Les niveaux de gestion des managers par rapport à l’équipe

Chaque niveau de gestion possède ses propres intérêts et rôles qui peuvent être très différents d’un niveau à l’autre. Développer ses compétences de management ne veut pas nécessairement dire que vous devez changer de niveaux hiérarchiques, car il est possible que vous ne soyez pas intéressé par le niveau de gestion suivant. Cet article va vous permettre de mieux comprendre les différents niveaux de gestion, soit pour vous : 

1. Aider à vous préparer pour le prochain niveau de gestion et vous développer,
2. aider à déterminer le niveau de gestion qui vous plaît le plus,
3. et aider à identifier ce qui vous manque peut-être en ce moment pour être plus performant. 

Les grands éléments d’influence sur les niveaux de gestion en entreprise

D’abord avant de se lancer, il est important de savoir qu’il existe plusieurs types d’entreprises et elles ne sont pas toutes organisées de la même façon. Par exemple, la taille et le type d’organisation ont une influence sur sa structure. Une entreprise de service versus une entreprise de production de biens n’aura pas les mêmes besoins et les organigrammes seront bien différents. Par conséquent, les niveaux présentés ici ne sont que des concepts, pour vous guider sur l’importance de vos responsabilités en fonction du niveau de gestion.

Le niveau de gestion dans les processus de décision

Vous pouvez rencontrer 3 différents niveaux de gestion dans les processus de décision:

Le management stratégique :

Ce niveau concerne les relations de l’entreprise avec ses objectifs, son environnement, son industrie et ses clients. Par exemple, prendre la décision de produire un nouveau produit pour un nouveau marché.

Le management tactique (ou administratif) :

Ce niveau concerne la gestion et l’utilisation des ressources et du capital humain pour une meilleure performance. Par exemple, décider d’acquérir des brevets, d’organiser des formations pour les employés, de faire des partenariats pour accélérer la mise en marché… 

Le management opérationnel : 

Ce niveau concerne l’exploitation, les opérations courantes de l’entreprise. Ce niveau de management se charge d’établir des échéances, ou de choisir les dates de réapprovisionnement …

Observations

1- Contribution à plusieurs niveaux

Selon votre niveau de gestion dans l’entreprise, il est possible que vous interveniez à plusieurs niveaux. Vous pourriez devoir déterminer la stratégie, mettre en place les tactiques et guider votre équipe dans son organisation opérationnelle. C’est là qu’il devient essentiel de bien comprendre les fonctions, les systèmes et les processus de leadership de votre entreprise et de votre département ou division. En fonction des décisions stratégiques qui seront prises, votre rôle pourrait être différent. Vous pourriez devoir soit influencer, organiser, gérer et/ou opérationnaliser. Donc à chaque décision stratégique de votre organisation dans laquelle vous êtes impliqué, pensez aux effets que cette décision aura sur les décisions tactiques et opérationnelles et incluez les bonnes personnes, celles qui favorisent la prise de décisions, qui influencent et qui n’hésitent pas à passer à l’action. 

 2- La difficulté de dissociation

Dans les petites entreprises, les objectifs, les tactiques et les décisions d’opérations se prennent souvent en même temps, car l’équipe de gestion occupe souvent les 3 niveaux à la fois. Dans ce cas-là, cela peut, en cas de changement opérationnel fréquent, donner l’impression que la stratégie change même si ce n’est pas le cas. L’effet sur l’équipe est assez négatif, car il donne l’impression que les dirigeants ne savent pas où ils s’en vont. D’où l’importance de bien identifier la portion stratégique de votre décision pour maintenir l’engagement, et de la séparer des aspects tactiques et opérationnels lorsque vous présentez la nouvelle stratégie à votre équipe. N’hésitez pas à rappeler que la stratégie reste la même, et ce même si vous décidez de modifier le plan opérationnel. 

Les niveaux de gestion

1. Le manager/Chef d’équipe

Généralement le manager est une personne qui a démontré des compétences techniques ou professionnelles au départ. Son expérience fait de lui une personne que l’on suit et à qui l’on fait confiance pour ses décisions techniques et opérationnelles. À cette étape, il devrait aussi avoir développé des aptitudes et des méthodes fondamentales pour :  

• Bien se connaître, 
• Savoir instaurer de bonnes relations avec les autres et interagir avec autrui facilement, 
• bien s’organiser et être efficace,
• continuellement se développer.

Ces qualités sont essentielles pour être gestionnaire, et ce à tous les niveaux de gestion, mais à ce premier niveau de gestion il existe également d’autres aptitudes à développer comme:

Le développement de l’état d’esprit

Avant d’être un gestionnaire, le manager est un contributeur individuel, il doit donc dans ses nouvelles fonctions apprendre à passer du « Je » au « Nous » et pas seulement au niveau de son discours. Il doit changer son état d’esprit, car le succès de l’équipe doit devenir plus important que son succès personnel. 

