs. Le but étant de laisser les membres de l’équipe s’organiser afin d’atteindre les objectifs du groupe ainsi que leurs objectifs et besoins personnels. 

Les indices que vous gérer le temps (les priorités) des autres et que vous leur enlevez leur pouvoir

Dès que vous commencez à vouloir contrôler le point de vue d’une autre personne vous commencer à lui enlever son pouvoir. Voici quelques exemples à ce propos : 

Le timing 

• Vous n’êtes pas satisfait du timing. Par exemple, votre employé a commencé à travailler sur un dossier sans vous en parler. Vous l’apprenez par une autre personne. Si vous êtes perturbé de ne pas avoir eu cette information avant, et ce, sans avoir pris le temps de discuter des implications de sa décision c’est que vous avez une tendance à gérer le temps (le timing) des autres. 
• Vous voulez être au courant de toutes les rencontres et courriels de vos membres d’équipe afin savoir ce qu’ils font en tout temps, car vous avez peur de recevoir l’information au mauvais moment. Là aussi, vous avez tendance à gérer le temps des autres et à leur enlever du pouvoir. Prenez plutôt le temps d’expliquer ce qui est important pour vous et quand vous avez besoin d’information, laisser ensuite à l’autre le soin de vous informer. Car, au final, vous n’aurez rien délégué si vous contrôlez tout.

Dernière minute

• Lorsque vous posez une question à quelqu’un qui vous informe qu’il ne sait pas et qu’il doit aller chercher l’information mais que vous le faites culpabiliser de ne pas tout savoir en tout temps. Vous gérer le temps des autres.
• Si vous demandez des tâches à la dernière minute, au lieu de déléguer la responsabilité sur le long terme comme par exemple lorsque vous demandez un rapport pour la journée même. Là aussi, vous gérez le temps des autres.
  Une urgence peut toujours arriver mais faites attention de ne pas la créer de toute pièce. Dans ce cas-ci il est plus pertinent de demander l’envoi d’un rapport sur une base régulière, pour permettre à votre équipe de s’organiser, que de les demander à la dernière minute. 

La charge de travail 

• Si vous donnez de nouvelles responsabilités sans vérifier la charge de travail actuelle de votre employé il se peut encore une fois que vous gérier le temps des autres. Chacun a besoin d’une charge de travail qui lui permet de se réaliser avec un niveau de qualité qui lui convient. Le leader doit aligner et équilibrer cette charge de travail sur l’ensemble de l’équipe. Cela évite la frustration de l’employé qui se voit attitrer de nouvelles tâches alors que ses collègues prennent de nombreuses pauses. 

Comment commencer et partager le pouvoir ?

Étape 1 – Faire confiance

• D’abord, il faut faire confiance, et comprendre que le simple fait de bien identifier les objectifs et faire des suivis, est suffisant. Les suivis sont essentiels pour s’aligner avec son équipe. Cela permet de pouvoir ajouter plus de détails sur les objectifs ou de les modifier en fonction des aléas de la vie. Pour bien déléguer et faire confiance, il faut prendre le temps de développer une relation et apprendre à se connaître. Il est impossible de déléguer parfaitement du premier coup. Gardez du temps pour apprendre à vous connaître et surtout comprendre combien de temps cela prendra à votre employé pour être en mesure de prendre une responsabilité.

Étape 2 – Visualiser le futur

• Ensuite, en tant que leader, il faut visualiser le futur. L’objectif est de donner le temps à notre équipe de s’organiser et de gérer et optimiser leur temps eux-mêmes.

Étape 3 : Distribuer la charge

• Il faut idéalement trouver un moyen de bien distribuer la charge de travail par membre d’équipe et dans l’équipe. Pour ce faire, j’ai créé un guide de distribution du temps. Cliquez ici pour télécharger mon guide de distribution du temps.
• Un autre point est de prendre le temps de connaitre les limites et les intérêts de vos équipes. Pendant vos rencontres individuelles intéressez-vous à la charge de travail de chacun des membres et à leurs centres d’intérêt. Vous constaterez qu’en savoir plus sur ces sujets aide à mieux équilibrer les responsabilités et la charge de travail.

Étape 4 – Mettre en place des systèmes

• Pour terminer, il faut prendre le temps d’identifier et mettre en place des systèmes pour limiter les urgences et aider à les mieux les identifier et ce, le plus rapidement possible.
  Vous pouvez par exemple:

• • Demandez un rapport àsur une abse régulière,
  • Organisez des sessions d’échange à haut niveau pour encourager les interactions et communications entre les membres de l’équipe,
  • Ayez des rencontres régulières avec votre équipe et concentrez vos questions lors de ces rencontres.
  • Identifiez les problèmes récurrents et pensez dans quel système ou procédure il serait possible de réduire le problème. Un super livre pour comprendre ce qu’est un système. Thinking in Systems: A Primer par Donella Meadows

Prochaines étapes

Prenez le temps de vous observer, avez-vous la mauvaise habitude de vouloir tout contrôler? 

Identifiez ce qu’il vous manque pour faire confiance et donner du pouvoir? Cet exercice est essentiel si vous voulez grandir en tant qu’équipe et déléguer de plus en plus. 

Laissez-vous du temps pour apprendre en équipe. Apprendre à donner du pouvoir est une étape essentielle si l’on veut prendre encore plus de tâches ou responsabilités. 

Ne baissez pas les bras! 

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