Une communication efficace avec vos employés est essentielle pour établir des relations de confiance, renforcer la collaboration et maximiser la productivité.
Dans cet article, je partage quelques conseils pour développer une communication plus efficace avec votre équipe, dès aujourd’hui !
Sommaire
- Soyez clair et concis
- Écoutez activement
- Soyez cohérent
- Encouragez la communication bidirectionnelle
- Faites des feedbacks réguliers
Soyez clair et concis
Il est important d’être précis dans notre communication, car cela permet d’être efficace et d’éviter les malentendus. Des messages clairs et concis sont plus faciles à comprendre et à retenir, ce qui peut aider à améliorer la productivité et à éviter les erreurs.
De plus, la clarté et la concision montrent que vous respectez le temps et l’attention de vos collègues, ce qui contribue la mise en place de relations professionnelles positives.
Voici quelques astuces pour améliorer votre communication :
- Définissez l’objectif de votre message : avant de commencer à communiquer avec votre équipe, définissez clairement l’objectif de votre message. De quoi voulez-vous parler ? Quel est le but de la communication ? Avoir une idée claire de ce que vous voulez transmettre vous aidera à rester concentré et à partager un message efficace.
- Utilisez un langage simple et direct : évitez les mots compliqués et le jargon technique qui pourraient prêter à confusion. Utilisez plutôt un langage facile à comprendre pour transmettre votre message. Évitez également les phrases longues et complexes qui peuvent rendre votre message peu convaincant.
- Structurez votre communication : commencez par une introduction courte et claire qui présente l’objectif de votre communication, puis développez votre message en présentant les faits ou les informations pertinentes. Terminez par une conclusion qui résume les points clés de votre message.
- Utilisez des exemples concrets : utilisez des exemples tirés du réel pour illustrer vos propos. Les exemples permettent à votre équipe de mieux comprendre votre message et de l’appliquer à leur propre travail.
- Posez des questions pour vous assurer de la compréhension : questionnez votre équipe pour vous assurer qu’elle a bien compris le message. Cela vous aidera également à identifier les zones qui pourraient nécessiter une clarification supplémentaire.
Écoutez activement
Il est nécessaire de prêter attention aux paroles de vos employés pour comprendre leurs besoins et préoccupations. Montrez que vous êtes ouvert aux idées et aux commentaires, et soyez prêt à apporter des modifications en conséquence.
Quelques conseils pour mieux écouter vos collaborateurs :
- Éliminez les distractions : évitez de passer ou de prendre des appels téléphoniques pendant l’échange et n’allez pas regarder vos courriels ou messages. Éteignez votre téléphone portable et concentrez-vous sur votre interlocuteur.
- Montrez de l’empathie : écoutez attentivement ce que dit votre interlocuteur. Essayez de comprendre ses émotions et ses préoccupations.
- Posez des questions : demandez des éclaircissements si vous ne comprenez pas quelque chose. Cela montre que vous êtes attentif et que vous vous intéressez vraiment à ce que dit votre interlocuteur.
- Reformulez ou résumez : reformulez ou résumez ce que dit votre interlocuteur pour vous assurer que vous avez bien compris. C’est une preuve que vous avez bien écouté et que vous vous préoccupez de comprendre ce qu’il essaie de dire.
- Évitez les interruptions : laissez toujours votre interlocuteur terminer ses phrases avant de réagir. Cela montre que vous respectez son point de vue.
- Je vous invite d’ailleurs à effectuer un petit exercice : laissez une plus longue pause entre la fin d’un discours et le début de votre réponse.
- Voyez si c’est possible d’allonger cette durée sans perdre l’interactivité.
En écoutant activement votre équipe, vous pourrez mieux comprendre les besoins et les interrogations de chaque membre, vous renforcerez la relation de confiance et vous améliorerez la collaboration globale. La satisfaction au travail sera également augmentée.
Soyez cohérent
Soyez cohérent dans votre communication et respectez vos engagements.
Évitez de donner des instructions contradictoires ou de changer les règles du jeu en cours de route !
Faites également attention à ce point : j’ai remarqué qu’en tant que leader, on parle parfois avec nos équipes de ce qu’il faut faire avec une grande conviction. Mais quelques jours ou semaines après, notre pensée a évolué et on a oublié d’en informer l’équipe.
On a fait alors ce que j’appelle un saut quantique. Voyons ce que c’est précisément.
Un saut quantique est lorsque l’on avance dans l’évolution de notre pensée, sans inclure les membres de notre équipe. On passe alors d’un état à l’autre, et notre équipe n’est pas au courant. Par conséquent, à la prochaine rencontre, on va demander quelque chose qui ne fait plus de sens pour les collaborateurs qui, eux, sont restés dans l’état initial.
Il est donc important de reconnaître lorsqu’on manque de cohérence et que l’on a fait un « saut quantique » devant notre équipe. Dès qu’on l’identifie, il faut revenir à l’état initial et expliquer le « pourquoi » du changement d’état et seulement ensuite, faire nos demandes.
Attention à ne pas faire trop souvent de sauts quantiques, car cela augmente la difficulté pour votre équipe de vous suivre et de prendre des initiatives.
Plus de renseignements à propos des sauts quantiques : une histoire par saut quantique.
