Dosez bien le niveau de détails pour une équipe dynamique

Préférez-vous plutôt penser plus longuement à votre idée avant de la présenter à votre équipe ? Aimez-vous vous assurer que tout est bien clair et complet et que le niveau de détails est suffisant pour vous ? Cela peut sembler une approche logique et dans certaines situations c’est la meilleure, mais comme toute médaille, elle a son revers. Savez-vous quel impact que peut faire d’être trop préparer avant de présenter votre idée à votre équipe ?

L’explication par la physique

Pour qu’une équipe fonctionne correctement, il est important que tous les membres de cette équipe soient sur la même longueur d’onde. La longueur d’onde correspond à la fréquence/vitesse. Dans notre situation, la fréquence représente tous les détails auxquels vous réfléchissez, et la vitesse représente le rythme auquel vous partagez l’information avec les autres membres.

Par conséquent, si vous attendez de maitriser tous les détails avant de partager votre idée, vous touchez aux deux aspects de la longueur d’onde. Vous affectez la vitesse puisque vous prenez votre temps, vous attendez d’être vraiment prêt pour partager votre idée et vous affectez la fréquence aussi puisque vous avez besoin de penser à tous les détails. Tout ceci fait que vous augmentez vos risques de ne plus être sur la même longueur d’onde que votre équipe si vous poussez la réflexion trop loin. Si vous présentez votre idée avec trop de détails à comprendre et de consignes à suivre, cela peut faire que vous ne serez pas capable de convaincre vos collègues du bien-fondé de votre idée.

Les effets secondaires d’être trop préparé

Vouloir être bien/trop préparée a été une de mes premières erreurs de gestion d’équipe. En tant que gestionnaire de projet, je voulais tout planifier dans les moindres détails. Je voulais m’assurer que mon équipe n’oublierait rien. Pour être certaine que tout soit bien clair, je concevais des plans (très) détaillés.

Un jour, j’ai demandé à ma gestionnaire ce qu’elle pensait de mon travail et elle m’a dit à la blague qu’il n’était pas possible de m’aider puisque j’avais déjà pensé à tout. Mes plans étaient tellement complets, avec tellement de détail, qu’ils étaient impossibles à comprendre.

Je ne comprenais pas à l’époque, selon moi, il suffisait de prendre le temps de lire le plan. Aujourd’hui, je comprends ce que ma gestionnaire voulait me dire.

Trop de détails tuent la compréhension rapide et potentiellement ralentit la collaboration.

Car :

  1. Il devient difficile de suivre, cela va trop rapidement, mais surtout le niveau d’énergie nécessaire pour comprendre au départ est trop grand.
  2. Il est quasiment impossible d’influencer, d’ajouter des éléments ou de modifier une approche trop détaillée. Un changement d’approche pourrait par exemple avoir des répercussions sur l’ensemble des détails déjà pensés, donc cette option sera rejetée d’emblée, car la réflexion déjà effectuée est trop avancée pour retourner en arrière.
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 1— Difficile de suivre

Vous êtes la seule personne avec votre connaissance jusqu’au moment où vous la partagez. Si vous avancez loin trop rapidement dans votre réflexion, l’écart entre vous et votre équipe se creusera. En quelque sorte, c’est comme si vous étiez l’éclaireur de votre équipe dans la jungle, vous ouvrez le chemin à la machette afin que votre équipe puisse ensuite vous suivre. Mais si vous avancez trop loin et trop vite dans la jungle et que votre équipe doit attendre avant de vous suivre, le chemin que vous avez fait pourrait ne plus convenir. La nature pourrait avoir repoussé ou la pluie pourrait avoir effacé vos traces, ce qui fait que votre équipe ne verra plus le chemin à suivre.

Il faut voir la pluie ou la repousse de la nature comme un contexte qui change, une compréhension de la situation qui peut évoluer… Par conséquent, plus vous avancez et prenez votre temps pour partager votre plan ou votre idée et plus il y a de chances que les paramètres changent ce qui pourrait rendre votre plan difficile à suivre.

