Je viens de terminer la lecture du livre Getting things done écrit par David Allen! Wow, il y a tellement de concepts dans ce livre que je comprends pourquoi certains paniquent à l’idée de devoir mettre en pratique cette liste incroyable de chose à faire pour s’organiser.
Pour ceux qui sont du type planificateur, ce livre représente le paradis de l’organisation. Par contre, pour ceux d’entre vous qui sont du type visionnaire Agile, j’ai bien l’impression que ce niveau de détail d’organisation sera bien trop important pour vous.
J’ai vraiment eu l’impression à la lecture de ce livre qu’il est écrit par un planificateur qui souhaite que les autres autour de lui deviennent un peu plus comme lui. Ce qui n’est pas nécessairement une mauvaise chose, mais ce n’est pas un absolu non plus, tout est relatif. Il est toujours intéressant de développer des capacités qui sont hors de notre zone de confort, mais il faut savoir en prendre et en laisser.
L’objectif de cet article est de faire ressortir les concepts et systèmes importants de la méthode Getting things done, ceux qui, selon moi, sont utiles pour tous les types de gestion. Le but étant de vous aider à les appliquer rapidement et facilement en fonction du niveau de détail qui vous convient.
N’essayez pas de devenir un planificateur à tout prix, nous avons besoin de tous les types de gestion. Prenez ce qui vous aide à être mieux avec vous-même.
Résumé du livre Getting things done
Les méthodes à mettre en place — stimuler sa mémoire
Notre cerveau a une très bonne capacité à détecter les tendances et les patterns (comme vous pouvez le lire dans le livre Thinking Fast and Slow), mais nous sommes vraiment mauvais pour nous en souvenir.
Collecter nos idées et nos apprentissages dans un système extérieur à notre mémoire est essentiel pour éviter d’avoir à tout retenir. Le but ultime est de nous dégager de l’espace mental pour focaliser sur ce qui est important au moment présent et non sur la liste de « To-do ».
Les méthodes que nous devons mettre en place sont là principalement pour nous aider à nous rappeler, rien de plus. Voici donc la liste des méthodes à mettre en place.
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Les listes
La plus importante est la liste de nos tâches à accomplir. Ensuite vient la liste de nos projets en cours et à venir. À ne pas confondre avec les checklists et l’agenda.
L’agenda et les checklists sont aussi des listes de « to-do », mais organisées différemment. La checklist est pour augmenter le niveau de détail dans une situation donnée et l’agenda pour déterminer quand une tâche doit être accomplie.
Idéalement, si un élément peut-être mit, soit dans l’agenda, soit dans une checklist, je l’enlèverai de la liste de « to-do » ou des projets, le but étant de réduire l’ensemble des actions à regarder afin de prioriser.
Les checklists
Les checklists sont des listes qui aident à ne rien oublier lors d’une tâche répétitive. Par exemple, les éléments à prendre avec nous en camping, ou en voyage ou encore la vérification avant de lancer un équipement en production…
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L’agenda
L’agenda est une liste, mais étalée sur une période. L’ensemble des choses qui doivent être faites à un moment précis. Personnellement, je préfère avoir un maximum de points à l’agenda et non sur les listes. Parfois les listes sont tellement longues qu’elles paralysent, étalées dans le temps elles sont souvent plus simples à gérer.
Un autre avantage à utiliser l’agenda et non des listes est que la charge de travail est mise beaucoup plus en évidence et il est donc plus facile de dire oui ou non à une nouvelle demande.
Systèmes
Les systèmes correspondent aux processus à mettre en place pour faciliter l’interaction avec les autres ou améliorer l’efficacité de nos méthodes. Par exemple, à la maison vous avez sûrement mis en place un système pour organiser les tâches, par exemple, il y a une personne responsable de sortir les poubelles, une autre de préparer les repas et ainsi de suite. L’objectif de ce système est de mieux cohabiter et de répondre aux besoins des habitants.
Contrairement à une tâche ou un projet, un système est une série d’actions en continu. Un projet possède un début et une fin tandis que les systèmes sont en continu. Il est possible de lancer des projets pour améliorer nos systèmes. Le plus important est de réaliser que nous faisons partie de systèmes avec les autres et que nous avons notre part de responsabilité à jouer. Parfois, il faut prendre le temps de comprendre les systèmes qui devraient être mis en place pour permettre une meilleure interactivité.
Les tâches qui se répètent dans les systèmes peuvent facilement être ajoutées à l’agenda et créer des checklists lorsque l’on atteint une étape.
Révision des objectifs
Une autre méthode à mettre en place c’est de régulièrement revoir vos objectifs. Prendre le temps de vous visualiser dans le futur. Autant pour vous que pour les groupes dans lesquels vous évoluez.
Pour y arriver, il faut :
- Bloquer du temps dans l’agenda pour le faire,
- Avoir une méthode pour se poser les bonnes questions (article à venir)
- Noter les objectifs,
- Revenir régulièrement sur ces objectifs pour ne pas les oublier.
Avoir nos objectifs en tête est stratégique pour aider à orienter nos décisions au moment présent.
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Le moment présent
Vous allez voir dans mes prochains articles je vais commencer à vous parler de plus en plus de l’importance de visualiser la ligne du temps. Pour chaque élément de la ligne du temps : passés, présents, moment présent et futur, des outils sont associés.
Dans la méthode Getting things done, l’auteur couvre quelques aspects que je vous présente ici. Par contre, dans mes futurs articles, je vais couvrir l’ensemble du système associé à la ligne du temps pour maximiser l’atteinte de vos objectifs et votre bien-être.
La règle du 2 min
Lorsque vous lisez vos emails ayez en tête la règle du 2 min. Si une tâche prend moins de 2 min à faire, faites là immédiatement. C’est moins d’effort de la faire sur le champ que d’avoir à gérer cette tâche dans vos listes et systèmes.