Les compétences à développer en management  :

Le développement des compétences de manager passe notamment par ces 3 points, le manager doit savoir: 

• Gérer : Mettre en place la structure de son équipe , basée sur la structure de l’entreprise,
• Mener : Identifier les projets et les objectifs à mettre en place dans son équipe, basés sur les décisions stratégiques et tactiques,
• Influencer : Mettre en place une bonne communication au sein de son équipe, mais aussi avec son patron et ses collègues manager afin de garder la connexion entre son équipe et les autres.

D’ailleurs, ces 3 points constituent une ressource et la base des prochains niveaux de gestion. À cette étape, il est important de développer ses compétences et s’assurer de savoir:

• Communiquer la vision de l’entreprise, la façon dont elle s’applique à votre équipe, 
• Définir les objectifs et mettre en place des processus efficaces pour votre équipe, et de bien déléguer,
• Mettre en place des KPI et l’évaluation de la performance générale de votre équipe,
• Prioriser et dire non,
• Faire de la planification et de la gestion de projet, 
• Définir les rôles et sélectionner des profils,
• Gérer et animer les réunions,
• Évaluer vos collaborateurs, les motiver, les coacher et faire de la gestion de conflits 
• …

Les actions principales à maîtriser:

Prioriser, planifier, suivre, écouter, animer, négocier, communiquer, développer les talents de votre équipe, créer une culture locale idéale pour atteindre les objectifs de l’équipe et augmenter la rétention. 

Note:

Dans certaines grandes entreprises, il est possible qu’il existe un niveau intermédiaire avant le niveau suivant (fonctionnel).  Il s’agit de poste de type « Senior manager » ou « Head of ». Dans ce type de poste, il faut idéalement posséder toutes les compétences du niveau manager et y ajouter un domaine d’expertise.  

La responsabilité principale de ce type de gestionnaire est de favoriser la connexion entre les groupes qu’il dirige et de coacher ses managers. L’important étant de bien définir les frontières et responsabilités entre les groupes afin que les managers puissent s’acquitter de leur mission le plus efficacement possible. Pour ce faire, ce gestionnaire devra créer des liens entre les équipes à l’aide de processus et systèmes plus globaux qui aideront à briser les silos que les équipes peuvent naturellement créer.

2. Fonctionnel 

Il s’agit souvent d’un directeur de département. Il est responsable d’un spectre de domaines et d’expertises plus larges même si bien souvent certains de ces domaines lui sont étrangers.

Le développement de l’état d’esprit :

À ce niveau, vous devez commencer à travailler un peu plus dans l’abstraction, et à une échelle de temps plus éloignée dans le futur, pour laisser du temps à vos managers d’organiser opérationnellement les projets et les actions. 

Les compétences à développer :

À ce niveau de gestion, vous commencez à participer aux discussions stratégiques et à prendre beaucoup plus de décisions tactiques. Pour être performant, il sera très important pour vous de bien comprendre :

• L’impact de votre fonction par rapport aux objectifs de l’organisation, et ce en considérant plusieurs perspectives,
• Ce qu’impliquent de développer votre capacité à comprendre et à intégrer rapidement de nouvelles données. Vous devrez les intégrer à la vision stratégique. Le défi ici est d’apprivoiser la complexité,
• Comment intégrer ces nouvelles données pour passer à l’action, mais toujours en restant connecté avec les autres départements. D’où l’importance à ce niveau de bien comprendre comment votre fonction interagit avec les autres fonctions de l’organisation. C’est ici que vos talents d’influenceur et d’écoute vont prendre tout leur sens, puisqu’il faudra synchroniser les tactiques et s’assurer que les projets stratégiques sont cohérents entre les départements,
• Comment vous pouvez vous préparer aux enjeux futurs de l’organisation. Donc  de développer votre talent de voyageur du temps. Apprendre à vous projeter de plus en plus loin pour anticiper les besoins futurs de l’entreprise afin de préparer votre équipe,
• Comment la communication commence à toucher plus de monde dans l’organisation et à parfois même l’extérieur de l’organisation.

Les actions principales à maîtriser

Anticiper les besoins, les obstacles, les défis. Identifier les meilleurs moyens pour arriver à une solution. Intégrer des domaines d’expertise différents. Connecter votre fonction avec les autres et la faire évoluer. 