Sans oublier qu’il sera probablement difficile de comprendre tous les détails auxquels vous aurez pensé. Chaque nouvelle information prend du temps et de l’énergie pour être intégrée. Assurez-vous que la marche pour vous suivre ne soit pas trop haute pour votre équipe. Commencez par présenter le concept et allez ensuite dans le détail.

2— Difficile d’ajouter des éléments

Plus un système est complexe et détaillé et plus il est difficile de le comprendre et de le modifier. Pour chaque changement, il faut analyser les répercussions sur le plan proposé et cela devient une tâche complexe puisque le niveau de détail est important. Pour éviter ces situations, l’astuce ici est de penser d’abord en mode macro.

Les plans

Faites un plan à haut niveau (macro) pour le long terme et un plan un peu plus détaillé (micro) pour le court terme. Ne cherchez pas à entrer dans le détail des 6 prochains mois. En définitive, plus le plan est sur le long terme et moins il devrait être détaillé afin de faciliter sa compréhension. De plus, cette astuce permet à votre équipe de pouvoir facilement faire des ajustements rapides en cours de route et de faire évoluer la direction et les grandes lignes. Vous devez donc ne planifier que les grandes étapes et les approches pour les plans long terme.

Et le plus important est d’inclure votre équipe au bon moment pour qu’ils vous aident à développer les détails. Vous n’avez pas besoin de penser à tout puisque votre équipe est là justement pour vous aider. La force d’une équipe se définit aussi avec l’expérience et le point de vue que chacun peut apporter sur le projet/plan.

Les idées

Lorsque vous souhaitez lancer une idée, c’est la même chose. Il faut éviter d’entrer trop dans le détail et commencer par des concepts. En ingénierie, cette étape est souvent appelée : « concept design ». C’est une étape rapide à faire puisqu’il suffit de schématiser votre idée au niveau macro. Cette schématisation donne la direction pour le design final, et vous donne les bases pour ensuite aller dans le détail du développement du design. Ce processus s’applique aussi aux idées marketing. Si vous voulez atteindre un meilleur résultat, il est préférable de partir d’un concept et d’utiliser la force de votre équipe pour choisir la direction que vous voulez prendre et penser aux détails.

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Vous comprenez maintenant que si vous pensez que vous devez maitriser tous les détails pour convaincre votre équipe d’adhérer à un plan ou une idée vous faites peut-être fausse route. Comprenez que la destination finale peut être trouvée en équipe et non par vous seul. Vous n’avez donc pas besoin que tout soit parfait avant de partager une idée avec votre équipe.

L’importance d’accepter de ne pas tout savoir

Un travail sur soi

Accepter d’être imparfait est un bon état à atteindre si vous voulez atteindre de meilleurs résultats. Cela passe aussi par l’acceptation que tout le monde possède ses propres forces et que vous ne pouvez pas tout faire tout seul. Il faut savoir lâcher prise et accepter que vous ne puissiez pas penser à tout. Cela vous permettra aussi indirectement de développer votre carrière, car je peux vous garantir que plus vous avancez au niveau hiérarchique et moins vous serez en mesure de maitriser l’ensemble des détails.

Un livre très intéressant que je vous recommande pour apprendre à accepter de ne pas être parfait est : l’apprentissage de l’imperfection par Tal Ben-Shahar

Stimuler la collaboration et développer les détails en équipe

Accepter de ne pas tout savoir vous permet également de déterminer plus rapidement quand il est temps de collaborer avec votre équipe. Cette approche inclusive valorise l’apport de chacun. Plus vous penserez aux détails en équipe et plus ce sera facile pour toute votre équipe.

Si le sujet vous intéresse et que vous souhaitez augmenter la collaboration dans votre équipe, je vous invite à aller lire l’article suivant : de bons moyens pour stimuler la collaboration. 

Conclusion

Si vous pensez aider votre équipe en vous chargeant de créer le plan, une présentation ou une idée au complet sans l’inclure, vous avez peut-être ce que l’on appelle un blind spot — un angle mort. Apprenez à voir lorsqu’il est temps de lâcher prise pour ce qui est du détail et quand il faut partager votre plan/idée à votre équipe. Sachez définir le moment idéal pour les impliquer dans le développement de  votre plan/idée.

Photo by Meg Jerrard on Unsplash

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