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Par exemple :
- Envoyer des emails,
- Lire de petits documents,
- Donner des commentaires ou un feedback rapide
- …
Quelle est la prochaine action ?
Bien souvent dans nos listes de « to-do », on inscrit des thèmes/objectifs et non la prochaine étape. Par exemple, changer mes pneus. La prochaine étape serait d’aller sur internet faire une recherche pour connaître mes options. Ensuite, commander et faire livrer…
Lorsque vous regardez votre liste de « to-do », prenez 10 secs pour penser à la prochaine étape et réalisez si la tâche dans votre « to-do » ne serait pas plutôt un petit projet. Si c’est le cas, ajustez vos listes, ajoutez « faire recherche internet » dans la liste de « to-do » et « changer mes pneus » dans la liste des projets.
Ce faisant vous identifiez, ce que j’appelle, les bouchées d’un sandwich que l’on veut manger. « Changer les pneus » représente le sandwich et la bouchée est « faire la recherche sur internet ».
L’exemple ci-dessus n’est peut-être pas le meilleur, car il est parfois possible de se rendre directement chez le concessionnaire afin qu’il fasse tout pour vous ! et effectivement changer vos pneus, dans ce cas-ci, il s’agit d’une tâche. C’est donc à vous de voir.
La gestion des entrants
Pour que nos systèmes d’organisation soient utiles, ils doivent être vivants. Il faut les garder en vie. La seule façon de faire est d’avoir des méthodes pour garder un flow d’entrants et sortants. Si notre système est incapable de bien gérer un entrant c’est qu’il manque des éléments à notre système.
Comment faire ? D’abord, suivez la règle du 2 min pour ne pas ajouter des tâches dans votre système de gestion qui aurait pu être faite sur le champ. Ensuite, pensez toujours à la prochaine étape, avancer vos dossiers étape par étape.
Quand vous avez une période disponible pour travailler, que vous n’êtes pas en meeting, regardez la liste de vos projets, vos priorités et votre liste de « to-do » et choisissez quoi faire en fonction :
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Du contexte, de la situation
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Du temps disponible,
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De votre niveau d’énergie,
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De vos priorités, basées sur vos objectifs à plus ou moins long terme.
N’oubliez pas, ce n’est pas parce qu’un objectif est sur le long terme qu’il ne faut pas travailler dessus aujourd’hui.
Long terme signifie que cela peut prendre plus d’étapes et de temps pour le finaliser. Par exemple, en développement de technologies si l’on veut un jour produire une voiture autonome et bien il faut commencer dès maintenant à intégrer les éléments de cette technologie dans les voitures d’aujourd’hui, comme par exemple : les détecteurs de proximité, les caméras, les radars…
La puissance d’utiliser son instinct
Parfois, il n’est pas facile de décider quoi faire. Faites confiance à votre instinct, il sait mieux que vous ce que vous devez faire. Bien souvent, si vous hésitez, c’est que votre système 1 a de la difficulté à décrire les choses et cela demande un effort supplémentaire à votre système 2 pour faire l’analyse (référence au livre Thinking Fast and Slow).
Prenez le temps de travailler sur ce qui vous tracasse. Ces éléments prennent souvent trop d’espace mental et il mieux est de s’en débarrasser. Ces tracas sont souvent de ce que j’appelle des trésors, ils représentent des éléments qui vous aident à améliorer les systèmes, les relations, des procédés… Ce qui nous tracasse est souvent une source incroyable d’amélioration continue.
Parfois, la meilleure façon de se débarrasser de nos tracas est de faire la tâche de moins de 2 min ou d’identifier la prochaine tâche ou encore de réfléchir à pourquoi ce tracas est si important.
N’oubliez jamais qu’il existe un équilibre entre l’improvisation et l’organisation. Il n’est pas possible de tout organiser, vous faites partie d’un tout en constante évolution, il y aura toujours des surprises et des sauts quantiques.
Comment commencer ?
Selon votre préférence de gestion, vous allez avoir plus ou moins de détails à gérer dans votre système de gestion et c’est très bien ainsi. Vous allez utiliser plus ou moins votre instinct et vous suivrez plus ou moins vos systèmes.
Dans tous les cas, si vous essayez de mieux vous organiser, n’essayez pas de tout changer en même temps. Observez ce que vous faites déjà et à partir de là jouer avec :
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Le niveau de détail, par exemple vous avez déjà un agenda commencez à identifier quand vos « to-do » devraient être faits. Ne notez pas que vos meetings dans votre agenda. Peut-être pourriez-vous ajouter une période de suivi, ou encore vous bloquer des périodes de travail pour vos projets importants.
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La fréquence à laquelle vous utilisez votre système. Par exemple, vous ne pensez à vos objectifs qu’une fois par année au jour de l’an, peut-être qu’il serait bon de les réviser aux 6 mois. Ajoutez une note à votre agenda avec le lien vers votre document « Objectifs ». Le moment venu, il sera plus facile de le retrouver et vous pourrez le réviser rapidement.
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La simplification, vous êtes peut-être trop éparpillé et vous avez trop de listes un peu partout. Par exemple, vous avez des Post-its sur votre bureau, une liste dans le téléphone, des Post-its à la maison et dans votre cahier de notes… réduisez, enlevez les Post-its ou mettez-les tous dans votre téléphone…
Votre méthode d’aujourd’hui n’est pas parfaite, mais elle est ce qu’elle est. Si vous avez envie de l’améliorer pour en prendre plus ou peut-être réduire votre stress, commencez par mettre en place une idée à la fois. Vérifiez que la méthode fonctionne bien pour vous avant de tout changer.
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