3. Business 

Il s’agit souvent d’un responsable de toute une “Business unit”, soit en fonction d’une région géographique soit en fonction d’une gamme de produits. À ce niveau, vous devez commencer à parler de chiffres d’affaires et de bénéfices, votre regard vers l’intérieur et l’extérieur de l’entreprise sont très importants. Vous devez comprendre votre industrie, votre marché et bien l’intégrer dans vos réflexions. Il faut aussi voir votre équipe comme une petite entreprise profitable. Certaines entreprises sont trop petites pour avoir un niveau de gestion business et ce sont les exécutifs qui couvrent ce niveau de gestion. 

Le développement de l’état d’esprit chez les collaborateurs

Le niveau de complexité continue d’augmenter puisqu’il faut intégrer plusieurs fonctions comme la R&D, la production, le marketing, les ventes, les RH, le légal, les finances. Il faut que vous soyez très à l’aise avec la complexité de l’organisation, que vous compreniez comment les entreprises fonctionnent et comment la vôtre devrait s’organiser pour atteindre ses objectifs.

À ce niveau, vous devrez prendre des décisions stratégiques et tactiques pour une meilleure performance dans le travail. 

Les compétences à développer :

Puisqu’à ce niveau vous aurez la responsabilité de faire des profits, vous devrez jongler avec l’ensemble des aspects stratégiques, organisationnels, et humains. Vous devrez apprendre à analyser le marché et aligner vos stratégies en fonction de celui-ci. Vous devrez aussi:

• Penser à la culture plus globale de l’organisation qui permettra d’atteindre les objectifs fixés,
• Relever les défis à venir. Bien visualiser les futurs potentiels et vous y préparer,
• Vous assurer que la structure de votre division est claire pour tous, que les systèmes, processus clés sont efficaces. Par conséquent, vous devez identifier les bons KPI (Key performance indicators), pour stimuler l’amélioration continue, la réduction des pertes, dans l’ensemble de votre organisation,
• Apprendre à équilibrer les intérêts de votre unité d’affaires avec ceux de l’ensemble de l’organisation.

Les actions principales à maîtriser:

Savoir analyser le marché, savoir développer des stratégies adéquates, créer et mettre en place une structure adéquate, créer les bonnes fonctions/départements. Comme à tous les niveaux précédents, le responsable de l’unité d’affaires doit penser et mettre en place la structure, les systèmes et les processus stratégiques qui touchent l’ensemble de son groupe. Il doit savoir équilibrer les besoins à courts et longs termes en allouant le bon nombre de ressources.

Note : 

Là aussi, il arrive dans certaines grandes entreprises qu’un niveau intermédiaire apparaisse avant le niveau suivant (Éxécutif). Il s’agit de postes de type  « Group business manager » ou encore VP. Comme à tous les niveaux de gestion précédents, à ce poste vous devez aider votre équipe de management, distribuer les ressources entre les unités d’affaires, gérer l’équilibre entre les besoins courts et longs termes, mais à un niveau d’échelle différent. Comme le senior manager, vous aller apprendre à supporter et non créer les stratégies des unités d’affaires. Vous devrez donc les aider à atteindre leurs objectifs, valider les stratégies sans les définir à leur place. Ce niveau de gestion fait un peu le lien entre le CEO et les “unités d’affaires”.

Les compétences à développer sont les mêmes qu’aux autres niveaux, mais à une autre échelle. Par conséquent, vous devez être capable d’identifier les futurs business manager parmi les managers fonctionnels. Vous devez savoir coacher, guider, aider les dirigeants d’unités d’affaires et  organiser les éléments communs entre les différentes unités d’affaires que vous supervisez. Vous devez maitriser la distribution des ressources, l’arbitrage entre les priorités. À ce niveau, vous devrez également vous assurer que les activités sont alignées avec la vision globale de l’entreprise, bien comprendre les besoins du marché et où se situe l’entreprise par rapport à ce marché. Vous devez veiller à l’équilibre de l’allocation des ressources, identifier les enjeux et savoir comment les déjouer avec l’aide de votre équipe. Toutes ces actions impliquent de penser au futur et de bien préparer l’organisation pour atteindre les objectifs définis avec le CEO. 

4. Exécutif et CEO 

Le CEO est responsable de la croissance continue et de la profitabilité de l’entreprise. Il doit s’entourer des personnes clés de son équipe de management qui deviendront son équipe exécutive. Selon la taille et le type d’organisation, il est possible que l’équipe exécutive soit composée de  managers clés du niveau fonctionnel surtout si le niveau Business n’existe pas dans cette organisation. 

Le CEO doit tous connaître de son organisation et en particulier il doit connaître l’ensemble des acteurs externes influents de son organisation comme les clients, les partenaires, les concurrents, le conseil d’administration, les fournisseurs, les investisseurs, la branche du gouvernement en lien avec son industrie …

Le développement de l’état d’esprit :

Il doit avoir la vue d’ensemble, une vision et une mission claire et stable de son entreprise et il doit être capable de bien la partager pour inspirer et rallier les troupes. Par conséquent, il doit apprendre à laisser la place aux autres pour mettre en place les stratégies, tactiques et éléments opérationnels. Il doit donc être excellent pour écouter et poser des questions afin de bien analyser la complexité de son organisation. 