Utilisez différents canaux de communication
Utilisez différents moyens de communication tels que les réunions, les rendez-vous en face à face, les appels téléphoniques, les courriels et les applications de messagerie instantanée pour communiquer avec vos employés.
Mais certains canaux peuvent être plus efficaces pour des situations spécifiques.
- Message urgent : Les messages urgents doivent être transmis rapidement et directement. Les appels téléphoniques, les messages instantanés ou les messages texte sont les canaux les plus adaptés.
- Message complexe : Si le message est complexe, une communication en face à face ou une réunion avec le groupe est préférable. Cela permet de clarifier les points importants et d’obtenir des commentaires immédiats.
- Information générale : Les informations générales peuvent être transmises par courrier électronique, notes de service, bulletins d’information ou même des tableaux d’affichage.
- Feedback : il est plus efficace de communiquer un feedback lorsqu’on est en face à face ou lors d’un échange téléphonique, afin de faciliter l’interaction.
- Collaboratif : Les outils de collaboration en ligne sont efficaces pour partager des documents, travailler à plusieurs sur un projet et faciliter les commentaires.
Il est important de prendre en compte le contexte et la culture d’entreprise pour choisir le meilleur canal de communication.
Il ne faut pas non plus oublier que les canaux à utiliser peuvent varier en fonction des préférences de chaque personne et du public cible.
Je vous invite à aller lire cet article plus complet sur le sujet : Comment transmettre un message de façon efficace ?
Encouragez la communication bidirectionnelle
Demandez à vos employés de poser des questions et de partager leurs opinions. Montrez-leur que vous prenez en compte leur point de vue et que vous êtes prêt à travailler avec eux pour résoudre les problèmes.
Il existe plusieurs moyens d’encourager une communication bidirectionnelle avec votre équipe :
- Encouragez l’ouverture : créez un environnement de travail où les membres de votre équipe se sentent à l’aise pour parler ouvertement de leurs préoccupations, de leurs idées et de leurs suggestions. Encouragez-les à poser des questions et à donner leur avis.
- Soyez accessible : assurez-vous que les membres de votre équipe savent qu’ils peuvent vous contacter à tout moment s’ils ont des interrogations ou des questions. Répondez rapidement à leurs messages ou e-mails.
- Planifiez des réunions régulières : organisez des réunions régulières avec votre équipe pour discuter des projets en cours, des défis rencontrés et des progrès à réaliser. Encouragez les membres de votre équipe à donner leur avis et à proposer des solutions.
- Écoutez activement : lorsque les membres de votre équipe parlent, écoutez activement ce qu’ils ont à dire. Posez des questions pour clarifier les points importants et montrez que vous prenez en compte leurs problématiques. (voir plus haut pour plus de détails)
- Donnez des retours : donnez des retours constructifs sur les idées et les suggestions de vos collaborateurs. Expliquez comment leurs idées pourraient être mises en œuvre et les avantages qu’elles pourraient apporter.
- Faites preuve d’empathie : Soyez empathique envers les membres de votre équipe. Comprenez leurs points de vue, même si vous ne les partagez pas toujours.
En encourageant une communication bidirectionnelle avec votre équipe, vous pouvez réellement améliorer la collaboration, la créativité et la productivité de votre équipe.
Faites des feedbacks réguliers
Partager un feedback constructif avec vos employés sur leur travail et leur performance est très important : cela les aidera à comprendre les attentes de l’entreprise et les incitera à s’améliorer continuellement.
Il existe 3 types de feedback :
- le positif
- le négatif
- et l’absence de feedback !
Le feedback positif est clairement le feedback qui motive à continuer ce qui fonctionne bien, tandis que le feedback négatif aura également son impact, mais de moindre portée sur la performance de l’équipe. Ne pas donner de feedback est le pire pour une équipe. Sans feedback, les collaborateurs auront de la difficulté à savoir où se diriger.
Imaginez-vous dans une salle avec un groupe de personnes jouant à un jeu où une balle rouge est cachée dans la salle. L’animateur demande à trois personnes de sortir, puis explique les règles aux autres.
La première personne ne recevra que du feedback positif : vous verrez qu’elle trouvera rapidement la balle.
Pour la deuxième personne, vous ne pouvez donner que du feedback négatif. Dans ce cas, la personne va finir par trouver la balle, mais ce ne sera pas facile ni agréable.
Enfin, pour la troisième personne, vous devez l’ignorer complètement : pas facile de jouer à un jeu tout seul quand tout le monde ne semble pas concerné. Les chances sont fortes que la personne abandonne l’activité s’il n’y a pas de rétroaction.
Ce jeu démontre l’importance du feedback pour la motivation. Sans communication et sans rétroaction, la tâche perd son sens et l’individu peut abandonner rapidement.
Il est donc important pour les managers de donner du feedback et communiquer avec leur équipe. Et n’oubliez pas de prendre le temps de dire merci !
Pour maîtriser la rétroaction, je vous conseille cet article : La meilleure astuce pour recevoir du feedback.
Conclusion
En suivant ces conseils, vous pourrez améliorer significativement la communication avec vos employés et renforcer les liens de confiance et de collaboration dans votre entreprise.
Le jeu en vaut la chandelle, n’est-ce pas ?
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Photo de Priscilla Du Preez sur Unsplash