Les compétences à développer :

Puisqu’il est le seul à avoir une vue d’ensemble complète de son entreprise, il doit être excellent dans l’écoute les signaux à l’intérieur comme à l’extérieur de son entreprise afin de:

• Renforcer la vision,
• Développer la bonne culture,
• Articuler la stratégie globale pour assurer la croissance et la pérennité,
• Identifier la structure, équilibrer les objectifs court et long terme (comme à tous les niveaux de gestion).

Le CEO doit donc garantir la croissance et la pérennité de l’organisation en respectant la mission/vision et les valeurs de son entreprise. 

Les actions principales à maîtriser:

Poser des questions pour bien comprendre, écouter, anticiper, communiquer, mettre en perspective, stimuler, mais surtout inspirer … 

Les constats sur les différents niveaux de gestion

1- Du nouveau à chaque niveau de gestion

À chaque niveau de gestion, il existe des défis différents, mais également des aspects semblables dans les responsabilités. En fait, seul le niveau de gestion de détails change. Les éléments fondamentaux communs à tous les niveaux sont de :

• Bien se connaître, 
• Savoir instaurer de bonnes relations avec les autres et interagir avec autrui facilement, 
• Bien s’organiser et être efficace,
• Continuellement se développer.

Et les responsabilités à ne pas oublier sont de savoir:

• Gérer : Mettre en place la structure de son équipe , pour l’aider à bien interagir et être efficace.
• Mener : Identifier les projets et les objectifs à mettre en place afin d’équilibrer les besoins long, moyen et court terme,
• Influencer : Mettre en place une bonne communication au sein des équipes, mais aussi avec les supérieurs hiérarchiques et les collègues managers afin de garder le lien avec l’environnement, interne et/ou externe selon le niveau de gestion. .

Seule l’échelle du niveau de détail et du type de détails change donc sans être préparée à 100% pour chaque étape, il est possible de développer de bonnes habitudes dès le premier niveau pour évoluer plus facilement en cours de transition. C’est justement l’objectif du livre que je suis en train de vous écrire: Développer de bonnes habitudes de gestion. 

2- Les titres et les attentes

Le défi de nos jours c’est que pour attirer des gestionnaires certaines entreprises sont prêtes à donner des titres qui ne sont pas nécessairement alignés avec les réels besoins de l’emploi et de l’entreprise. Il est courant dans le monde des start-up d’observer un nombre impressionnant de C-level. Alors, si vous avez envie de relever de nouveaux défis ne regardez pas seulement le titre du poste, mais aussi le type de responsabilités qui vous attendent. 

3- Diversité dans l’interprétation des niveaux

Selon la taille et le type d’entreprise, il arrive que les niveaux soient très clairs et bien définis, mais il arrive aussi que : 

• Les niveaux soient flous, et combinés, 
• Les responsabilités soient déterminées plus en fonction des individus, de leurs intérêts, de leurs compétences et affinités avec l’équipe de management, que par le niveau de gestion,
• L’interprétation d’un titre et de ses responsabilités varie d’une entreprise à l’autre.
• Certains managers soient « tablettés », bien souvent malgré eux, non pas à cause de leurs compétences, mais plutôt à cause d’une restructuration ou d’un rachat, mais ce tablettage rend la compréhension des niveaux et des responsabilités plus difficile. 

Par conséquent, il est très difficile de comprendre exactement le niveau de gestion d’un manager juste par son titre. Ce n’est qu’avec le temps et en observant que vous pourrez comprendre comment les stratégies et décisions sont prises dans votre entreprise.

Conclusion

En gestion, il n’y a pas d’absolu et il y a beaucoup de structures et d’interprétations qui ne s’aligneront pas nécessairement avec les niveaux proposés. Par contre, ce qui reste constant c’est qu’un manager est une personne qui organise un groupe de personnes à l’intérieur d’une structure afin d’atteindre des objectifs communs. Les niveaux de gestion n’existent que pour diviser le travail en niveaux d’abstraction digestibles pour un individu. Par conséquent, la structure de gestion vise à aider la répartition des rôles et responsabilités, afin d’atteindre un but commun. Au final une entreprise ce n’est qu’une seule grande équipe. 

Pour plus d’astuces, je vous invite à acheter mon livre pour vous aider dans votre métier de gestionnaire et développer votre leadership : Le manager est un voyageur du temps. 

Merci à Catherine Bédard pour la belle photo pour cet article